2. Exercises
Exercise 1: Writing correspondence
Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation
E-mail: You will receive an email from your manager about your leave request; reply and provide more explanation, and if necessary propose an alternative.
Onderwerp: Verlofaanvraag 17 t/m 21 juni
Beste [naam],
Ik heb je verlofaanvraag voor 17 t/m 21 juni ontvangen. In die week zijn we al krap bezet, omdat twee werknemers met vakantiedagen weg zijn. Daarom kan ik niet direct goedkeuren dat je de hele week vrij neemt.
Kun je aangeven of je beschikbaar bent om een paar dagen toch te werken, of eventueel je verlof te ruilen van diensten met een collega? Graag hoor ik ook kort de reden van je verlof (bijvoorbeeld familie of zorgverlof).
Met vriendelijke groet,
Marieke van Dongen
Teamleider Marketing
Subject: Leave request June 17–21
Dear [name],
I have received your leave request for June 17–21. That week we are already short-staffed because two employees will be away on vacation. Therefore I cannot immediately approve you taking the entire week off.
Could you indicate whether you would be available to work a few days, or whether you could swap shifts with a colleague? Please also give a brief reason for your leave (for example family or care leave).
Kind regards,
Marieke van Dongen
Team Leader Marketing
Understand the text:
-
Waarom twijfelt Marieke of ze het verlof van de werknemer kan goedkeuren?
(Why is Marieke unsure whether she can approve the employee's leave?)
-
Wat vraagt Marieke precies aan de werknemer om op te sturen of uit te leggen?
(What exactly does Marieke ask the employee to provide or explain?)
Useful phrases:
-
Bedankt voor uw e-mail over mijn verlofaanvraag.
(Thank you for your email about my leave request.)
-
De reden dat ik verlof wil opnemen is dat…
(The reason I want to take leave is that…)
-
Als alternatief stel ik voor om…
(As an alternative I suggest…)
Bedankt voor uw e-mail over mijn verlofaanvraag.
De reden dat ik van 17 t/m 21 juni verlof wil opnemen, is dat mijn ouders hun 40-jarig huwelijk vieren. Mijn familie komt dan uit het buitenland, daarom is het lastig om andere data te kiezen.
Ik begrijp dat het team in die week krap bezet is. Als alternatief kan ik op dinsdag en woensdag wel werken. Maandag, donderdag en vrijdag heb ik het verlof echt nodig. Ik kan ook met Sandra mijn diensten ruilen, zodat de belangrijkste afspraken doorgaan.
Laat u mij weten of dit zo mogelijk is?
Met vriendelijke groet,
[naam]
Dear Marieke,
Thank you for your email about my leave request.
I would like to take leave from June 17 to 21 because my parents are celebrating their 40th wedding anniversary. My family is coming from abroad, so it is difficult to choose other dates.
I understand the team will be short-staffed that week. As an alternative, I can work on Tuesday and Wednesday; I really need Monday, Thursday and Friday off. I can also swap shifts with Sandra so the key tasks are covered.
Could you let me know if this arrangement is possible?
Kind regards,
[name]
Exercise 2: Dialogue Cards
Instruction: Select a situation and practice the conversation with your teacher or fellow students.
Exercise 3: Writing exercise
Instruction: Write 8 to 10 sentences to your manager in which you plan your next vacation, state your desired dates and explain why you want to take leave during that period.
Useful expressions:
Hierbij vraag ik verlof aan voor de periode van … tot … / De reden voor mijn verlofaanvraag is dat … / Tijdens mijn afwezigheid kan collega … mijn taken overnemen / Als het nodig is, ben ik bereikbaar op …