2. Exercises
Exercise 1: Writing correspondence
Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation
E-Mail: You will receive an email from the practice manager as a new dentist in a German practice and should reply to the email and clarify a few points.
Betreff: Organisation in unserer Zahnarztpraxis
Liebe Frau / lieber Herr Doktor,
herzlich willkommen in unserer Praxis! Ich freue mich, dass Sie ab nächster Woche in unserem Team arbeiten.
Ich möchte Ihnen kurz erklären, wie wir die Räume und die Aufgaben organisieren:
- Am Empfang / an der Rezeption arbeitet Frau König. Sie macht die Anmeldung, prüft die Versicherung, legt die Patientenakte an und vereinbart Termine.
- Im Wartezimmer informiert die Sprechstundenhilfe unsere Patienten und versucht, die Wartezeit zu reduzieren.
- Im Behandlungsraum arbeiten Sie mit unserer Dentalassistentin. Sie bereitet die Behandlung vor, legt die Instrumente bereit und hilft, die Behandlungszeiten einzuhalten.
- Im Röntgenraum macht unser Prophylaxeassistent die Röntgenaufnahmen.
- Nach jeder Behandlung desinfizieren wir den Raum und sterilisieren die Instrumente im Sterilisationsraum.
Bitte schreiben Sie mir kurz:
- In welchen Behandlungszeiten (Tage und Uhrzeit) möchten Sie arbeiten?
- Möchten Sie, dass wir vor der Behandlung immer ein kurzes Anamnesegespräch im Behandlungsraum vorbereiten?
- Haben Sie noch Fragen zur Organisation oder zu den Rollen im Team (wer macht was)?
Vielen Dank und freundliche Grüße
Julia Meyer
Praxismanagerin
Subject: Organization in our dental practice
Dear Doctor,
Welcome to our practice! I am pleased that you will join our team starting next week.
I would like to briefly explain how we organize the rooms and the tasks:
- At the reception Ms. König works. She handles registration, checks the insurance, creates the patient file, and schedules appointments.
- In the waiting room the reception assistant informs our patients and tries to reduce waiting times.
- In the treatment room you will work with our dental assistant. She prepares the treatment, arranges the instruments, and helps to keep to the scheduled treatment times.
- In the X-ray room our prophylaxis assistant takes the X-rays.
- After each treatment we disinfect the room and sterilize the instruments in the sterilization room.
Please write me briefly:
- Which treatment hours (days and times) would you like to work?
- Would you like us to always prepare a short medical history interview in the treatment room before each treatment?
- Do you have any questions about the organization or the roles in the team (who does what)?
Thank you and best regards
Julia Meyer
Practice Manager
Understand the text:
-
Welche Aufgaben haben Frau König und die Sprechstundenhilfe in der Praxis?
(What tasks do Ms. König and the reception assistant have in the practice?)
-
Was möchte Frau Meyer in ihrer E-Mail von Ihnen wissen?
(What does Ms. Meyer want to know from you in her e-mail?)
Useful phrases:
-
vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich möchte gern …
(Thank you for your e-mail. I would like to …)
-
meine Behandlungszeiten sind …
(My treatment hours are …)
-
ich habe noch eine Frage zu …
(I have one more question about …)
vielen Dank für Ihre E-Mail und die Informationen zur Organisation in der Praxis.
Ich möchte gern von Montag bis Donnerstag arbeiten. Meine Behandlungszeiten sind:
- Montag und Mittwoch von 9:00 bis 16:00 Uhr
- Dienstag und Donnerstag von 11:00 bis 19:00 Uhr
Ein kurzes Anamnesegespräch vor jeder Behandlung finde ich sehr wichtig. Ich möchte das Anamnesegespräch im Behandlungsraum machen, bevor der Patient auf dem Behandlungsstuhl sitzt.
Ich habe noch eine Frage zu den Aufgaben: Erklärt die Sprechstundenhilfe im Wartezimmer auch die Wartezeit und informiert sie die Patienten, wenn sich ein Termin verspätet? Und wer entscheidet, ob ein Patient zum Spezialisten überwiesen wird?
Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort.
Freundliche Grüße
Dr. Maria Schneider
Dear Ms. Meyer,
Thank you for your e-mail and for the information about the practice organization.
I would like to work from Monday to Thursday. My treatment hours are:
- Monday and Wednesday from 9:00 to 16:00
- Tuesday and Thursday from 11:00 to 19:00
I consider a short medical history interview before each treatment very important. I would prefer the medical history interview to take place in the treatment room before the patient sits in the dental chair.
I have one more question about the tasks: Does the reception assistant in the waiting room also explain expected waiting times and inform patients if an appointment is delayed? And who decides whether a patient is referred to a specialist?
Thank you in advance for your reply.
Best regards,
Dr. Maria Schneider
Exercise 2: Multiple Choice
Instruction: Choose the correct solution
1. An der Rezeption ______ ich den Patienten und vereinbare einen neuen Termin.
(At the reception desk ______ I greet the patient and make a new appointment.)2. Dann ______ die Praxisleitung dem Patienten, wer für die Behandlungsplanung zuständig ist.
(Then ______ the practice manager explains to the patient who is responsible for treatment planning.)3. Im Behandlungsraum ______ der Zahnarzt zuerst die Anamnese und fragt nach der Versicherungskarte.
(In the treatment room ______ the dentist first takes the medical history and asks to see the insurance card.)4. Nach der Behandlung ______ die Zahnmedizinische Fachangestellte den Befund in die Patientenakte ein und verschiebt bei Bedarf den nächsten Termin.
(After the treatment ______ the dental assistant records the findings in the patient file and, if necessary, moves the next appointment.)Exercise 3: Dialogue Cards
Instruction: Select a situation and practice the conversation with your teacher or fellow students.
Exercise 4: Discussion questions
Instruction: Answer the questions using the vocabulary from this chapter.
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Erklären Sie einem neuen Patienten kurz, wo er sich an der Rezeption anmeldet und wo er vor der Behandlung wartet.
Briefly explain to a new patient where to check in at reception and where to wait before their treatment.
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Beschreiben Sie kurz, was im Behandlungsraum passiert und welche Personen dort normalerweise arbeiten.
Briefly describe what happens in the treatment room and which staff members usually work there.
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Ein Patient fragt: „Wer sterilisiert die Instrumente und wo passiert das?“ – Wie antworten Sie einfach und verständlich?
A patient asks: "Who sterilizes the instruments and where does that take place?" — How would you answer simply and clearly?
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Stellen Sie sich vor, ein Patient kommt ohne Termin in die Praxis. Erklären Sie kurz, wie er einen Termin vereinbaren kann und welche Angaben Sie dafür benötigen.
Imagine a patient arrives at the practice without an appointment. Briefly explain how they can book one and what information you will need.
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Exercise 5: Writing exercise
Instruction: Write five or six sentences explaining to a new colleague how the rooms in your dental clinic are organized and who works in them.
Useful expressions:
In unserer Praxis gibt es … / An der Rezeption wird … gemacht. / Im Behandlungsraum ist die Aufgabe von … / So sorgen wir dafür, dass die Patienten zufrieden sind: …
Übung 6: Conversation exercise
Anleitung:
- Welche Rolle spielen der Zahnarzt und der Assistent auf jedem Foto? (What role are the dentist and the assistant performing in each photo?)
- Identifizieren Sie die Orte, an denen sie diese Funktionen ausüben. (Identify the places where they are performing these functions.)
- Wie lautet Ihr Klinikprotokoll, um das bestmögliche Patientenerlebnis zu gewährleisten? (What is your clinic protocol to ensure the best possible patient experience?)
Teaching guidelines +/- 10 minutes
Example phrases:
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Die Assistenz begleitet den Patienten in den Wartebereich. The assistant accompanies the patient to the waiting room. |
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Der Zahnarzt stellt sich vor und begleitet den Patienten in den Behandlungsraum. The dentist introduces himself/herself and guides the patient to the treatment room. |
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Wenn sie den Behandlungsraum betreten, ist es wichtig, dem Patienten zu zeigen, wo er seine persönlichen Gegenstände ablegen kann. When they enter the treatment room, it is important to show the patient where they can place their belongings. |
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Während der Assistent den nächsten Termin des Patienten plant, notiert der Arzt alles, was während der Beratung passiert ist, in der digitalen Akte. While the assistant schedules the patient’s next appointment, the doctor notes everything that happened during the consultation in the digital file. |
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Die Instrumente müssen am nächsten Tag einsatzbereit sein. The instruments must be ready to use the following day. |
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Der Patient muss während seines Termins in der Klinik ständig betreut und begleitet werden. The patient must be looked after and accompanied at all times during their appointment at the clinic. |
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