1. Vocabulary (11)

Die Abteilung

Die Abteilung Show

The department Show

Die Mitteilung

Die Mitteilung Show

The message Show

Der Leiter

Der Leiter Show

The manager Show

Das System

Das System Show

The system Show

Die Organisation

Die Organisation Show

The organisation Show

(Etwas) erledigen

(Etwas) erledigen Show

To take care of (something) Show

Organisieren

Organisieren Show

To organise Show

Zuständig sein für

Zuständig sein für Show

To be responsible for Show

Erklären

Erklären Show

To explain Show

Ändern

Ändern Show

To change Show

Dringend

Dringend Show

Urgent Show

2. Grammar

3. Exercises

Exercise 1: Rédiger de la correspondance

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

E-Mail: You receive an email from your team leader asking you to take on tasks in an IT project, and you should reply and explain your organisation.

Betreff: Vertretung im Projekt „Neues Buchungssystem“

Hallo Frau Becker,

ich muss morgen spontan zu einem Termin in einer anderen Abteilung. Ich bin zuständig für das Projekt „Neues Buchungssystem“.

Können Sie bitte morgen:

  • die To-do-Liste im System prüfen,
  • der IT eine kurze Mitteilung schreiben,
  • dringende E-Mails an mich weiterleiten?

Wenn etwas unklar ist, erkläre ich es Ihnen gern heute Nachmittag.

Viele Grüße
Anna Schulz
Teamleiterin Organisation

Subject: Covering for the project "New Booking System"

Hello Ms. Becker,

I have to attend an appointment in another department tomorrow at short notice. I am responsible for the project "New Booking System".

Could you please, tomorrow:

  • check the to‑do list in the system,
  • send a short message to IT,
  • forward any urgent emails to me?

If anything is unclear, I will gladly explain it to you this afternoon.

Best regards
Anna Schulz
Team Leader, Organization

Understand the text:

  1. Welche drei Aufgaben soll Frau Becker morgen für Frau Schulz übernehmen?

    (Which three tasks should Ms. Becker take over for Ms. Schulz tomorrow?)

  2. Was bietet Frau Schulz an, wenn etwas im Projekt unklar ist?

    (What does Ms. Schulz offer if something in the project is unclear?)

Useful phrases:

  1. vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich kann …

    (Thank you very much for your email. I can ...)

  2. ich bin morgen von … bis … im Büro und kann …

    (I will be in the office tomorrow from ... to ... and can ...)

  3. wenn nötig, kann ich auch … ändern / organisieren.

    (If necessary, I can also change / organize ....)

Hallo Frau Schulz,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich kann Sie morgen gern im Projekt vertreten. Ich prüfe die To-do-Liste im System und schreibe der IT eine kurze Mitteilung.

Ich leite Ihnen auch alle dringenden E-Mails weiter. Ich bin morgen von 9 bis 17 Uhr im Büro. Heute Nachmittag komme ich noch kurz zu Ihnen, damit Sie mir das Projekt erklären.

Viele Grüße
Lisa Becker
Hello Ms. Schulz,

thank you for your email. I can gladly cover for you on the project tomorrow. I will check the to‑do list in the system and send a short message to IT.

I will also forward any urgent emails to you. I will be in the office tomorrow from 9:00 to 17:00. This afternoon I'll stop by briefly so you can explain the project to me.

Best regards
Lisa Becker

Exercise 2: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Der Leiter hat gesagt, dass wir heute mit den Kunden klar und deutlich ___ sollen.

(The manager said that we should speak clearly and plainly with the customers ___.)

2. In der Mitteilung hat die Chefin erklärt, dass sie die Struktur der Abteilung ___ hat.

(In the notice the boss explained that she has ___ the department's structure.)

3. Der Projektleiter hat gesagt, dass wir die Arbeitszeiten im System nicht ___ haben.

(The project manager said that we have not ___ the working hours in the system.)

4. Zum Schluss hat die Leiterin gesagt, wir sollen morgen im Meeting klar ___ und erklären, was wir geändert haben.

(Finally, the manager said we should ___ clearly in tomorrow's meeting and explain what we have changed.)

Exercise 3: Dialogue Cards

Instruction: Select a situation and practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Aufgaben im Projektteam delegieren

2

Kurze Anweisung an neue Mitarbeiterin

Exercise 4: Respond to the situation

Instruction: Practice in pairs or with your teacher.

1. Du arbeitest in einer Firma in Deutschland. Dein Leiter fragt dich: „Für welche Aufgaben sind Sie in Ihrer Abteilung zuständig?“ Antworte in einem Satz und nenne deine typischen Aufgaben. (Verwende: die Abteilung, zuständig sein für, zum Beispiel)

(You work at a company in Germany. Your manager asks: "Which tasks are you responsible for in your department?" Answer in one sentence and list your typical duties. (Use: die Abteilung, zuständig sein für, for example))

In meiner Abteilung  

(In meiner Abteilung ...)

Example:

In meiner Abteilung bin ich vor allem für Kunden-E-Mails und kleine Projekte zuständig.

(In meiner Abteilung bin ich vor allem für Kunden‑E‑Mails und kleine Projekte zuständig.)

2. Eine Kollegin ist neu in der Organisation und versteht das System noch nicht. Sie sagt: „Kannst du mir bitte kurz erklären, wie ich eine Dienstreise buche?“ Erkläre in 1–2 einfachen Sätzen, wie das in eurer Firma funktioniert. (Verwende: erklären, das System, zuerst / dann)

(A colleague is new to the organization and doesn’t yet understand the system. She asks: "Can you briefly explain how I book a business trip?" Explain in 1–2 simple sentences how it works at your company. (Use: erklären, das System, first / then))

Ich kann dir  

(Ich kann dir ...)

Example:

Ich kann dir das System kurz erklären: Zuerst füllst du das Online-Formular aus, dann schickt der Leiter eine Bestätigung.

(Ich kann dir das System kurz erklären: Zuerst füllst du das Online‑Formular aus, dann schickt der Leiter eine Bestätigung.)

3. Dein Leiter ist heute sehr beschäftigt. Er sagt zu dir: „Dieses Problem ist dringend. Können Sie das bitte heute noch erledigen?“ Reagiere passend und sag, dass du es organisierst. (Verwende: dringend, erledigen, heute noch)

(Your manager is very busy today. He says: "This problem is urgent. Can you get this done today?" Respond appropriately and say you will take care of it. (Use: dringend, erledigen, heute noch))

Ich erledige das  

(Ich erledige das ...)

Example:

Ich erledige das dringend heute noch und schicke Ihnen danach eine kurze Mitteilung.

(Ich erledige das dringend heute noch und schicke Ihnen danach eine kurze Mitteilung.)

4. Du arbeitest im Homeoffice. Du musst deinem Team per E-Mail eine organisatorische Änderung erklären: Die Struktur der Abteilung ändert sich. Schreibe einen mündlich klingenden Beispielsatz, wie du das kurz mitteilst. (Verwende: die Mitteilung, ändern, Organisation / Abteilung)

(You are working from home. You need to explain an organizational change to your team by email: the department’s structure is changing. Write a short, conversational example sentence to inform them. (Use: die Mitteilung, ändern, Organisation / Abteilung))

In meiner Mitteilung  

(In meiner Mitteilung ...)

Example:

In meiner Mitteilung schreibe ich, dass sich die Struktur unserer Abteilung ab nächstem Monat ändert und wer dann der neue Leiter ist.

(In meiner Mitteilung schreibe ich, dass sich die Struktur unserer Abteilung ab nächstem Monat ändert und wer dann die neue Leitung übernimmt.)

Exercise 5: Writing exercise

Instruction: Write 5 or 6 sentences about organization in your team or in your daily life and explain how you plan and complete your tasks.

Useful expressions:

In meinem Beruf bin ich zuständig für … / Ich organisiere meine Aufgaben so: … / Wenn eine Aufgabe dringend ist, dann … / Am Ende der Woche habe ich … erledigt.

Übung 6: Conversation exercise

Anleitung:

  1. Stellen Sie sich vor, Sie sind der Manager in dieser Situation. Geben Sie Ihrem Team klare Anweisungen unter Verwendung der bereitgestellten Ausdrücke. Überlegen Sie, wie Sie anhand des Bildes Aufgaben delegieren würden. (Imagine you are the manager in this situation. Give clear instructions to your team using the phrases provided. Think about how you would delegate tasks based on the image.)
  2. Stellen Sie sich jetzt vor, Sie sind eines der Teammitglieder. Antworten Sie auf die Anweisungen, indem Sie zustimmen, um Klärung bitten oder eine Ablehnung ausdrücken. Verwenden Sie die Formulierungen, um Ihre Meinung zu äußern. (Now, imagine you are one of the team members. Respond to the instructions, either agreeing, asking for clarification, or expressing a disagreement. Use the phrases to express your opinion.)

Teaching guidelines +/- 10 minutes

A2.42 - Organisation and delegation

Example phrases:

Ich brauche dich, um das Projekt bis Freitag abzuschließen.

I need you to finalize the project by Friday.

Könnten Sie bitte das Meeting für nächste Woche organisieren?

Can you please organize the meeting for next week?

Stellen Sie sicher, dass der Bericht bis zum Ende des Tages an den Kunden gesendet wird.

Make sure to send the report to the client by the end of the day.

Bitte bereiten Sie die Materialien für die morgige Präsentation vor.

Please prepare the materials for tomorrow’s presentation.

Ich stimme dem Plan zu, aber ich denke, wir müssen mehr Ressourcen zuweisen.

I agree with the plan, but I think we need to allocate more resources.

Ich denke, die Fristen sind zu knapp; ich würde vorschlagen, sie zu verlängern.

I think the deadlines are too tight; I would suggest extending them.

Ich stimme zu, dass wir die wichtigen Aufgaben zuerst priorisieren sollten.

I agree that we should prioritize the important tasks first.

Ich bin mir nicht sicher, ob ich diese Aufgabe übernehmen kann, aber bei den anderen Aufgaben helfe ich gerne.

I’m not sure I can take on that task, but I’ll help with the other assignments.

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