2. Grammar
B1.1.1 Grammar
Review: The present subjunctive, regular verbs
Key verb
Descolgar (to pick up the phone)
3. Exercises
Exercise 1: Exam preparation
Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below
Normas para atender llamadas en una asesoría
Words to use: descolgar, ocupada, altavoz, línea, llamadas, grabación, número, buzón, volver, contestador
(Guidelines for answering calls at an advisory firm)
En la asesoría fiscal donde trabaja Marta han preparado un breve protocolo para atender mejor las de nuevos clientes. Primero, es obligatorio el teléfono antes del tercer tono y presentarse con nombre y empresa. Si la está o la llamada se corta, hay que a llamar en menos de diez minutos para que el cliente no espere demasiado. Cuando la consulta es complicada, el personal debe pedir un de contacto y ofrecer la posibilidad de dejar un recado para el abogado responsable.
Además, la empresa recomienda evitar el cuando se trata de información confidencial y comprobar siempre que la del de voz sea clara y profesional. Si el cliente llama fuera del horario laboral, el automático informa de que la oficina está cerrada y solicita que la persona deje un mensaje breve con su nombre, el motivo de la llamada y el horario en el que prefiere que le devuelvan la llamada.At the tax advisory firm where Marta works, they have prepared a brief protocol to better handle calls from new clients. First, you must pick up the phone before the third ring and introduce yourself with your name and the company. If the line is busy or the call is disconnected, you should call back within ten minutes so the client does not wait too long. When the inquiry is complicated, staff should ask for a contact number and offer the option to leave a message for the lawyer in charge.
The company also recommends avoiding speakerphone for confidential information and always checking that the voicemail recording is clear and professional. If the client calls outside business hours, the answering machine states that the office is closed and asks the caller to leave a brief message with their name, the reason for the call, and preferred times for a callback.
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¿Qué pasos debe seguir el personal cuando la consulta del cliente es complicada?
(What steps should staff follow when a client's inquiry is complicated?)
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¿Qué hace la asesoría cuando el cliente llama fuera del horario laboral y por qué puede ser útil para el cliente?
(What does the firm do when a client calls outside business hours, and why might this be useful for the client?)
Exercise 2: Dialogue Cards
Instruction: Select a situation and practice the conversation with your teacher or fellow students.
Exercise 3: Writing exercise
Instruction: Write 8 to 10 lines explaining how you usually handle an important call, whether work-related or personal, and what you do if you cannot answer at that moment.
Useful expressions:
Normalmente, cuando recibo una llamada importante, yo… / Si no puedo atender la llamada, es importante que… / Cuando quiero que alguien me vuelva a llamar, le digo que… / En mi trabajo o en mi vida privada, prefiero que las llamadas se gestionen así: …