B1.2 - Writing e-mails and letters

Chef de projet: Show Bonjour Monsieur Martin, je vous appelle parce que je vous ai envoyé un devis par e-mail la semaine dernière, avec l’objet « Proposition de formation – confirmation nécessaire », mais je n’ai pas encore reçu d’accusé de réception.

(Hello Mr. Martin, I'm calling because I sent you a quote by email last week with the subject "Training proposal – confirmation required," but I haven't received an acknowledgment of receipt yet.)

Client: Show Oui, je suis désolé, j’ai bien reçu votre message avec la pièce jointe, mais je n’ai pas encore eu le temps de répondre et de confirmer.

(Yes, I'm sorry — I did receive your message and the attachment, but I haven't had time to reply and confirm.)

Chef de projet: Show Pas de souci, je voulais simplement clarifier si le destinataire principal doit être vous ou aussi votre collègue en copie carbone, pour que tout le monde ait les mêmes informations.

(No problem. I just wanted to clarify whether the main recipient should be you or if your colleague should also be copied, so everyone has the same information.)

Client: Show Mettez-moi en destinataire, et mon collègue en CC, s’il vous plaît, et ajoutez notre directeur en CCI, car il veut suivre le dossier discrètement.

(Please put me as the main recipient and put my colleague in CC, and add our director in BCC — he wants to follow the file discreetly.)

Chef de projet: Show Très bien, je vais rédiger un nouvel e-mail plus détaillé, formuler clairement la demande de validation, et annexer le planning en pièce jointe.

(Very well. I'll draft a new, more detailed email, state the validation request clearly, and attach the schedule.)

Client: Show Parfait, si vous pouvez aussi préciser la date limite et proposer une réunion rapide, je pourrai vous répondre et confirmer d’ici demain.

(Perfect. If you can also specify the deadline and propose a short meeting, I should be able to reply and confirm by tomorrow.)

Chef de projet: Show D’accord, je vous envoie ça tout à l’heure avec une formule d’appel et une formule de politesse bien claires, et je vous remercie de prendre en compte notre proposition.

(Okay — I'll send that shortly with a clear opening line and polite closing. Thank you for considering our proposal.)

Client: Show Merci à vous, j’attends votre message et je vous enverrai ma réponse dès que possible.

(Thank you. I'll wait for your message and will send my response as soon as possible.)

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Open questions:

1. Pourquoi le chef de projet a-t-il relancé le client par e-mail ?

Why did the project manager follow up with the client by email?

2. Quelles informations le client souhaite-t-il voir clarifiées dans le prochain message ?

What information does the client want clarified in the next message?

3. Dans votre travail, dans quels cas devez-vous souvent relancer quelqu’un par e-mail ?

In your work, when do you often need to follow up with someone by email?

4. Comment formuler une demande polie par e-mail en français, selon vous ?

How would you phrase a polite request by email in French, in your opinion?

Manager: Show Thomas, je dois m’excuser, j’ai envoyé par erreur un compte rendu confidentiel au mauvais destinataire, j’ai cliqué sur « répondre à tous » au lieu de répondre seulement au client.

(Thomas, I have to apologize — I accidentally sent a confidential report to the wrong recipient. I clicked "reply all" instead of replying only to the client.)

Collègue: Show Ah mince, tu as mis tout le service en copie carbone ? Est-ce qu’il y avait des pièces jointes sensibles dans le corps du message ?

(Oh no. Did you copy the whole department? Were there any sensitive attachments in the message?)

Manager: Show Oui, j’avais annexé le contrat en pièce jointe, donc je pense rédiger tout de suite un nouvel e-mail pour clarifier la situation et demander à tout le monde de supprimer le message.

(Yes, I had attached the contract, so I think I'll draft a new email right away to clarify the situation and ask everyone to delete the previous message.)

Collègue: Show Bonne idée, formule clairement la demande, excuse-toi pour l’erreur et précise dans l’objet « Correction – message précédent à supprimer », comme ça c’est très visible.

(Good idea. Phrase the request clearly, apologize for the mistake, and put "Correction – previous message to delete" in the subject so it's highly visible.)

Manager: Show Je vais aussi transmettre un message séparé au client pour confirmer que nous avons pris en compte le problème et proposer une version mise à jour du contrat.

(I'll also send a separate message to the client to confirm we've addressed the issue and offer an updated version of the contract.)

Collègue: Show Oui, et n’oublie pas d’ajouter une formule de politesse un peu plus développée dans ta signature électronique, ça fera plus professionnel pour ce type de situation délicate.

(Yes, and don't forget to use a slightly more formal closing in your email signature — it will look more professional for this delicate situation.)

Manager: Show Tu as raison, merci pour tes conseils, je prépare tout de suite ces deux e-mails et je les envoie avant la fin de la matinée.

(You're right, thanks for the advice. I'll prepare both emails now and send them before the end of the morning.)

Collègue: Show Parfait, si tu veux, je peux relire rapidement les messages avant l’envoi pour vérifier que tout est bien formulé.

(Perfect. If you want, I can quickly proofread the messages before you send them to make sure everything is well phrased.)

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Open questions:

1. Quelle erreur la manager a-t-elle faite avec son e-mail ?

What mistake did the manager make with the email?

2. Quelles actions décident-ils pour corriger le problème de l’e-mail mal envoyé ?

What actions do they decide to correct the misdirected email?

3. Vous est-il déjà arrivé d’envoyer un e-mail à la mauvaise personne ? Comment avez-vous réagi ?

Have you ever sent an email to the wrong person? How did you react?

4. À votre avis, quelles formules de politesse sont adaptées pour s’excuser dans un e-mail professionnel ?

In your opinion, which polite phrases are appropriate to apologize in a professional email?