Paperwork and bureaucracy

Papierkowa robota i biurokracja

Navigate social security, working permits and paperwork.
Know your obligations and paperwork in the country.

This lesson focuses on Polish paperwork and bureaucracy, teaching essential terms like 'wniosek' (application), 'formularz' (form), and 'dowód osobisty' (ID card). You'll learn to navigate dialogues related to retirement, work permits, and job center registration.

Exercises

Student worksheet

Share Copied!

These exercises can be done together during conversation lessons or as homework.

Exercise 1: Dialogue Cards

Instruction: Select a situation and practice the conversation with your teacher or fellow students.

Wizyta w ZUS w sprawie emerytury

Example 1

Dzień dobry, chciałbym się dowiedzieć, jakie dokumenty są potrzebne do złożenia wniosku o emeryturę.

Good day, I would like to find out what documents are needed to submit a pension application.

Proszę przynieść dowód osobisty, świadectwa pracy oraz zaświadczenie o zarobkach.

Please bring your ID card, employment certificates, and a statement of earnings.

Czy muszę jeszcze coś wypełnić na miejscu?

Do I need to fill out anything else on site?

Tak, razem przygotujemy odpowiednie formularze do podpisania.

Yes, together we will prepare the appropriate forms for signing.

Jak długo trwa proces przyjęcia wniosku?

How long does the application process take?

Zazwyczaj kilka dni, a informację otrzyma Pan listownie.

Usually a few days, and you will receive the information by mail.

Example 2

Dzień dobry, chciałem zapytać o procedurę zgłoszenia się po rentę.

Good day, I wanted to ask about the procedure for applying for a disability pension.

Potrzebny jest dowód osobisty, orzeczenie lekarskie oraz dokumenty potwierdzające okresy składkowe.

You need an ID card, a medical certificate, and documents confirming contribution periods.

Czy mogę otrzymać pomoc przy wypełnianiu formularza?

Can I get help filling out the form?

Oczywiście, nasi pracownicy pomogą na miejscu.

Of course, our staff will assist you on site.

Czy po złożeniu dokumentów dostanę numer sprawy?

After submitting the documents, will I get a case number?

Tak, to ułatwi kontakt w przyszłości.

Yes, that will facilitate contact in the future.

Zapytanie o pozwolenie na pracę

Example 1

Dzień dobry, chciałbym się dowiedzieć, jakie formalności trzeba spełnić, aby otrzymać pozwolenie na pracę.

Good day, I would like to find out what formalities need to be completed to obtain a work permit.

Proszę przedstawić umowę o pracę oraz paszport.

Please present your employment contract and passport.

Czy muszę złożyć coś jeszcze?

Do I need to submit anything else?

Tak, trzeba wypełnić formularz w urzędzie pracy.

Yes, you must fill out a form at the employment office.

Ile trwa cała procedura?

How long does the entire procedure take?

Zwykle do trzydziestu dni roboczych.

Usually up to thirty working days.

Example 2

Dzień dobry, chciałem zapytać o dokumenty potrzebne do uzyskania pozwolenia na pracę.

Good day, I wanted to ask about the documents needed to obtain a work permit.

Potrzebujemy umowy z pracodawcą oraz dokumentów tożsamości.

We need a contract with the employer and identity documents.

Czy można przesłać dokumenty online?

Can the documents be sent online?

Niestety, trzeba je dostarczyć osobiście do urzędu.

Unfortunately, they must be delivered in person to the office.

Czy muszę znać język polski, żeby dostać pozwolenie?

Do I need to know Polish to get the permit?

Nie jest to wymagane, ale ułatwia codzienną pracę.

It is not required, but it makes daily work easier.

Rejestracja w urzędzie pracy

Example 1

Dzień dobry, chciałbym się zarejestrować jako bezrobotny.

Good day, I would like to register as unemployed.

Proszę okazać dowód osobisty i wypełnić formularz rejestracyjny.

Please show your ID card and fill out the registration form.

Czy muszę regularnie potwierdzać gotowość do pracy?

Do I need to regularly confirm my readiness to work?

Tak, co miesiąc należy zgłaszać się osobiście lub online.

Yes, you need to report in person or online every month.

Jakie mam obowiązki po rejestracji?

What obligations do I have after registration?

Wymagane jest uczestnictwo w spotkaniach i szkoleniach aktywizujących.

Participation in activation meetings and training is required.

Example 2

Dzień dobry, jestem nowy w Polsce i chcę się zarejestrować w urzędzie pracy.

Good day, I am new to Poland and want to register at the employment office.

Proszę przynieść dokument potwierdzający zameldowanie oraz dowód tożsamości.

Please bring a document confirming registration of residence and an identity card.

Czy potrzebuję dodatkowych zaświadczeń?

Do I need any additional certificates?

Na początek nie, ale podczas rejestracji mogą być potrzebne inne dokumenty.

Not at the beginning, but other documents might be needed during registration.

Jak długo trwa rejestracja?

How long does registration take?

Zazwyczaj kilka dni, po czym otrzyma Pan numer ewidencyjny.

Usually a few days, after which you will receive a registration number.

Exercise 2: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Wczoraj __________ wniosek o kartę pobytu.

2. Otrzymałem potwierdzenie z urzędu miasta po __________.

3. Czy __________ już wszystkie formalności związane z pracą?

4. Musiałałem __________ wiele dokumentów, żeby przedłużyć wizę.

Exercise 3: First Visit to the Employment Office

Instruction:

Kiedy ostatnio (Pójść - Czas przeszły) do urzędu pracy, (Zapytać - Czas przeszły) o możliwości zatrudnienia. Pracownik biura (Wyjaśnić - Czas przeszły) mi wszystkie zasady i dokumenty, które muszę przygotować. Następnego dnia (Przynieść - Czas przeszły) wymagane papiery i (Rozmawiać - Czas przeszły) z doradcą zawodowym o moich kwalifikacjach. Dzięki temu (Zrozumieć - Czas przeszły) , jakie mam obowiązki i jakie kroki dalej podejmować, aby legalnie pracować w Polsce.

When I last went to the employment office, I asked about employment opportunities. The office worker explained to me all the rules and documents I need to prepare. The next day I brought the required papers and talked with a career advisor about my qualifications. Thanks to this, I understood what my duties are and what steps to take next to work legally in Poland.

Verb Tables

Pójść - To go

Czas przeszły

ja poszedłem/poszłam
ty poszedłeś/poszłaś
on/ona/ono poszedł/poszła/poszło
my poszliśmy/poszłyśmy
wy poszliście/poszłyście
oni/one poszli/poszły

Zapytać - To ask

Czas przeszły

ja zapytałem/zapytałam
ty zapytałeś/zapytałaś
on/ona/ono zapytał/zapytała/zapytało
my zapytaliśmy/zapytałyśmy
wy zapytaliście/zapytałyście
oni/one zapytali/zapytały

Wyjaśnić - To explain

Czas przeszły

ja wyjaśniłem/wyjaśniłam
ty wyjaśniłeś/wyjaśniłaś
on/ona/ono wyjaśnił/wyjaśniła/wyjaśniło
my wyjaśniliśmy/wyjaśniłyśmy
wy wyjaśniliście/wyjaśniłyście
oni/one wyjaśnili/wyjaśniły

Przynieść - To bring

Czas przeszły

ja przyniosłem/przyniosłam
ty przyniosłeś/przyniosłaś
on/ona/ono przyniósł/przyniosła/przyniosło
my przynieśliśmy/przyniosłyśmy
wy przynieśliście/przyniosłyście
oni/one przynieśli/przyniosły

Rozmawiać - To talk

Czas przeszły

ja rozmawiałem/rozmawiałam
ty rozmawiałeś/rozmawiałaś
on/ona/ono rozmawiał/rozmawiała/rozmawiało
my rozmawialiśmy/rozmawiałyśmy
wy rozmawialiście/rozmawiałyście
oni/one rozmawiali/rozmawiały

Zrozumieć - To understand

Czas przeszły

ja zrozumiałem/zrozumiałam
ty zrozumiałeś/zrozumiałaś
on/ona/ono zrozumiał/zrozumiała/zrozumiało
my zrozumieliśmy/zrozumiałyśmy
wy zrozumieliście/zrozumiałyście
oni/one zrozumieli/zrozumiały

Don't see progress when learning on your own? Study this material with a certified teacher!

Do you want to practice Polish today? That is possible! Just contact one of our teachers today.

Enroll now!

Lesson Overview: Paperwork and Bureaucracy in Polish

This lesson focuses on common situations related to paperwork, official procedures, and bureaucracy in Poland. It is designed for A2 level learners, providing practical language and useful expressions to communicate effectively in such contexts. You will explore dialogues about visiting institutions like ZUS (Social Insurance Institution), labor offices, and dealing with work permits, retirement applications, and unemployment registrations.

Key Topics Covered

Visiting ZUS for Retirement Benefits: Learn phrases and questions about necessary documents, procedures, and timelines when applying for a pension.
Work Permit Inquiries: Understand how to ask about and discuss official requirements for obtaining a work permit in Poland.
Registering at the Labor Office: Explore the vocabulary about registering as unemployed, obligations, and related official steps.

Important Words and Expressions

wniosek – application/request
dowód osobisty – identity card
świadectwa pracy – work certificates
zaświadczenie o zarobkach – income certificate
formularz – form
urzędować – to serve office duties (related to offices)
numer sprawy – case number

The lesson also presents verb conjugation exercises for past tense forms used in these contexts, such as złożyłem (I submitted), otrzymałem (I received), załatwiłeś (you handled), and wypełnić (to fill in). These verbs are essential for discussing completed actions and official procedures.

Mini-Story: First Visit to the Labor Office

The included short story demonstrates past tense verbs and everyday vocabulary relevant to navigating bureaucracy, such as asking about employment possibilities and preparing documents. For example: poszedłem (I went), zapytałem (I asked), wyjaśnił (explained), przyniosłem (I brought), rozmawiałem (I talked), and zrozumiałem (I understood).

Differences Between English and Polish in Official Contexts

Polish paperwork vocabulary often involves compound nouns like dowód osobisty (identity card) and zaświadczenie o zarobkach (income certificate), which are more descriptive than the English equivalents. Additionally, Polish formal conversations use polite forms such as Proszę przynieść (Please bring) and formal address forms, which are vital for respectful communication. Verb aspects, especially perfective and imperfective, differ notably from English and impact how actions are expressed in past or future official contexts.

Useful Phrases to Remember

Dzień dobry, chciałbym się dowiedzieć... – Good morning, I would like to find out...
Proszę przynieść... – Please bring...
Czy muszę jeszcze coś wypełnić? – Do I still need to fill out anything else?
Ile trwa proces? – How long does the process take?
Otrzymam numer sprawy? – Will I receive a case number?

Exercises

Student worksheet

Share Copied!

Exercise 1: Dialogue Cards

Exercise 2: Multiple Choice

Exercise 3: First Visit to the Employment Office

Verb Tables

Don't see progress when learning on your own? Study this material with a certified teacher!

Lesson Overview: Paperwork and Bureaucracy in Polish

Key Topics Covered

Important Words and Expressions

Mini-Story: First Visit to the Labor Office

Differences Between English and Polish in Official Contexts

Useful Phrases to Remember

These lessons would not be possible without our amazing partners🙏

Conversation classes

Who is coLanguage?

Our other learning materials

Paperwork and bureaucracy

Exercises Student worksheet Share Copied!

Exercise 1: Dialogue Cards

Exercise 2: Multiple Choice

Exercise 3: First Visit to the Employment Office

Verb Tables

Don't see progress when learning on your own? Study this material with a certified teacher!

Lesson Overview: Paperwork and Bureaucracy in Polish

Key Topics Covered

Important Words and Expressions

Mini-Story: First Visit to the Labor Office

Differences Between English and Polish in Official Contexts

Useful Phrases to Remember

These lessons would not be possible without our amazing partners🙏

Exercises

Student worksheet

Share Copied!