Organisation and delegation

Organizacja i delegowanie

Vocabulary on organisational hierarchy
Giving orders

This A2 lesson focuses on organisation and delegation (organizacja, delegowanie), introducing key verbs like prosić (to ask), przygotowywać (to prepare), and delegować (to delegate) to practice workplace communication about task assignment and hierarchy.

Exercises

Student worksheet

Share Copied!

These exercises can be done together during conversation lessons or as homework.

Exercise 1: Dialogue Cards

Instruction: Select a situation and practice the conversation with your teacher or fellow students.

Organizacja pracy zespołu

Example 1

Dzień dobry, mam dla was nowe zadania do wykonania.

Good morning, I have new tasks for you to complete.

Jaki jest plan działania?

What is the action plan?

Najpierw proszę panią Kasię o przygotowanie raportu, a pan Marek zajmie się analizą danych.

First, I ask Ms. Kasia to prepare the report, and Mr. Marek will take care of the data analysis.

A kto będzie nadzorował projekt?

And who will supervise the project?

Ja będę kierownikiem projektu, więc możecie do mnie zgłaszać wszelkie pytania.

I will be the project manager, so you can direct any questions to me.

Dobrze, rozumiemy.

Alright, we understand.

Example 2

Cześć, chcę omówić podział obowiązków na ten tydzień.

Hi, I want to discuss the division of duties for this week.

Kto będzie odpowiedzialny za kontakt z klientem?

Who will be responsible for contact with the client?

To zadanie otrzyma pan Tomasz, nasz specjalista ds. obsługi klienta.

This task will be assigned to Mr. Tomasz, our customer service specialist.

A kto będzie koordynował pracę zespołu?

And who will coordinate the team’s work?

To moja rola jako lidera zespołu. Będę rozdawać zadania i monitorować postępy.

That is my role as the team leader. I will distribute tasks and monitor progress.

Świetnie, czekamy na dalsze instrukcje.

Great, we are waiting for further instructions.

Delegowanie zadań na spotkaniu

Example 1

Proszę, przygotujcie plan działań na przyszły miesiąc.

Please, prepare the action plan for next month.

Kto zajmie się kontaktem z dostawcami?

Who will deal with suppliers?

Pani Ania to zrobi, dobrze zna naszą firmę.

Ms. Ania will do it, she knows our company well.

A kto przygotuje prezentację dla zarządu?

And who will prepare the presentation for the management board?

Poproszę pana Piotra, on ma doświadczenie w takich prezentacjach.

I will ask Mr. Piotr, he has experience with such presentations.

Dziękuję za współpracę, czekam na wyniki.

Thank you for your cooperation, I look forward to the results.

Do zobaczenia na kolejnym spotkaniu.

See you at the next meeting.

Example 2

Musimy dziś ustalić podział pracy na nowy projekt.

We need to decide today on the division of work for the new project.

Proszę, panie Adamie, zajmij się harmonogramem.

Please, Mr. Adam, take care of the schedule.

Kto odpowiada za przygotowanie materiałów?

Who is responsible for preparing the materials?

To będzie zadanie pani Ewy.

That will be Ms. Ewa’s task.

Pan Jan będzie koordynował zespół i raportował postępy.

Mr. Jan will coordinate the team and report progress.

Dziękuję, zaczynamy pracę od razu.

Thank you, we will start working right away.

Hierarchia w firmie i polecenia

Example 1

Dzień dobry, czy może mi pan wyjaśnić, do kogo mam raportować?

Good morning, can you explain to me whom I should report to?

Raportujesz bezpośrednio do mnie, jestem twoim bezpośrednim przełożonym.

You report directly to me, I am your immediate supervisor.

A kto jest dyrektorem działu?

And who is the department director?

To pani Anna, ona nadzoruje naszą sekcję.

That is Ms. Anna, she oversees our section.

Dobrze, rozumiem. Czy mam dziś jakieś konkretne zadania?

Alright, I understand. Do I have any specific tasks today?

Tak, proszę przygotować analizę sprzedaży z ostatniego kwartału.

Yes, please prepare a sales analysis for the last quarter.

Example 2

Kto jest moim bezpośrednim szefem w hierarchii?

Who is my immediate boss in the hierarchy?

Twoim przełożonym jest pan Marek.

Your supervisor is Mr. Marek.

A kto odpowiada za zarządzanie działem?

And who is responsible for managing the department?

To pani dyrektor Joanna jest na szczycie hierarchii.

Director Joanna is at the top of the hierarchy.

Czy mogę zacząć pracę nad nowym projektem?

Can I start working on the new project?

Tak, proszę zacząć i informować mnie o postępach.

Yes, please start and keep me informed about the progress.

Exercise 2: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Kierownik zawsze jasno ___ cele zespołu.

2. Proszę, ___ raport do końca dnia.

3. Gdybyś miał więcej czasu, ___ pomóc nowemu pracownikowi.

4. Nie ___ na spotkaniu bez pozwolenia szefa.

Exercise 3: Organization and delegating in the office

Instruction:

W biurze, kiedy mój przełożony (Prosić - Czas teraźniejszy) o raport, ja (Sprawdzać - Czas teraźniejszy) dane i (Przygotowywać - Czas teraźniejszy) dokument. Następnie on (Zadawać - Czas teraźniejszy) pracownikom pytania, a ja (Pomagać - Czas teraźniejszy) im rozwiązać problemy. Czasem my (Musieć - Czas teraźniejszy) szybko zorganizować spotkanie i (Delegować - Czas teraźniejszy) zadania, żeby wszyscy wiedzieli, co mają robić. Jeśli coś jest niejasne, ja zawsze (Tłumaczyć - Czas teraźniejszy) instrukcje, żeby praca szła sprawnie.

In the office, when my boss asks for a report, I check the data and prepare the document. Then he asks employees questions, and I help them solve problems. Sometimes we have to quickly organize a meeting and delegate tasks so that everyone knows what they have to do. If something is unclear, I always explain the instructions so the work goes smoothly.

Verb Tables

Prosić - To ask

Czas teraźniejszy

(ja) proszę
(ty) prosisz
(on/ona/ono) prosi
(my) prosimy
(wy) prosicie
(oni/one) proszą

Sprawdzać - To check

Czas teraźniejszy

(ja) sprawdzam
(ty) sprawdzasz
(on/ona/ono) sprawdza
(my) sprawdzamy
(wy) sprawdzacie
(oni/one) sprawdzają

Przygotowywać - To prepare

Czas teraźniejszy

(ja) przygotowuję
(ty) przygotowujesz
(on/ona/ono) przygotowuje
(my) przygotowujemy
(wy) przygotowujecie
(oni/one) przygotowują

Zadawać - To ask

Czas teraźniejszy

(ja) zadaję
(ty) zadasz
(on/ona/ono) zadaje
(my) zadajemy
(wy) zadajecie
(oni/one) zadają

Pomagać - To help

Czas teraźniejszy

(ja) pomagam
(ty) pomagasz
(on/ona/ono) pomaga
(my) pomagamy
(wy) pomagacie
(oni/one) pomagają

Musieć - To have to

Czas teraźniejszy

(ja) muszę
(ty) musisz
(on/ona/ono) musi
(my) musimy
(wy) musicie
(oni/one) muszą

Delegować - To delegate

Czas teraźniejszy

(ja) deleguję
(ty) delegujesz
(on/ona/ono) deleguje
(my) delegujemy
(wy) delegujecie
(oni/one) delegują

Tłumaczyć - To explain

Czas teraźniejszy

(ja) tłumaczę
(ty) tłumaczysz
(on/ona/ono) tłumaczy
(my) tłumaczymy
(wy) tłumaczycie
(oni/one) tłumaczą

Don't see progress when learning on your own? Study this material with a certified teacher!

Do you want to practice Polish today? That is possible! Just contact one of our teachers today.

Enroll now!

Lesson Overview: Organisation and Delegation in Polish Workplaces

This lesson focuses on practical communication related to organising work tasks and delegating responsibilities within a team or company setting. It is aimed at A2 level learners who want to improve their ability to understand and participate in workplace dialogues involving orders, task distribution, and hierarchy explanation.

Key Topics Covered

Work organisation and task delegation: Learn how a manager assigns tasks to team members and explains the chain of command.
Delegating tasks during meetings: Practice scenarios where supervisors give specific instructions to subordinates in a business meeting context.
Company hierarchy and giving instructions: Understand question and answer patterns about organisational structure, and how to receive and clarify work orders.

Important Vocabulary and Expressions

Students will encounter useful words such as kierownik (manager), zadanie (task), raport (report), koordynować (to coordinate), and expressions like:

Proszę przygotować... – Please prepare...
Kto będzie odpowiedzialny za...? – Who will be responsible for...?
Ja będę kierownikiem projektu. – I will be the project manager.
Możecie do mnie zgłaszać pytania. – You can report questions to me.

Verb Usage and Conjugation

The lesson highlights verbs in the present tense commonly used when giving orders or describing duties, such as:

określać (to define) – e.g., określa
wykonać (to complete) – e.g., wykonaj
pomagać (to help) – e.g., pomagam
delegować (to delegate) – e.g., delegujemy

The provided short story connects these verbs into meaningful workplace actions, helping learners internalize usage in a natural context.

Note on Language Differences and Useful Phrases

Unlike English, Polish uses verb conjugations extensively to indicate not only tense but also the subject performing the action, which is important in giving clear instructions. Phrases like Proszę przygotować... correspond to polite commands or requests in English, often translated as "Please prepare...". Hierarchical references such as przełożony (superior) and bezpośredni przełożony (direct supervisor) are crucial for understanding company structures and communications.

Typical useful phrases include:

Dzień dobry, mam dla was nowe zadania. – Good morning, I have new tasks for you.
Czekam na wyniki. – I am waiting for the results.
Czy mogę zacząć pracę nad...? – Can I start working on...?

Exercises

Student worksheet

Share Copied!

Exercise 1: Dialogue Cards

Exercise 2: Multiple Choice

Exercise 3: Organization and delegating in the office

Verb Tables

Don't see progress when learning on your own? Study this material with a certified teacher!

Lesson Overview: Organisation and Delegation in Polish Workplaces

Key Topics Covered

Important Vocabulary and Expressions

Verb Usage and Conjugation

Note on Language Differences and Useful Phrases

These lessons would not be possible without our amazing partners🙏

Conversation classes

Who is coLanguage?

Our other learning materials

Organisation and delegation

Exercises Student worksheet Share Copied!

Exercise 1: Dialogue Cards

Exercise 2: Multiple Choice

Exercise 3: Organization and delegating in the office

Verb Tables

Don't see progress when learning on your own? Study this material with a certified teacher!

Lesson Overview: Organisation and Delegation in Polish Workplaces

Key Topics Covered

Important Vocabulary and Expressions

Verb Usage and Conjugation

Note on Language Differences and Useful Phrases

These lessons would not be possible without our amazing partners🙏

Exercises

Student worksheet

Share Copied!