2. Exercises
Exercise 1: Writing correspondence
Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation
E-Mail: You receive an email from your supervisor who needs to ask about your holiday request for August. Reply by email and clarify the situation.
Betreff: Ihr Urlaubsantrag im August
Guten Tag Herr Wagner,
ich habe Ihren Antrag auf Freistellung vom 12.–23. August erhalten. Im Moment ist die Situation im Team aber schwierig: Zwei Kollegen sind schon im Erholungsurlaub, und für das neue Projekt sind Sie eigentlich unabkömmlich.
Können wir den Urlaub vielleicht um eine Woche verschieben oder in zwei Teilen planen? Bitte melden Sie sich bis Freitag, damit ich den Dienstplan fertig machen kann.
Mit freundlichen Grüßen
Julia Becker
Teamleitung
Subject: Your vacation request for August
Dear Mr. Wagner,
I have received your request for leave for August 12–23. At the moment the situation in the team is difficult: two colleagues are already on annual leave, and you are actually indispensable for the new project.
Could we perhaps postpone the vacation by one week or split it into two parts? Please get back to me by Friday so I can finish the duty roster.
Kind regards
Julia Becker
Team Lead
Understand the text:
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Warum ist es für Frau Becker schwierig, den Urlaubsantrag im August einfach zu bestätigen?
(Why is it difficult for Ms. Becker to simply approve the vacation request for August?)
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Welche Vorschläge macht Frau Becker, um den Urlaub von Herrn Wagner anders zu organisieren?
(What suggestions does Ms. Becker make to reorganize Mr. Wagner’s vacation?)
Useful phrases:
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vielen Dank für Ihre E-Mail vom …
(Thank you for your email of …)
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leider ist es für mich schwierig, den Urlaub zu verschieben, weil …
(Unfortunately it is difficult for me to postpone the vacation because …)
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könnten wir vielleicht folgenden Kompromiss finden: …
(Could we perhaps agree on the following compromise: …)
vielen Dank für Ihre E-Mail und die Information zur Situation im Team.
Leider ist es für mich schwierig, den Urlaub zu verschieben, weil ich schon einen Flug und ein Hotel vom 12.–23. August gebucht habe. Auch meine Frau hat in dieser Zeit Urlaub. Deshalb kann ich die Reise nicht einfach ändern.
Ich möchte aber gerne einen Kompromiss finden: Ich kann in der ersten Woche vor meinem Urlaub noch Überstunden machen, damit die wichtigsten Aufgaben erledigt sind. Außerdem kann ich eine Kollegin einarbeiten, damit sie mich vertreten kann.
Bitte lassen Sie mich wissen, ob das für Sie in Ordnung ist.
Mit freundlichen Grüßen
Thomas Wagner
Dear Ms. Becker,
Thank you for your email and for explaining the situation in the team.
Unfortunately it is difficult for me to postpone the vacation because I have already booked a flight and a hotel for August 12–23. My wife is also on leave during that period. Therefore I cannot simply change the trip.
I would like to find a compromise: I can work extra hours in the week before my vacation so the most important tasks are completed. I can also train a colleague so they can cover for me.
Please let me know if that would be acceptable.
Kind regards,
Thomas Wagner
Exercise 2: Dialogue Cards
Instruction: Select a situation and practice the conversation with your teacher or fellow students.
Exercise 3: Writing exercise
Instruction: Write a formal e-mail to your manager (approx. 80–100 words) requesting annual leave or special leave, briefly explain the reason, and suggest how your cover could be organised.
Useful expressions:
hiermit möchte ich **Urlaub / Sonderurlaub beantragen** / der Grund für meinen Antrag ist, dass … / meine Vertretung könnte von Frau/Herrn … übernommen werden / ich bitte Sie, meinen Antrag zu prüfen und mir kurz zu bestätigen