2. Exercises
Exercise 1: Writing correspondence
Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation
Email: You receive an email from your head of human resources about your summer holiday; reply to request a small change of dates and explain your personal or family reasons.
Asunto: Tus vacaciones de verano
Hola,
Hemos revisado tu solicitud de vacaciones del 5 al 16 de agosto. En principio no hay problema, pero justo esa semana hay mucha carga de trabajo y dos compañeros ya estarán de viaje.
¿Sería posible aplazar las vacaciones una semana, del 12 al 23 de agosto? Si no puedes por motivos familiares o personales, por favor explícalo y buscamos otra solución.
Gracias por avisar con antelación.
Un saludo,
Laura Martín
Recursos Humanos
Subject: Your summer vacation
Hello,
We have reviewed your vacation request for August 5–16. In principle there’s no problem, but that week will be particularly busy and two colleagues will already be away.
Would it be possible to postpone your vacation by one week, to August 12–23? If you can’t because of family or personal reasons, please explain and we’ll find another solution.
Thanks for giving advance notice.
Best regards,
Laura Martín
Human Resources
Understand the text:
-
¿Qué problema tiene la empresa con las fechas de vacaciones que has pedido?
(What problem does the company have with the vacation dates you requested?)
-
¿Qué te pide exactamente Laura que hagas o expliques en tu respuesta?
(What exactly does Laura ask you to do or explain in your reply?)
Useful phrases:
-
Le escribo porque…
(I am writing because…)
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Por motivos familiares no puedo…
(For family reasons I cannot…)
-
¿Sería posible…?
(Would it be possible…?)
Gracias por tu correo. Por motivos familiares no puedo cambiar todas las vacaciones a la semana del 12 al 23 de agosto, porque el 13 tenemos ya reservado un viaje con mis padres y no es posible modificarlo.
Sin embargo, sí podría ajustar un poco las fechas. ¿Sería posible coger vacaciones del 7 al 18 de agosto? Así puedo ayudar en los días de más trabajo a principios de mes y también mantener el viaje con mi familia.
Si no es posible, dime por favor qué otras opciones ves.
Un saludo cordial,
[Tu nombre]
Hello Laura,
Thank you for your email. For family reasons I cannot move all my vacation to the week of August 12–23, because on the 13th I already have a trip booked with my parents and it cannot be changed.
However, I could adjust the dates slightly. Would it be possible to take vacation from August 7–18? That way I can help during the busier days at the start of the month and still keep the trip with my family.
If that isn’t possible, please let me know what other options there might be.
Kind regards,
[Your name]
Exercise 2: Dialogue Cards
Instruction: Select a situation and practice the conversation with your teacher or fellow students.
Exercise 3: Writing exercise
Instruction: Write a short email (8–10 lines) to Human Resources to request a few days off or leave for personal reasons, clearly stating the dates and the reason for your request.
Useful expressions:
Me gustaría solicitar… / Por motivos personales / médicos / familiares… / Les agradezco de antemano su ayuda. / Quedo a la espera de su respuesta.