1. Language immersion
A2.42.1 Activity
Project manager
4. Exercises
Exercise 1: Exam preparation
Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below
Interne mail van de projectmanager
Words to use: overzicht, dringend, leider, organisatie, systeem, voltooien, samenwerking, taak, organiseren, project
(Internal email from the project manager)
Beste team,
Vanaf volgende week verandert de van ons grootste . Rens is niet meer de . Jolijn wordt de nieuwe projectmanager. Zij bewaakt het overzicht en verdeelt elke in het . Alle dringende vragen gaan vanaf nu naar haar. Zij informeert de klant en houdt de dagvoorzitter op de hoogte.
Het is belangrijk dat jullie alle meldingen in het systeem op tijd . Schrijf in de melding wat je gedaan hebt en wanneer je klaar bent. Zo blijft het duidelijk en kan Jolijn het werk goed . Als iets is, zet dat dan bovenaan de melding. Dank voor jullie .Dear team,
Starting next week the organization of our largest project will change. Rens is no longer the leader . Jolijn will be the new project manager. She will keep an overview and assign each task in the system . All urgent questions should now be directed to her. She will inform the client and keep the meeting chair updated.
It is important that you complete all reports in the system on time. In the report, write what you have done and when you finished. That way the overview remains clear and Jolijn can organize the work effectively. If something is urgent , mark it at the top of the report. Thanks for your cooperation .
-
Wie is vanaf volgende week verantwoordelijk voor het project en wat doet deze persoon precies?
(Who will be responsible for the project starting next week, and what will that person do exactly?)
-
Wat moeten teamleden doen als een taak in het systeem klaar is?
(What should team members do when a task in the system is finished?)
-
Hoe moeten medewerkers aangeven dat een melding extra belangrijk is?
(How should employees indicate that a report is especially important?)
-
Hoe wordt in jouw eigen werk taken verdeeld en wie bewaart daar het overzicht?
(How are tasks divided in your own work, and who keeps the overview there?)
Writing exercise:
Schrijf 5 of 6 zinnen over hoe taken in jouw werk of studie worden georganiseerd en aan wie jij iets moet melden als er een dringende taak is.
(Write 5 or 6 sentences about how tasks are organized in your work or studies and to whom you must report if there is an urgent task.)
Useful expressions:
In mijn werk is de leider verantwoordelijk voor… / Wij gebruiken een systeem om… te organiseren. / Ik moet mijn collega informeren als… / Als iets dringend is, dan…
(In my job the leader is responsible for… / We use a system to organize… / I must inform my colleague if… / If something is urgent, then…)
Exercise 2: Rédiger de la correspondance
Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation
E-mail: You receive an email from your project leader about the organisation of a project and you must reply in writing with a brief update and propose who will do which task.
Onderwerp: Overzicht taken project X
Hoi,
Ik wil graag beter overzicht in het project. Kun jij vandaag in het systeem zetten:
- welke taken al voltooid zijn
- welke taken nog dringend zijn
Informeer mij ook als er een probleem is. Kun jij het deel met de klanten doen, en Lisa het deel met de planning?
Laat me voor 17.00 uur weten hoe ver je bent.
Groet,
Rens
Projectleider
Subject: Overview of tasks for project X
Hi,
I would like to have a better overview of the project. Can you add the following to the system today:
- which tasks are already completed
- which tasks are still urgent
Also let me know if there are any problems. Can you handle the client-related work, and Lisa the planning?
Please tell me how far you’ve gotten before 5:00 PM.
Regards,
Rens
Project Manager
Understand the text:
-
Welke informatie moet de projectleider in het systeem zien over de taken?
(What information does the project manager need to see in the system about the tasks?)
-
Welke verdeling van de taken tussen jou en Lisa stelt Rens voor?
(What division of tasks between you and Lisa does Rens propose?)
Useful phrases:
-
Ik laat u weten dat...
(I will let you know that...)
-
Ik kan de taak ... voltooien.
(I can complete the task ...)
-
Lisa kan de taak ... doen, omdat...
(Lisa can do the task ... because...)
Dank je voor je e-mail. Ik zet vanmiddag alle taken in het systeem. Ik markeer welke taken al voltooid zijn en welke nog dringend zijn.
Ik kan het deel met de klanten doen. Ik mail hen vandaag en controleer de afspraken. Lisa kan de planning doen, want zij heeft daar een goed overzicht van.
Als er een probleem is, informeer ik je meteen. Ik stuur je voor 17.00 uur een korte update.
Groet,
[Je naam]
Hi Rens,
Thanks for your e-mail. I will enter all tasks into the system this afternoon. I will mark which tasks are already completed and which are still urgent.
I can take care of the client-related work. I will e-mail them today and check the appointments. Lisa can handle the planning because she has a good overview of it.
If there are any problems, I will inform you immediately. I will send you a short update before 5:00 PM.
Regards,
[Your name]
Exercise 3: Multiple Choice
Instruction: Choose the correct solution
1. De teamleider ___ het systeem gisteren ___ omdat er te veel fouten waren.
(The team leader ___ the system yesterday ___.)2. In de vergadering zegt hij dat hij het proces al ___ ___.
(In the meeting he says that he has already ___ ___.)3. Volgende maand ___ de manager het hele project ___.
(Next month ___ the manager the whole project ___.)4. Hij zegt dat hij volgende week een nieuw systeem ___ organiseren voor de meldingen.
(He says that next week he will ___ organize a new system for the notifications.)Exercise 4: Dialogue Cards
Instruction: Select a situation and practice the conversation with your teacher or fellow students.
Exercise 5: Respond to the Situation
Instruction: Give an appropriate answer based on the situation.
1
2
3
4
Oefening 6: Conversation exercise
Instructie:
- Stel je voor dat je de manager bent in deze situatie. Geef duidelijke instructies aan je team met behulp van de gegeven zinnen. Denk na over hoe je taken zou delegeren op basis van de afbeelding. (Imagine you are the manager in this situation. Give clear instructions to your team using the phrases provided. Think about how you would delegate tasks based on the image.)
- Stel je nu voor dat je een van de teamleden bent. Reageer op de instructies, door akkoord te gaan, om een toelichting te vragen of door een bezwaar te uiten. Gebruik de zinnen om je mening te uiten. (Now, imagine you are one of the team members. Respond to the instructions, either agreeing, asking for clarification, or expressing a disagreement. Use the phrases to express your opinion.)
Teaching guidelines +/- 10 minutes
Example phrases:
|
Ik heb je nodig om het project voor vrijdag af te ronden. I need you to finalize the project by Friday. |
|
Kun je alsjeblieft de vergadering voor volgende week organiseren? Can you please organize the meeting for next week? |
|
Zorg ervoor dat het rapport vóór het einde van de dag naar de klant wordt gestuurd. Make sure to send the report to the client by the end of the day. |
|
Bereid alstublieft het materiaal voor de presentatie van morgen voor. Please prepare the materials for tomorrow’s presentation. |
|
Ik ga akkoord met het plan, maar ik denk dat we meer middelen moeten toewijzen. I agree with the plan, but I think we need to allocate more resources. |
|
Ik denk dat de deadlines te krap zijn; ik zou voorstellen ze te verlengen. I think the deadlines are too tight; I would suggest extending them. |
|
Ik ben het ermee eens dat we de belangrijke taken eerst moeten prioriteren. I agree that we should prioritize the important tasks first. |
|
Ik weet niet zeker of ik die taak kan oppakken, maar ik help wel met de andere opdrachten. I’m not sure I can take on that task, but I’ll help with the other assignments. |
| ... |
Don't see progress when learning on your own? Study this material with a certified teacher!
Do you want to practice Dutch today? That is possible! Just contact one of our teachers today.
These lessons would not be possible without our amazing partners🙏
