B1.14 - Organizing a long distance travel

Kundin: Show Guten Tag, hier spricht Anna Keller, ich habe bei Ihnen eine Pauschalreise nach Kanada gebucht und muss sie leider wegen einer Operation in der Familie umbuchen.

(Hello, this is Anna Keller. I booked a package trip to Canada with you and unfortunately need to reschedule it because of a family member's surgery.)

Reisebüromitarbeiter: Show Guten Tag Frau Keller, das tut mir leid, schauen wir mal: Laut Ihren Unterlagen haben Sie eine Reiserücktrittsversicherung, der medizinische Rücktrittsgrund dürfte also anerkannt werden.

(Hello Ms. Keller, I'm sorry to hear that. Let's have a look: according to your documents you have trip cancellation insurance, so the medical reason for cancelling should be accepted.)

Kundin: Show Heißt das, die Stornierung der ursprünglichen Reiseroute kostet mich dann nichts, oder muss ich trotzdem etwas zahlen?

(Does that mean cancelling the original itinerary won't cost me anything, or will I still have to pay something?)

Reisebüromitarbeiter: Show Die Versicherung übernimmt die Stornokosten, aber für eine Umbuchung auf einen neuen Termin im Herbst fällt eine kleine Gebühr an, die nicht im Reisebudget enthalten war.

(The insurance will cover the cancellation costs, but there is a small fee for moving the booking to a new date in the autumn, which wasn't included in your original travel budget.)

Kundin: Show Das ist in Ordnung, können wir dann bitte auf die Herbstferien umbuchen, möglichst gleiche Unterkunft und wieder mit Mietwagenbuchung ab Toronto?

(That's fine. Could we reschedule for the autumn holidays, please—ideally the same accommodation and again with a rental car from Toronto?)

Reisebüromitarbeiter: Show Ich sehe gerade, dieselbe Unterkunft ist verfügbar, und der Zahlungseingang Ihrer Versicherung wird direkt mit dem neuen Reisepreis verrechnet, Sie bekommen gleich eine Bestätigung der neuen Buchung per E‑Mail.

(I can see the same accommodation is available, and the insurance payment will be applied directly against the new travel price. You'll receive a confirmation of the new booking by e-mail shortly.)

Kundin: Show Super, dann schicke ich Ihnen nachher noch die Bestätigung vom Arzt, damit die Reiserücktrittsversicherung alles offiziell hat.

(Great. I'll send you the doctor's note later so the trip cancellation insurance has all the official documentation.)

Reisebüromitarbeiter: Show Perfekt, sobald das Dokument da ist, ist die Umbuchung endgültig, und Sie sind für den neuen Termin wieder komplett versichert.

(Perfect. Once we receive the document the rescheduling will be final, and you'll be fully covered for the new dates.)

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Open questions:

1. Warum muss die Kundin ihre Pauschalreise umbuchen, und welche Optionen schlägt der Mitarbeiter vor?

Why does the customer need to reschedule her package trip, and what options does the agent suggest?

2. Hatten Sie schon einmal Probleme mit einer Reise und mussten umbuchen oder stornieren? Erzählen Sie.

Have you ever had problems with a trip and had to reschedule or cancel? Tell us about it.

3. Welche Rolle spielt für Sie die Reiserücktrittsversicherung, wenn Sie eine teure Reise planen?

What role does trip cancellation insurance play for you when planning an expensive trip?

4. Welche Informationen brauchen Sie persönlich, bevor Sie eine lange Fernreise endgültig buchen?

What information do you personally need before you finally book a long-haul trip?

Reisender: Show Entschuldigen Sie, mein Flug aus Madrid hatte zwei Stunden Verspätung, und jetzt habe ich meine Anschlussverbindung nach Stuttgart mit dem ICE verpasst.

(Excuse me—my flight from Madrid was delayed by two hours and now I've missed my connecting ICE to Stuttgart.)

Service-Mitarbeiterin: Show Das ist ärgerlich, zeigen Sie mir bitte einmal Ihr Ticket und Ihren Reisepass, dann schaue ich, welche nächste Zugverbindung wir für Sie umbuchen können.

(That's annoying. Please show me your ticket and passport and I'll check which train we can rebook you on.)

Reisender: Show Hier, bitte, ich habe extra ein flexibles Ticket genommen, weil ich schon mit einem Zwischenstopp in Frankfurt gerechnet hatte.

(Here you go. I purposely bought a flexible ticket because I expected a stopover in Frankfurt.)

Service-Mitarbeiterin: Show Gut, dann kann ich Sie ohne Zusatzkosten auf den nächsten ICE in einer Stunde umbuchen, und Sie bekommen für die Verspätung noch einen Gutschein für Essen und Trinken.

(Good. I can rebook you onto the next ICE in an hour at no extra cost, and you'll also receive a voucher for food and drinks because of the delay.)

Reisender: Show Danke, das hilft, ich reise nur mit Handgepäck, muss ich trotzdem noch einmal durch den Check‑in oder kann ich direkt zum Bahnsteig?

(Thanks, that helps. I'm only traveling with hand luggage—do I need to check in again or can I go straight to the platform?)

Service-Mitarbeiterin: Show Sie können direkt zum Bahnsteig, Ihr Einchecken für den Flug ist ja erledigt, und die Bahnkarte ist nach der Umbuchung automatisch im System hinterlegt.

(You can go straight to the platform; your flight check-in is complete and the rebooked train ticket is automatically updated in the system.)

Reisender: Show Okay, dann plane ich meinen nächsten langen Trip wohl lieber mit etwas mehr Puffer im Reisebudget für solche Verspätungen.

(Okay. I'll probably plan my next long trip with a bit more buffer in the schedule and budget for such delays.)

Service-Mitarbeiterin: Show Das ist auf jeden Fall sinnvoll, und wenn Sie möchten, können Sie beim nächsten Mal auch unsere Kombination aus Flug und Zug als Pauschalreise buchen, dann sind Sie bei Störungen besser abgesichert.

(That's definitely sensible. If you like, next time you can book our flight-and-train combination as a package so you're better protected against disruptions.)

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Open questions:

1. Welche Probleme hat der Reisende durch die Verspätung, und wie hilft die Service-Mitarbeiterin ihm konkret weiter?

What problems does the traveler face because of the delay, and how does the service agent help him specifically?

2. Welche Dokumente sind in dieser Situation wichtig und warum?

Which documents are important in this situation and why?

3. Ist Ihnen selbst schon einmal eine wichtige Anschlussverbindung ausgefallen? Wie haben Sie reagiert?

Have you ever missed an important connection? How did you react?

4. Wie planen und überprüfen Sie normalerweise Ihre Reiseroute, wenn Sie Flug und Zug kombinieren?

How do you normally plan and check your itinerary when combining flight and train?