2. Exercises
Exercise 1: Writing correspondence
Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation
Email: You received this email from your manager and you need to reply to officially request a few days off and propose a solution for organising the work.
Objet : Organisation des congés – mois d’août
Bonjour,
Le mois d’août sera une période de pointe pour notre service. Pour préparer le planning, j’ai besoin de savoir vos disponibilités et les jours où vous souhaitez poser des congés.
Merci de m’envoyer votre demande avant vendredi, en précisant :
- les dates exactes souhaitées,
- le type de congé (congé payé, congé sans solde, etc.),
- si un remplaçant est déjà possible.
Cordialement,
Sophie Martin
Responsable d’équipe
Subject: Leave planning – August
Hello,
August will be a busy period for our department. To prepare the schedule, I need to know your availability and the days on which you would like to take leave.
Please send me your request before Friday, specifying:
- the exact dates requested,
- the type of leave (paid leave, unpaid leave, etc.),
- whether a replacement is already available.
Best regards,
Sophie Martin
Team Manager
Understand the text:
-
Pourquoi Sophie écrit-elle ce message à son équipe maintenant ?
(Why is Sophie writing this message to her team now?)
-
Quelles informations précises les employés doivent-ils envoyer à Sophie dans leur réponse ?
(What specific information must employees send to Sophie in their reply?)
Useful phrases:
-
Je souhaiterais poser des congés du… au…
(I would like to take leave from… to…)
-
Il s’agit de congés payés, et je peux…
(These are paid leave days, and I can…)
-
Pour assurer le service, je propose que…
(To ensure coverage, I suggest that…)
Je souhaiterais poser des congés du 7 au 18 août inclus. Il s’agit de congés payés.
Pendant mon absence, je peux préparer les dossiers en avance et transmettre les informations principales à Paul, qui connaît déjà plusieurs projets et pourrait me remplacer pour les urgences. Bien sûr, je reste joignable par e-mail pour une question importante.
Si ces dates posent problème à cause de la période de pointe, je peux aussi reporter la deuxième semaine de congé à la fin du mois.
Cordialement,
[Prénom Nom]
Hello Ms. Martin,
I would like to take leave from August 7 to August 18 inclusive. These are paid leave days.
During my absence, I can prepare the files in advance and pass on the key information to Paul, who is already familiar with several projects and could cover urgent matters. Of course, I will remain reachable by email for any important questions.
If these dates are problematic because of the busy period, I can also postpone the second week of leave until the end of the month.
Best regards,
[First Name Last Name]
Exercise 2: Dialogue Cards
Instruction: Select a situation and practice the conversation with your teacher or fellow students.
Exercise 3: Writing exercise
Instruction: Write an email of 8 to 10 lines to your manager to request a few days of leave, explaining your dates, your reasons, and how your work will be organised during your absence.
Useful expressions:
Je souhaite poser des congés du … au … / Cette période est importante pour moi parce que … / Pendant mon absence, c’est … qui pourra me remplacer. / Je vous remercie par avance pour votre réponse.