B1.2 - E-mails en brieven schrijven

Chef de projet: Show Bonjour Monsieur Martin, je vous appelle parce que je vous ai envoyé un devis par e-mail la semaine dernière, avec l’objet « Proposition de formation – confirmation nécessaire », mais je n’ai pas encore reçu d’accusé de réception.

(Bonjour Monsieur Martin, ik bel u omdat ik vorige week een offerte per e-mail heb gestuurd met als onderwerp « Proposition de formation – confirmation nécessaire », maar ik heb nog geen ontvangstbevestiging ontvangen.)

Client: Show Oui, je suis désolé, j’ai bien reçu votre message avec la pièce jointe, mais je n’ai pas encore eu le temps de répondre et de confirmer.

(Ja, het spijt me, ik heb uw bericht met de bijlage wel ontvangen, maar ik heb nog geen tijd gehad om te reageren en te bevestigen.)

Chef de projet: Show Pas de souci, je voulais simplement clarifier si le destinataire principal doit être vous ou aussi votre collègue en copie carbone, pour que tout le monde ait les mêmes informations.

(Geen probleem, ik wilde alleen even weten of de hoofdontvanger u moet zijn of dat uw collega ook in cc moet, zodat iedereen dezelfde informatie heeft.)

Client: Show Mettez-moi en destinataire, et mon collègue en CC, s’il vous plaît, et ajoutez notre directeur en CCI, car il veut suivre le dossier discrètement.

(Zet mij als ontvanger en mijn collega in cc, alstublieft, en voeg onze directeur in bcc toe, want hij wil het dossier discreet volgen.)

Chef de projet: Show Très bien, je vais rédiger un nouvel e-mail plus détaillé, formuler clairement la demande de validation, et annexer le planning en pièce jointe.

(Prima, ik zal een nieuwe, meer gedetailleerde e-mail opstellen, duidelijk om goedkeuring vragen en het schema als bijlage toevoegen.)

Client: Show Parfait, si vous pouvez aussi préciser la date limite et proposer une réunion rapide, je pourrai vous répondre et confirmer d’ici demain.

(Perfect. Als u ook de deadline kunt vermelden en een korte vergadering kunt voorstellen, kan ik u uiterlijk morgen antwoorden en bevestigen.)

Chef de projet: Show D’accord, je vous envoie ça tout à l’heure avec une formule d’appel et une formule de politesse bien claires, et je vous remercie de prendre en compte notre proposition.

(Oké, ik stuur dat straks naar u met een duidelijke aanhef en een nette slotformule. Dank u dat u ons voorstel in overweging neemt.)

Client: Show Merci à vous, j’attends votre message et je vous enverrai ma réponse dès que possible.

(Dank u, ik wacht uw bericht af en zal u zo snel mogelijk mijn antwoord sturen.)

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Open vragen:

1. Pourquoi le chef de projet a-t-il relancé le client par e-mail ?

Waarom heeft de projectmanager de klant per e-mail herinnerd?

2. Quelles informations le client souhaite-t-il voir clarifiées dans le prochain message ?

Welke informatie wil de klant in het volgende bericht verduidelijkt zien?

3. Dans votre travail, dans quels cas devez-vous souvent relancer quelqu’un par e-mail ?

In uw werk: in welke gevallen moet u vaak iemand per e-mail herinneren?

4. Comment formuler une demande polie par e-mail en français, selon vous ?

Hoe formuleert u naar uw mening een beleefde verzoek per e-mail in het Frans?

Manager: Show Thomas, je dois m’excuser, j’ai envoyé par erreur un compte rendu confidentiel au mauvais destinataire, j’ai cliqué sur « répondre à tous » au lieu de répondre seulement au client.

(Thomas, ik moet me verontschuldigen: ik heb per ongeluk een vertrouwelijk verslag naar de verkeerde ontvanger gestuurd. Ik klikte op « beantwoorden aan allen » in plaats van alleen naar de klant te antwoorden.)

Collègue: Show Ah mince, tu as mis tout le service en copie carbone ? Est-ce qu’il y avait des pièces jointes sensibles dans le corps du message ?

(Oh nee, heb je de hele afdeling in cc gezet? Waren er gevoelige bijlagen in het bericht?)

Manager: Show Oui, j’avais annexé le contrat en pièce jointe, donc je pense rédiger tout de suite un nouvel e-mail pour clarifier la situation et demander à tout le monde de supprimer le message.

(Ja, ik had het contract als bijlage toegevoegd, dus ik denk dat ik meteen een nieuwe e-mail zal opstellen om de situatie te verduidelijken en iedereen te vragen het bericht te verwijderen.)

Collègue: Show Bonne idée, formule clairement la demande, excuse-toi pour l’erreur et précise dans l’objet « Correction – message précédent à supprimer », comme ça c’est très visible.

(Goed idee: formuleer het verzoek duidelijk, bied je excuses aan voor de fout en zet in het onderwerp « Correction – bericht vooraf verwijderen », zodat het goed zichtbaar is.)

Manager: Show Je vais aussi transmettre un message séparé au client pour confirmer que nous avons pris en compte le problème et proposer une version mise à jour du contrat.

(Ik zal ook een apart bericht naar de klant sturen om te bevestigen dat we het probleem hebben opgepakt en om een bijgewerkte versie van het contract aan te bieden.)

Collègue: Show Oui, et n’oublie pas d’ajouter une formule de politesse un peu plus développée dans ta signature électronique, ça fera plus professionnel pour ce type de situation délicate.

(Ja, en vergeet niet een iets uitgebreidere beleefdheidsformule in je e-mailhandtekening toe te voegen; dat oogt professioneler in zulke delicate situaties.)

Manager: Show Tu as raison, merci pour tes conseils, je prépare tout de suite ces deux e-mails et je les envoie avant la fin de la matinée.

(Je hebt gelijk, bedankt voor je advies. Ik maak meteen die twee e-mails klaar en stuur ze voor het einde van de ochtend.)

Collègue: Show Parfait, si tu veux, je peux relire rapidement les messages avant l’envoi pour vérifier que tout est bien formulé.

(Perfect. Als je wilt, kan ik de berichten snel nalezen voordat je ze verstuurt om te controleren of alles goed geformuleerd is.)

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Open vragen:

1. Quelle erreur la manager a-t-elle faite avec son e-mail ?

Welke fout heeft de manager gemaakt met haar e-mail?

2. Quelles actions décident-ils pour corriger le problème de l’e-mail mal envoyé ?

Welke acties besluiten ze om het probleem van de verkeerd verzonden e-mail te corrigeren?

3. Vous est-il déjà arrivé d’envoyer un e-mail à la mauvaise personne ? Comment avez-vous réagi ?

Is het u al eens overkomen dat u een e-mail naar de verkeerde persoon stuurde? Hoe reageerde u?

4. À votre avis, quelles formules de politesse sont adaptées pour s’excuser dans un e-mail professionnel ?

Welke beleefdheidsformules zijn volgens u geschikt om u te verontschuldigen in een professionele e-mail?