B1.2 - E-Mails und Briefe schreiben

Mieterin: Anzeigen Guten Tag, ich möchte eine E-Mail wegen eines Wasserschadens in meiner Wohnung schreiben und weiß nicht genau, wie formell sie sein muss.

Sachbearbeiter Hausverwaltung: Anzeigen Guten Tag, schreiben Sie am besten eine formelle E-Mail mit einer klaren Betreffzeile, zum Beispiel „Wasserschaden in Wohnung 3.OG links – Bitte um Reparatur“.

Mieterin: Anzeigen Okay, und welche Anrede und welchen Schluss sollte ich verwenden, damit es professionell wirkt?

Sachbearbeiter Hausverwaltung: Anzeigen Als Anrede nehmen Sie bitte „Sehr geehrte Damen und Herren“, und am Ende „Mit freundlichen Grüßen“ plus Ihre Unterschrift, also Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten.

Mieterin: Anzeigen Soll ich Fotos vom Schaden als Datei anhängen und um eine Empfangsbestätigung bitten?

Sachbearbeiter Hausverwaltung: Anzeigen Ja, hängen Sie bitte die Fotos als Anlagen an und schreiben Sie einen Satz wie „Könnten Sie bitte den Eingang dieser E-Mail kurz bestätigen?“.

Mieterin: Anzeigen Gut, dann formuliere ich: „Ich möchte Sie darauf hinweisen, dass seit gestern Abend Wasser von der Decke tropft“ und „Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung bis Freitag“ – passt das so?

Sachbearbeiter Hausverwaltung: Anzeigen Das ist sehr gut formuliert, so können wir Ihren Fall schnell bearbeiten und Ihnen rechtzeitig antworten.

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Offene Fragen:

1. Wie würden Sie die Betreffzeile für diese E-Mail formulieren? Nennen Sie ein bis zwei Möglichkeiten.

2. In welchen Situationen schreiben Sie selbst eine formelle E-Mail auf Deutsch, und worauf achten Sie besonders?

3. Welche typische Höflichkeitsformeln kennen Sie am Anfang und am Ende einer formellen E-Mail?

4. Erzählen Sie von einer Situation, in der Sie eine Erinnerung per E-Mail schicken mussten. Wie haben Sie das formuliert?

Projektleiterin Anna: Anzeigen Julia, ich muss Herrn Krämer schreiben, dass wir den Bericht nicht bis Mittwoch einreichen können; kannst du mir helfen, die E-Mail höflich zu formulieren?

Kollegin Julia: Anzeigen Klar, schreib in die Betreffzeile zum Beispiel „Projektbericht X – Bitte um Verschiebung der Antwortfrist“ und verwende die Höflichkeitsform, also „Sehr geehrter Herr Krämer“.

Projektleiterin Anna: Anzeigen Ich wollte schreiben: „Wegen interner Abstimmungen können wir den Bericht leider erst am Freitag senden, wir hängen die finale Datei dann als Anhang an“ – klingt das professionell genug?

Kollegin Julia: Anzeigen Ja, und füge noch einen Satz wie „Vielen Dank im Voraus für Ihr Verständnis, ich freue mich auf Ihre Rückmeldung“ hinzu, das wirkt sehr freundlich.

Projektleiterin Anna: Anzeigen Gute Idee, und soll ich ihn später noch einmal erinnern, falls er nicht bestätigt, dass alles angekommen ist?

Kollegin Julia: Anzeigen Ja, du kannst die E-Mail einfach weiterleiten und schreiben: „Könnten Sie bitte kurz bestätigen, dass der Bericht vollständig bei Ihnen eingegangen ist?“ – das ist sachlich und höflich.

Projektleiterin Anna: Anzeigen Super, dann ziehe ich meine alte, etwas zu informelle Mail zurück und schicke diese neue Version; danke dir für die Hilfe!

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Offene Fragen:

1. Welche Formulierungen in der E-Mail würden Sie eher formell und welche eher informell finden? Begründen Sie.

2. Mussten Sie schon einmal eine Antwortfrist verschieben? Wie haben Sie das erklärt und um Verständnis gebeten?

3. Wie können Sie in einer E-Mail höflich an etwas erinnern, ohne unfreundlich zu wirken? Geben Sie ein Beispielsatz.

4. In Ihrem Beruf: Welche Anhänge schicken Sie typischerweise mit, und wie weisen Sie in der E-Mail kurz darauf hin?