B1.1 - Atender llamadas telefónicas formales e informales
Atender llamadas telefónicas formales e informales
2. Gramática
3. Ejercicios
Ejercicio 1: Preparación del examen
Instrucción: Lee el texto, rellena los huecos con las palabras que faltan y responde a las preguntas que aparecen a continuación
Normas para atender llamadas en una asesoría
Words to use: volver, grabación, ocupada, número, contestador, buzón, altavoz, descolgar, llamadas, línea
(Normas para atender llamadas en una asesoría)
En la asesoría fiscal donde trabaja Marta han preparado un breve protocolo para atender mejor las de nuevos clientes. Primero, es obligatorio el teléfono antes del tercer tono y presentarse con nombre y empresa. Si la está o la llamada se corta, hay que a llamar en menos de diez minutos para que el cliente no espere demasiado. Cuando la consulta es complicada, el personal debe pedir un de contacto y ofrecer la posibilidad de dejar un recado para el abogado responsable.
Además, la empresa recomienda evitar el cuando se trata de información confidencial y comprobar siempre que la del de voz sea clara y profesional. Si el cliente llama fuera del horario laboral, el automático informa de que la oficina está cerrada y solicita que la persona deje un mensaje breve con su nombre, el motivo de la llamada y el horario en el que prefiere que le devuelvan la llamada.
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¿Qué pasos debe seguir el personal cuando la consulta del cliente es complicada?
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¿Qué hace la asesoría cuando el cliente llama fuera del horario laboral y por qué puede ser útil para el cliente?
Ejercicio 2: Tarjetas de diálogo
Instrucción: Selecciona una situación y practica la conversación con tu profesor o compañeros.
Atender a un nuevo cliente por teléfono
Recepcionista: Mostrar Buenos días, empresa TecnoPlus, le atiende Laura, ¿en qué puedo ayudarle?
Cliente nuevo: Mostrar Buenos días, llamo porque he visto vuestra página web y quiero más información sobre los servicios de mantenimiento informático.
Recepcionista: Mostrar Perfecto; ¿me puede dejar un número de contacto por si se corta la llamada? Si se interrumpe, le vuelvo a llamar enseguida.
Cliente nuevo: Mostrar Claro, es el 639 584 210; llamo desde España, así que no hace falta prefijo, pero si llaman desde fuera, el prefijo es +34.
Recepcionista: Mostrar Un momento, le pongo en espera mientras compruebo qué tarifa se ajusta mejor a su empresa.
Cliente nuevo: Mostrar De acuerdo. Si la línea queda ocupada, por favor, dejadme un mensaje en el buzón de voz y yo os devuelvo la llamada.
Recepcionista: Mostrar Ya estoy de vuelta, gracias por esperar: tenemos un plan básico y otro avanzado; si quiere, ahora le paso con el departamento comercial.
Cliente nuevo: Mostrar Perfecto, me interesa el plan avanzado; por favor, pásame con comercial. Muchas gracias.
Preguntas abiertas:
1. ¿Por qué llama el cliente a la empresa?
2. Si en una llamada no entiendes algo, ¿qué haces para aclararlo?
Organizar videollamada entre amigos
Carlos: Mostrar Marta, te llamaba porque antes se cortó la llamada; creo que no tenía buena cobertura en el metro.
Marta: Mostrar Sí, he visto tu llamada perdida; pensé que habías colgado tú.
Carlos: Mostrar No, se me quedó el móvil con un 3% de batería, así que mejor hablamos rápido o hacemos la videollamada luego desde casa con el portátil.
Marta: Mostrar De acuerdo: ahora cuelgo, cargo el móvil y a las ocho te vuelvo a llamar por WhatsApp; si no respondes, te dejo un mensaje de voz.
Carlos: Mostrar Perfecto. Y si la red móvil va mal, ponemos el altavoz y hablo desde el fijo de casa, que aquí la línea nunca está ocupada.
Marta: Mostrar Vale, entonces a las ocho hablamos; si no te cojo, te mando un audio con los detalles del viaje del puente.
Preguntas abiertas:
1. ¿Qué problemas tiene Carlos durante la llamada y qué propone?
2. Si te quedas sin batería antes de una videollamada importante, ¿qué soluciones sueles usar?
Ejercicio 3: Ejercicio de escritura
Instrucción: Escribe 8–10 líneas explicando cómo sueles atender una llamada importante, ya sea de trabajo o personal, y qué haces si no puedes contestar en ese momento.
Expresiones útiles:
Normalmente, cuando recibo una llamada importante, yo… / Si no puedo atender la llamada, es importante que… / Cuando quiero que alguien me vuelva a llamar, le digo que… / En mi trabajo o en mi vida privada, prefiero que las llamadas se gestionen así: …