B1.5 - Send a project proposal

Account Manager: Show Guten Tag, Herr Wagner, vielen Dank für Ihre Anfrage zu dem IT-Projekt, ich würde Ihnen gern kurz unseren Projektvorschlag vorstellen.

(Hello Mr. Wagner, thank you for your inquiry about the IT project. I would like to briefly present our project proposal to you.)

Interessent Herr Wagner: Show Guten Tag, danke für Ihre schnelle Rückmeldung, ich habe Ihr Angebot und die Kostenaufstellung gesehen, aber ein paar Punkte sind mir noch unklar.

(Hello, thank you for your quick response. I have reviewed your offer and the cost breakdown, but a few points are still unclear to me.)

Account Manager: Show Gerne, in der Projektbeschreibung und in der Leistungsbeschreibung sehen Sie genau, welche Module wir anbieten und wie wir den Support umsetzen möchten.

(Of course. In the project description and the service specification you can see exactly which modules we offer and how we plan to provide support.)

Interessent Herr Wagner: Show Okay, aber der Kostenvoranschlag wirkt für mich etwas hoch, können Sie mir begründen, warum die Lizenzen so viel kosten und wie Sie das berechnet haben?

(Okay, but the cost estimate seems a bit high to me. Can you explain why the licenses cost so much and how you arrived at that figure?)

Account Manager: Show Ja, wir haben die Kosten nach Nutzerzahl und Laufzeit berechnet, ich kann Ihnen das morgen in einer kurzen Online-Besprechung im Detail erklären.

(Yes, we calculated the costs based on the number of users and the contract term. I can explain the details in a short online meeting tomorrow.)

Interessent Herr Wagner: Show Das klingt gut, können wir den Termin vielleicht auf Mittwochvormittag verschieben, dann habe ich mehr Zeit für Ihre Präsentation.

(That sounds good. Could we possibly move the appointment to Wednesday morning? I'll then have more time for your presentation.)

Account Manager: Show Kein Problem, dann vereinbaren wir Mittwoch, 10 Uhr; danach kann ich Ihnen ein überarbeitetes Angebot mit angepassten Zahlungsbedingungen schicken.

(No problem — let's schedule it for Wednesday at 10:00. Afterward I can send you a revised offer with adjusted payment terms.)

Interessent Herr Wagner: Show Super, dann warte ich auf Ihre Einladung zur Besprechung und entscheide danach, ob wir den Vertrag unterschreiben.

(Great. I'll wait for your meeting invitation and then decide whether we'll sign the contract.)

Open questions:

1. Warum ist Herr Wagner mit dem ersten Kostenvoranschlag nicht ganz zufrieden?

Why is Mr. Wagner not completely satisfied with the first cost estimate?

2. Welche Informationen bietet der Account Manager an, um das Angebot besser zu begründen?

What information does the Account Manager offer to better justify the proposal?

3. Müssen Sie in Ihrem Beruf manchmal Angebote oder Projektvorschläge erklären? Erzählen Sie ein Beispiel.

Do you sometimes need to explain quotes or project proposals in your job? Give an example.

4. Wie wichtig sind für Sie klare Zahlungsbedingungen, wenn Sie etwas für Ihre Firma bestellen?

How important are clear payment terms to you when you order something for your company?

Kundin Frau Sommer: Show Herr Becker, wir sind mit Ihrem letzten Projekt sehr zufrieden, aber beim neuen Angebot mache ich mir wegen der knappen Frist und unserem Budget etwas Sorgen.

(Mr. Becker, we are very satisfied with your last project, but I'm a bit worried about the tight deadline and our budget for the new offer.)

Projektleiter: Show Ich verstehe Sie gut, Frau Sommer, wenn wir die Landingpage in zwei Phasen umsetzen, können wir die wichtigste Funktion bis zum 15. einhalten und den Rest später liefern.

(I understand. Ms. Sommer, if we implement the landing page in two phases, we can deliver the most important feature by the 15th and provide the rest later.)

Kundin Frau Sommer: Show Das hilft, aber der Gesamtpreis bleibt hoch, können wir über das Honorar noch ein bisschen verhandeln oder einen kleinen Rabatt im Vertrag festhalten?

(That helps, but the total price is still high. Can we negotiate the fee a bit more or include a small discount in the contract?)

Projektleiter: Show Wir können die Kosten senken, wenn wir ein Modul aus der Leistungsbeschreibung streichen, dann sende ich Ihnen einen neuen Kostenvoranschlag mit angepasster Kostenaufstellung und Zahlungsbedingungen.

(We can reduce costs if we remove one module from the service specification. I'll then send you a new cost estimate with an updated breakdown and payment terms.)

Kundin Frau Sommer: Show Gut, dann brauche ich den neuen Vorschlag bis Freitag, sonst kann ich die interne Freigabe nicht rechtzeitig bekommen.

(Good. I need the revised proposal by Friday, otherwise I won't be able to get internal approval in time.)

Projektleiter: Show Ich schicke Ihnen das überarbeitete Angebot spätestens morgen, und wenn alles passt, vereinbaren wir nächste Woche eine kurze Besprechung zur Vertragsunterzeichnung.

(I'll send the revised offer by tomorrow at the latest. If everything looks good, we'll schedule a short meeting next week to sign the contract.)

Kundin Frau Sommer: Show Einverstanden, wenn wir dort alle offenen Punkte klären, kann ich den Vertrag direkt unterschreiben und Sie können mit der Umsetzung starten.

(Agreed. If we resolve all open points there, I can sign the contract immediately and you can begin implementation.)

Open questions:

1. Welche Sorgen hat Frau Sommer in Bezug auf die Frist und das Budget?

What concerns does Ms. Sommer have about the deadline and the budget?

2. Wie reagiert der Projektleiter auf den Wunsch nach einem Rabatt?

How does the Project Manager respond to the request for a discount?

3. Müssen Sie selbst manchmal Fristen nicht einhalten? Was machen Sie dann?

Do you sometimes miss deadlines yourself? What do you do then?

4. Was ist für Sie wichtiger: ein günstiger Preis oder eine schnelle Umsetzung eines Projekts? Begründen Sie.

What is more important to you: a low price or a fast project delivery? Explain.