1. Language immersion
A2.42.1 Activity
Project manager
4. Exercises
Exercise 1: Writing correspondence
Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation
E-mail: You receive an email from your project leader about the organisation of a project and you must reply in writing with a brief update and propose who will do which task.
Onderwerp: Overzicht taken project X
Hoi,
Ik wil graag beter overzicht in het project. Kun jij vandaag in het systeem zetten:
- welke taken al voltooid zijn
- welke taken nog dringend zijn
Informeer mij ook als er een probleem is. Kun jij het deel met de klanten doen, en Lisa het deel met de planning?
Laat me voor 17.00 uur weten hoe ver je bent.
Groet,
Rens
Projectleider
Subject: Overview of tasks for project X
Hi,
I would like to have a better overview of the project. Can you add the following to the system today:
- which tasks are already completed
- which tasks are still urgent
Also let me know if there are any problems. Can you handle the client-related work, and Lisa the planning?
Please tell me how far you’ve gotten before 5:00 PM.
Regards,
Rens
Project Manager
Understand the text:
-
Welke informatie moet de projectleider in het systeem zien over de taken?
(What information does the project manager need to see in the system about the tasks?)
-
Welke verdeling van de taken tussen jou en Lisa stelt Rens voor?
(What division of tasks between you and Lisa does Rens propose?)
Useful phrases:
-
Ik laat u weten dat...
(I will let you know that...)
-
Ik kan de taak ... voltooien.
(I can complete the task ...)
-
Lisa kan de taak ... doen, omdat...
(Lisa can do the task ... because...)
Dank je voor je e-mail. Ik zet vanmiddag alle taken in het systeem. Ik markeer welke taken al voltooid zijn en welke nog dringend zijn.
Ik kan het deel met de klanten doen. Ik mail hen vandaag en controleer de afspraken. Lisa kan de planning doen, want zij heeft daar een goed overzicht van.
Als er een probleem is, informeer ik je meteen. Ik stuur je voor 17.00 uur een korte update.
Groet,
[Je naam]
Hi Rens,
Thanks for your e-mail. I will enter all tasks into the system this afternoon. I will mark which tasks are already completed and which are still urgent.
I can take care of the client-related work. I will e-mail them today and check the appointments. Lisa can handle the planning because she has a good overview of it.
If there are any problems, I will inform you immediately. I will send you a short update before 5:00 PM.
Regards,
[Your name]
Exercise 2: Multiple Choice
Instruction: Choose the correct solution
1. De teamleider ___ het systeem gisteren ___ omdat er te veel fouten waren.
(The team leader ___ the system yesterday ___.)2. In de vergadering zegt hij dat hij het proces al ___ ___.
(In the meeting he says that he has already ___ ___.)3. Volgende maand ___ de manager het hele project ___.
(Next month ___ the manager the whole project ___.)4. Hij zegt dat hij volgende week een nieuw systeem ___ organiseren voor de meldingen.
(He says that next week he will ___ organize a new system for the notifications.)Exercise 3: Dialogue Cards
Instruction: Select a situation and practice the conversation with your teacher or fellow students.
Exercise 4: Discussion questions
Instruction: Answer the questions using the vocabulary from this chapter.
-
Kunt u een werkdag beschrijven waarop u een taak moest verdelen binnen uw team? Wat heeft u precies tegen uw collega’s gezegd?
Can you describe a workday when you had to delegate a task within your team? What exactly did you say to your colleagues?
__________________________________________________________________________________________________________
-
Stel: een project is dringend en bijna niet voltooid. Wat zegt u tegen een collega om snel te helpen?
Suppose a project is urgent and nearly unfinished. What would you say to a colleague to get quick help?
__________________________________________________________________________________________________________
-
U bent projectleider. Hoe informeert u uw team over een belangrijke verandering in het project? Noem twee korte zinnen die u zou gebruiken.
You are the project manager. How would you inform your team about an important change to the project? Give two short sentences you might use.
__________________________________________________________________________________________________________
-
Een collega zegt dat hij uw e-mail niet heeft gelezen. Hoe reageert u en wat vraagt u hem nu te doen?
A colleague says they haven't read your email. How would you respond, and what would you ask them to do now?
__________________________________________________________________________________________________________
Exercise 5: Writing exercise
Instruction: Write 5 or 6 sentences about how tasks are organized in your work or studies and to whom you must report if there is an urgent task.
Useful expressions:
In mijn werk is de leider verantwoordelijk voor… / Wij gebruiken een systeem om… te organiseren. / Ik moet mijn collega informeren als… / Als iets dringend is, dan…
Oefening 6: Conversation exercise
Instructie:
- Stel je voor dat je de manager bent in deze situatie. Geef duidelijke instructies aan je team met behulp van de gegeven zinnen. Denk na over hoe je taken zou delegeren op basis van de afbeelding. (Imagine you are the manager in this situation. Give clear instructions to your team using the phrases provided. Think about how you would delegate tasks based on the image.)
- Stel je nu voor dat je een van de teamleden bent. Reageer op de instructies, door akkoord te gaan, om een toelichting te vragen of door een bezwaar te uiten. Gebruik de zinnen om je mening te uiten. (Now, imagine you are one of the team members. Respond to the instructions, either agreeing, asking for clarification, or expressing a disagreement. Use the phrases to express your opinion.)
Teaching guidelines +/- 10 minutes
Example phrases:
|
Ik heb je nodig om het project voor vrijdag af te ronden. I need you to finalize the project by Friday. |
|
Kun je alsjeblieft de vergadering voor volgende week organiseren? Can you please organize the meeting for next week? |
|
Zorg ervoor dat het rapport vóór het einde van de dag naar de klant wordt gestuurd. Make sure to send the report to the client by the end of the day. |
|
Bereid alstublieft het materiaal voor de presentatie van morgen voor. Please prepare the materials for tomorrow’s presentation. |
|
Ik ga akkoord met het plan, maar ik denk dat we meer middelen moeten toewijzen. I agree with the plan, but I think we need to allocate more resources. |
|
Ik denk dat de deadlines te krap zijn; ik zou voorstellen ze te verlengen. I think the deadlines are too tight; I would suggest extending them. |
|
Ik ben het ermee eens dat we de belangrijke taken eerst moeten prioriteren. I agree that we should prioritize the important tasks first. |
|
Ik weet niet zeker of ik die taak kan oppakken, maar ik help wel met de andere opdrachten. I’m not sure I can take on that task, but I’ll help with the other assignments. |
| ... |