B1.2 - Writing e-mails and letters

Mieterin: Show Guten Tag, ich möchte eine E-Mail wegen eines Wasserschadens in meiner Wohnung schreiben und weiß nicht genau, wie formell sie sein muss.

(Hello, I want to write an email about water damage in my apartment and I'm not sure how formal it should be.)

Sachbearbeiter Hausverwaltung: Show Guten Tag, schreiben Sie am besten eine formelle E-Mail mit einer klaren Betreffzeile, zum Beispiel „Wasserschaden in Wohnung 3.OG links – Bitte um Reparatur“.

(Hello, it's best to write a formal email with a clear subject line, for example "Water damage in apartment, 3rd floor left – Request for repair.")

Mieterin: Show Okay, und welche Anrede und welchen Schluss sollte ich verwenden, damit es professionell wirkt?

(Okay — which salutation and closing should I use to make it look professional?)

Sachbearbeiter Hausverwaltung: Show Als Anrede nehmen Sie bitte „Sehr geehrte Damen und Herren“, und am Ende „Mit freundlichen Grüßen“ plus Ihre Unterschrift, also Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten.

(For the salutation, please use "Sehr geehrte Damen und Herren", and at the end "Mit freundlichen Grüßen" plus your signature — your name and contact details.)

Mieterin: Show Soll ich Fotos vom Schaden als Datei anhängen und um eine Empfangsbestätigung bitten?

(Should I attach photos of the damage and ask for an acknowledgment of receipt?)

Sachbearbeiter Hausverwaltung: Show Ja, hängen Sie bitte die Fotos als Anlagen an und schreiben Sie einen Satz wie „Könnten Sie bitte den Eingang dieser E-Mail kurz bestätigen?“.

(Yes, please attach the photos and include a sentence like "Could you please briefly confirm receipt of this email?")

Mieterin: Show Gut, dann formuliere ich: „Ich möchte Sie darauf hinweisen, dass seit gestern Abend Wasser von der Decke tropft“ und „Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung bis Freitag“ – passt das so?

(All right, I'll write: "I would like to point out that since last night water has been dripping from the ceiling" and "I look forward to your reply by Friday" — does that sound okay?)

Sachbearbeiter Hausverwaltung: Show Das ist sehr gut formuliert, so können wir Ihren Fall schnell bearbeiten und Ihnen rechtzeitig antworten.

(That's very well phrased; this way we can handle your case quickly and respond in good time.)

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Open questions:

1. Wie würden Sie die Betreffzeile für diese E-Mail formulieren? Nennen Sie ein bis zwei Möglichkeiten.

How would you phrase the subject line for this email? Give one or two options.

2. In welchen Situationen schreiben Sie selbst eine formelle E-Mail auf Deutsch, und worauf achten Sie besonders?

In which situations do you personally write a formal email in German, and what do you pay special attention to?

3. Welche typische Höflichkeitsformeln kennen Sie am Anfang und am Ende einer formellen E-Mail?

Which common polite phrases do you know for the beginning and the end of a formal email?

4. Erzählen Sie von einer Situation, in der Sie eine Erinnerung per E-Mail schicken mussten. Wie haben Sie das formuliert?

Describe a situation when you had to send a reminder by email. How did you word it?

Projektleiterin Anna: Show Julia, ich muss Herrn Krämer schreiben, dass wir den Bericht nicht bis Mittwoch einreichen können; kannst du mir helfen, die E-Mail höflich zu formulieren?

(Julia, I need to write to Mr. Krämer to say we can't submit the report by Wednesday; can you help me phrase the email politely?)

Kollegin Julia: Show Klar, schreib in die Betreffzeile zum Beispiel „Projektbericht X – Bitte um Verschiebung der Antwortfrist“ und verwende die Höflichkeitsform, also „Sehr geehrter Herr Krämer“.

(Sure. Put in the subject line, for example, "Project report X – Request to extend the response deadline," and use the polite form, e.g. "Sehr geehrter Herr Krämer.")

Projektleiterin Anna: Show Ich wollte schreiben: „Wegen interner Abstimmungen können wir den Bericht leider erst am Freitag senden, wir hängen die finale Datei dann als Anhang an“ – klingt das professionell genug?

(I was going to write: "Due to internal consultations, we can unfortunately only send the report on Friday; we will attach the final file then" — does that sound professional enough?)

Kollegin Julia: Show Ja, und füge noch einen Satz wie „Vielen Dank im Voraus für Ihr Verständnis, ich freue mich auf Ihre Rückmeldung“ hinzu, das wirkt sehr freundlich.

(Yes. Add a sentence like "Thank you in advance for your understanding; I look forward to your feedback" — that sounds very courteous.)

Projektleiterin Anna: Show Gute Idee, und soll ich ihn später noch einmal erinnern, falls er nicht bestätigt, dass alles angekommen ist?

(Good idea. Should I remind him later if he doesn't confirm receipt?)

Kollegin Julia: Show Ja, du kannst die E-Mail einfach weiterleiten und schreiben: „Könnten Sie bitte kurz bestätigen, dass der Bericht vollständig bei Ihnen eingegangen ist?“ – das ist sachlich und höflich.

(Yes. You can simply forward the email and write: "Could you please briefly confirm that the report has been received in full?" — that's factual and polite.)

Projektleiterin Anna: Show Super, dann ziehe ich meine alte, etwas zu informelle Mail zurück und schicke diese neue Version; danke dir für die Hilfe!

(Great — then I'll withdraw my old, slightly too informal message and send this new version. Thanks for your help!)

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Open questions:

1. Welche Formulierungen in der E-Mail würden Sie eher formell und welche eher informell finden? Begründen Sie.

Which phrases in the email would you consider rather formal and which rather informal? Explain.

2. Mussten Sie schon einmal eine Antwortfrist verschieben? Wie haben Sie das erklärt und um Verständnis gebeten?

Have you ever had to postpone a response deadline? How did you explain it and ask for understanding?

3. Wie können Sie in einer E-Mail höflich an etwas erinnern, ohne unfreundlich zu wirken? Geben Sie ein Beispielsatz.

How can you politely remind someone in an email without sounding unfriendly? Give an example sentence.

4. In Ihrem Beruf: Welche Anhänge schicken Sie typischerweise mit, und wie weisen Sie in der E-Mail kurz darauf hin?

In your job: which attachments do you typically send, and how do you briefly refer to them in the email?