B1.5 - Send a project proposal

Responsable de cuentas: Show Buenos días, señor Martínez, le llamo para confirmar la cita de mañana a las diez y comentarle que le enviaré la propuesta por correo.

(Good morning, Mr. Martínez. I'm calling to confirm tomorrow's appointment at ten and to let you know I'll send the proposal by email.)

Cliente potencial: Show Buenos días, sí, mañana a las diez me viene bien; ya la tengo apuntada en la agenda.

(Good morning. Yes, ten tomorrow works for me; I've already noted it in my calendar.)

Responsable de cuentas: Show Perfecto; esta tarde le envío el presupuesto y el plan de trabajo para que los revise con antelación.

(Perfect. I'll send the budget and the work plan this afternoon so you can review them beforehand.)

Cliente potencial: Show Muy bien, así puedo revisar las cláusulas con mi equipo antes de la reunión.

(Very good — that way I can go over the clauses with my team before the meeting.)

Responsable de cuentas: Show En la reunión haré una breve presentación del proyecto y luego podremos ajustar el margen y el plazo de pago si es necesario.

(At the meeting I'll give a brief presentation of the project and then we can adjust the margin and the payment terms if necessary.)

Cliente potencial: Show De acuerdo, después podremos tomar una decisión y, si todo está claro, cerrar el acuerdo.

(Agreed. Afterwards we can make a decision and, if everything is clear, sign the agreement.)

Responsable de cuentas: Show Genial; entonces nos vemos mañana en su oficina y, después, le enviaré un informe de seguimiento con lo acordado.

(Great. We'll meet tomorrow at your office, and afterwards I'll send a follow-up report summarizing what was agreed.)

Cliente potencial: Show Perfecto, muchas gracias por la organización. Hasta mañana.

(Perfect — thank you for organizing this. See you tomorrow.)

Open questions:

1. ¿Por qué es importante enviar el presupuesto y el plan de trabajo con antelación antes de la reunión?

Why is it important to send the budget and the work plan in advance of the meeting?

2. ¿Cómo prepararías tú una reunión para presentar una propuesta a un cliente nuevo?

How would you prepare a meeting to present a proposal to a new client?

Consultora de proyectos: Show Como ve en la propuesta, el presupuesto total del proyecto es de 48.000 euros, con un margen ajustado para garantizar la calidad.

(As you can see in the proposal, the total project budget is €48,000, with a tight margin to ensure quality.)

Director financiero: Show El plan de trabajo parece razonable, pero me preocupa el plazo de pago: aquí indican 30 días y nosotros solemos trabajar a 60.

(The work plan looks reasonable, but I'm concerned about the payment terms: here it states 30 days and we usually operate on 60.)

Consultora de proyectos: Show Podemos ser flexibles: si aceptan empezar en mayo, puedo proponer un plazo de 45 días sin cambiar el precio.

(We can be flexible: if you agree to start in May, I can offer a 45-day term without changing the price.)

Director financiero: Show Otra cuestión son las cláusulas de cancelación; necesito que estén claras en el acuerdo y en el informe final.

(Another issue is the cancellation clauses; I need them to be clearly defined in the agreement and the final report.)

Consultora de proyectos: Show Por supuesto; después de la reunión actualizaré el documento, clasificaré las cláusulas y le enviaré la versión revisada del presupuesto.

(Of course. After the meeting I'll update the document, clarify the clauses and send you the revised version of the budget.)

Director financiero: Show De acuerdo; si recibo la propuesta revisada hoy, puedo convocar mañana al comité para tomar una decisión.

(Agreed. If I receive the revised proposal today, I can call the committee tomorrow to make a decision.)

Consultora de proyectos: Show Perfecto, programaré el envío para esta tarde y, si le parece, la semana que viene hacemos una breve reunión de seguimiento.

(Perfect. I'll arrange to send it this afternoon and, if it suits you, we'll have a short follow-up meeting next week.)

Director financiero: Show Me parece bien; así cerramos los detalles y dejamos el proyecto listo para firmar.

(Sounds good. That way we can finalize the details and have the project ready to sign.)

Open questions:

1. ¿Qué aspectos del presupuesto le preocupan al director financiero en este diálogo?

Which aspects of the budget worry the CFO in this dialogue?

2. Si tuvieras que negociar el plazo de pago, ¿qué propondrías y por qué?

If you had to negotiate the payment terms, what would you propose and why?

3. ¿Qué información adicional pedirías antes de aprobar una propuesta de proyecto?

What additional information would you request before approving a project proposal?