B1.2 - Writing e-mails and letters

Manager Karin: Show David, kun je de klant een formele e-mail sturen om de afspraak van vrijdag te verplaatsen?

(David, can you send the client a formal email to reschedule the appointment on Friday?)

Medewerker David: Show Ja, natuurlijk, ik zet in het onderwerp: ‘Verzoek om wijziging van afspraak 12 maart’ en ik spreek hem aan met ‘Geachte heer De Vries’.

(Yes, of course. I'll put in the subject line: 'Request to change appointment — 12 March' and I'll address him as 'Dear Mr De Vries'.)

Manager Karin: Show Goed, leg kort uit waarom je niet kunt, doe een duidelijk verzoek, bijvoorbeeld: ‘Graag ontvang ik uw bevestiging voor een nieuwe datum volgende week’.

(Good. Briefly explain why you can't make it and make a clear request, for example: 'I would appreciate your confirmation of a new date next week'.)

Medewerker David: Show Zal ik ook schrijven: ‘Kunt u mij informeren over welke dagen voor u mogelijk zijn?’ zodat hij kan kiezen?

(Should I also write: 'Could you let me know which days would work for you?' so he can choose?)

Manager Karin: Show Ja, prima, en vergeet de bijlage met de agenda niet en sluit af met ‘Met vriendelijke groet’ plus je digitale handtekening.

(Yes, that's fine. And don't forget the attachment with the agenda; close with 'Yours sincerely' and your digital signature.)

Medewerker David: Show Oké, ik stuur het bericht zo meteen en ik antwoord ook op zijn laatste mail, zodat de hele conversatie duidelijk blijft.

(Okay, I'll send the message right away, and I'll also reply to his last email so the whole conversation stays clear.)

---

Open questions:

1. Waarom wil David de afspraak verplaatsen, en hoe lost hij dat in zijn e-mail op?

Why does David want to reschedule the appointment, and how does he explain that in his email?

2. Welke formele woorden of zinnen kun jij zelf gebruiken als je een zakelijke e-mail schrijft?

Which formal words or phrases would you use when writing a business email?

3. In welke situaties schrijf jij liever een formele e-mail dan een informeel bericht, en waarom?

In which situations would you prefer to write a formal email rather than an informal message, and why?

4. Hoe zorg jij ervoor dat je verzoek in een e-mail duidelijk maar toch beleefd is?

How do you make sure your request in an email is clear but still polite?

Tom: Show Lisa, ik wil een klacht mailen naar CoolTech, maar ik weet niet of ik formeel of informeel moet schrijven.

(Lisa, I want to email a complaint to CoolTech, but I don't know whether to write formally or informally.)

Vriendin Lisa: Show Het is klantenservice, dus ik zou redelijk formeel beginnen, maar niet té; in de aanhef kun je ‘Beste klantenservice’ zetten.

(It's customer service, so I'd begin fairly formally, but not overly so; in the salutation you can write 'Dear Customer Service'.)

Tom: Show Ik heb al een informeel bericht naar de verkoper gestuurd en die mail stuur ik nu door als bijlage, dan zien ze precies wat er mis is met het apparaat.

(I've already sent an informal message to the seller, and I'll forward that email as an attachment so they can see exactly what's wrong with the device.)

Vriendin Lisa: Show Goed idee, schrijf erbij: ‘In de bijlage vindt u mijn eerdere bericht’ en vraag om een bevestiging, bijvoorbeeld: ‘Graag ontvang ik uw bevestiging van ontvangst van deze klacht.’

(Good idea. Write: 'Please find my previous message attached' and ask for an acknowledgment, for example: 'I would appreciate confirmation of receipt of this complaint.')

Tom: Show En kan ik dan eindigen met ‘Bij voorbaat dank voor uw reactie’ en daarna ‘Met vriendelijke groet’ en mijn naam als verzender?

(And can I finish with 'Thank you in advance for your response' and then 'Yours sincerely' followed by my name?)

Vriendin Lisa: Show Ja, dat is netjes, zo laat je zien dat je duidelijk bent in je verzoek maar toch beleefd blijft tegenover de ontvanger.

(Yes, that's polite; it shows you're clear about your request while remaining courteous to the recipient.)

---

Open questions:

1. Wat is precies het probleem van Tom, en wat wil hij in zijn e-mail bereiken?

What exactly is Tom's problem, and what does he want to achieve with his email?

2. Welke verschillen hoor je tussen een formele en een informele e-mail in deze situatie?

What differences do you notice between a formal and an informal email in this situation?

3. Hoe zou jij zelf reageren als een bedrijf je klacht niet snel bevestigt?

How would you respond if a company did not acknowledge your complaint promptly?

4. Schrijf of bedenk één zin die jij in een informele klacht per e-mail zou gebruiken.

Write or think of one sentence you would use in an informal complaint email.