B1.2 - Rédiger des e-mails et des lettres

Chef de projet: Montrer Bonjour Monsieur Martin, je vous appelle parce que je vous ai envoyé un devis par e-mail la semaine dernière, avec l’objet « Proposition de formation – confirmation nécessaire », mais je n’ai pas encore reçu d’accusé de réception.

Client: Montrer Oui, je suis désolé, j’ai bien reçu votre message avec la pièce jointe, mais je n’ai pas encore eu le temps de répondre et de confirmer.

Chef de projet: Montrer Pas de souci, je voulais simplement clarifier si le destinataire principal doit être vous ou aussi votre collègue en copie carbone, pour que tout le monde ait les mêmes informations.

Client: Montrer Mettez-moi en destinataire, et mon collègue en CC, s’il vous plaît, et ajoutez notre directeur en CCI, car il veut suivre le dossier discrètement.

Chef de projet: Montrer Très bien, je vais rédiger un nouvel e-mail plus détaillé, formuler clairement la demande de validation, et annexer le planning en pièce jointe.

Client: Montrer Parfait, si vous pouvez aussi préciser la date limite et proposer une réunion rapide, je pourrai vous répondre et confirmer d’ici demain.

Chef de projet: Montrer D’accord, je vous envoie ça tout à l’heure avec une formule d’appel et une formule de politesse bien claires, et je vous remercie de prendre en compte notre proposition.

Client: Montrer Merci à vous, j’attends votre message et je vous enverrai ma réponse dès que possible.

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Questions ouvertes:

1. Pourquoi le chef de projet a-t-il relancé le client par e-mail ?

2. Quelles informations le client souhaite-t-il voir clarifiées dans le prochain message ?

3. Dans votre travail, dans quels cas devez-vous souvent relancer quelqu’un par e-mail ?

4. Comment formuler une demande polie par e-mail en français, selon vous ?

Manager: Montrer Thomas, je dois m’excuser, j’ai envoyé par erreur un compte rendu confidentiel au mauvais destinataire, j’ai cliqué sur « répondre à tous » au lieu de répondre seulement au client.

Collègue: Montrer Ah mince, tu as mis tout le service en copie carbone ? Est-ce qu’il y avait des pièces jointes sensibles dans le corps du message ?

Manager: Montrer Oui, j’avais annexé le contrat en pièce jointe, donc je pense rédiger tout de suite un nouvel e-mail pour clarifier la situation et demander à tout le monde de supprimer le message.

Collègue: Montrer Bonne idée, formule clairement la demande, excuse-toi pour l’erreur et précise dans l’objet « Correction – message précédent à supprimer », comme ça c’est très visible.

Manager: Montrer Je vais aussi transmettre un message séparé au client pour confirmer que nous avons pris en compte le problème et proposer une version mise à jour du contrat.

Collègue: Montrer Oui, et n’oublie pas d’ajouter une formule de politesse un peu plus développée dans ta signature électronique, ça fera plus professionnel pour ce type de situation délicate.

Manager: Montrer Tu as raison, merci pour tes conseils, je prépare tout de suite ces deux e-mails et je les envoie avant la fin de la matinée.

Collègue: Montrer Parfait, si tu veux, je peux relire rapidement les messages avant l’envoi pour vérifier que tout est bien formulé.

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Questions ouvertes:

1. Quelle erreur la manager a-t-elle faite avec son e-mail ?

2. Quelles actions décident-ils pour corriger le problème de l’e-mail mal envoyé ?

3. Vous est-il déjà arrivé d’envoyer un e-mail à la mauvaise personne ? Comment avez-vous réagi ?

4. À votre avis, quelles formules de politesse sont adaptées pour s’excuser dans un e-mail professionnel ?