2. Exercises
Exercise 1: Exam preparation
Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below
Hinweis zur telefonischen Erreichbarkeit einer Anwaltskanzlei
Words to use: Terminbestätigungen, Gesprächspartner, erreichbar, Zeitfenster, Besetztzeichen, Erinnerung, Anrufweiterleitung, Rückrufbitte, Telefonregelung
(Notice about the law firm’s telephone availability)
Immer mehr Mandanten rufen unsere Anwaltskanzlei spontan an und erreichen nur den Anrufbeantworter. Um Missverständnisse zu vermeiden, informieren wir Sie über unsere neue . Von Montag bis Donnerstag sind wir in einem festen von 9 bis 12 Uhr telefonisch . In dieser Zeit werden Sie direkt mit Ihrem im Sekretariat oder in der Fachabteilung verbunden. Außerhalb dieses Zeitraums nutzt die Kanzlei eine automatische an ein Callcenter.
Wenn die Leitung belegt ist und Sie ein hören, können Sie eine hinterlassen. Bitte nennen Sie deutlich Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Grund Ihres Anrufs. So kann die zuständige Person Sie gezielt zurückrufen und das Gespräch gut vorbereiten. oder kurze Nachfragen können Sie auch per E-Mail schicken. Wenn Sie möchten, können Sie außerdem auf Ihrem Handy eine einstellen, damit Sie zu unseren Telefonzeiten anrufen.More and more clients call our law firm spontaneously and only reach the answering machine. To avoid misunderstandings, we would like to inform you about our new telephone arrangements. From Monday to Thursday we are available by phone during a fixed time window from 9:00 to 12:00. During this time you will be connected directly to your contact person in the front office or the relevant department. Outside this period the firm uses automatic call forwarding to a call center.
If the line is busy and you hear a busy tone, you can leave a callback request. Please state your name, your telephone number and the reason for your call clearly. That way the responsible person can call you back specifically and prepare for the conversation. Appointment confirmations or short inquiries can also be sent by e-mail. If you wish, you can also set a reminder on your mobile phone so that you call during our telephone hours.
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Warum führt die Anwaltskanzlei eine neue Telefonregelung ein?
(Why is the law firm introducing a new telephone policy?)
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In welchem Zeitraum kann man die Kanzlei direkt telefonisch erreichen, und was passiert außerhalb dieser Zeit?
(During which hours can the firm be reached directly by phone, and what happens outside that time?)
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Welche Informationen sollen Anrufende auf der Mailbox hinterlassen und warum ist das wichtig?
(What information should callers leave on the answering machine, and why is that important?)
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Wie organisieren Sie persönlich Ihre beruflichen Telefonate, damit Sie wichtige Anrufe nicht verpassen?
(How do you personally organize your professional phone calls so you don't miss important calls?)
Exercise 2: Dialogue Cards
Instruction: Select a situation and practice the conversation with your teacher or fellow students.
Exercise 3: Writing exercise
Instruction: Write 6 to 8 sentences explaining how your own telephone availability is organised in your professional or private life and what rules you follow for it.
Useful expressions:
In meiner Arbeit bin ich telefonisch erreichbar, weil … / Normalerweise hinterlasse ich eine Nachricht, wenn … / Ich finde es wichtig, dass man am Telefon … / Außerdem habe ich folgende Regel für berufliche Anrufe: …