Effective communication with the assistant

Email: You will receive an email from the dental assistant at the reception. Reply to give instructions and to clarify the next steps for the patient.

Betreff: Dringende Frage zu Termin und Befund – Patientin Frau Novak

Guten Tag Herr Dr. Keller,

ich habe heute Vormittag die Aufnahme von einer neuen Patientin gemacht: Frau Anna Novak. Sie war ohne Termin da und sagt, sie hat seit gestern starke Zahnschmerzen oben rechts.

Ich habe am Empfang zuerst den Patientenbogen ausfüllen lassen und die Krankenversicherung kontrolliert. Dann habe ich sie kurz gefragt, wie dringend die Schmerzen sind. Sie sagt, sie kann schlecht schlafen, aber momentan ist der Schmerz kurzfristig mit Ibuprofen in Ordnung.

Heute ist Ihr Terminplan schon voll. Ich habe für Frau Novak am Freitag um 10:30 Uhr einen Termin vereinbart. Sie fragt aber, ob sie früher kommen kann, wenn etwas frei wird. Sie möchte bitte eine Rückmeldung, ob der Freitag-Termin bleibt oder ob wir sie als dringend einstufen und früher einplanen können.

Außerdem möchte die Patientin eine Nachricht von Ihnen: Sie hatte vor zwei Wochen in einer anderen Praxis ein Röntgenbild. Sie fragt, ob Sie ohne neuen Befund schon etwas sagen können, oder ob sie eine Überweisung von der alten Praxis braucht.

Können Sie mir bitte kurz eine Anweisung geben:

• Soll ich den Termin am Freitag bestätigen oder versuchen, etwas früher frei zu machen?
• Soll ich die Patientin bitten, das alte Röntgenbild mitzubringen oder eine Überweisung zu holen?

Ich leite Ihre Antwort dann vertraulich an die Patientin weiter.

Vielen Dank und viele Grüße
Lisa Sommer
Zahnmedizinische Fachangestellte / Empfang

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Subject: Urgent question about appointment and findings – patient Mrs. Novak

Hello Dr. Keller,

I took the intake of a new patient this morning: Mrs. Anna Novak. She arrived without an appointment and reports having severe tooth pain in the upper right since yesterday.

At the reception I first had her fill out the patient form and checked her health insurance. Then I briefly asked how urgent the pain was. She says she is having trouble sleeping, but at the moment the pain is temporarily controlled with ibuprofen.

Today our schedule is already full. I have scheduled an appointment for Mrs. Novak on Friday at 10:30. She asked whether she could come earlier if a slot opens up. She would like a response as to whether the Friday appointment will remain or whether we should classify her as urgent and fit her in earlier.

Additionally, the patient would like a message from you: two weeks ago she had an X-ray taken at another practice. She asks whether you can advise without a new examination, or whether she needs a referral from the previous practice.

Could you please give me a short instruction:

• Should I confirm the appointment on Friday or try to free an earlier slot?
• Should I ask the patient to bring the old X-ray with her or to obtain a referral?

I will then pass your answer confidentially on to the patient.

Thank you very much and best regards
Lisa Sommer
Dental Assistant / Reception

Understand the text:

1. Warum schreibt Frau Sommer die E-Mail an Dr. Keller? Beschreiben Sie die Situation der Patientin.

   (Why does Ms. Sommer write the email to Dr. Keller? Describe the patient’s situation.)

2. Welche zwei konkreten Fragen stellt Frau Sommer zu Termin und Unterlagen von Frau Novak?

   (Which two specific questions does Ms. Sommer ask about Mrs. Novak’s appointment and documents?)

Useful phrases:

1. vielen Dank für Ihre Nachricht. Zu Frau Novak kann ich sagen, dass …

   (Thank you for your message. Regarding Mrs. Novak I can say that …)

2. bitte lassen Sie den Termin am … und informieren Sie die Patientin, dass …

   (Please keep the appointment on … and inform the patient that …)

3. außerdem soll die Patientin bitte … mitbringen.

   (In addition, please ask the patient to bring ….)

1. Welche Aufgaben führt der Assistent in jeder Szene aus? (What tasks is the assistant performing in each scene?)
2. Welche Aufgaben würden Sie Ihrem Assistenten am Morgen vor Ihrer Ankunft in der Klinik zuweisen? (What tasks would you assign to your assistant in the morning before you arrive at the clinic?)
3. Was muss der Assistent am Ende des Tages tun, wenn Sie mit dem Patiententerminplan fertig sind? (What does the assistant have to do at the end of the day, when you have finished with the patient schedule?)

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Example phrases:

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Sobald sie in der Klinik ankommt, muss die Assistentin den Computer einschalten und den Tagesplan vorbereiten. As soon as she arrives at the clinic, the assistant must turn on the computer and prepare the schedule for the day.

Es ist sehr wichtig zu überprüfen, dass die prothetische Arbeit für die Patienten des Tages tatsächlich eingetroffen ist. It is very important to check that the prosthetic work for the day’s patients has indeed arrived.

Bevor der Zahnarzt kommt, stellt sie den Behandlungsstuhl niedriger und legt die grundlegenden Instrumente bereit, die benötigt werden, um den ersten Patienten zu behandeln. Before the dentist arrives, she lowers the dental chair and sets out the basic instruments needed to treat the first patient.

Sie muss die sterilisierten Instrumente herausnehmen und in den Schubladen verstauen. She must take out the sterilized instruments and store them in the drawers.

Am Ende des Tages muss der Zahnarztstuhl sauber und hochgestellt hinterlassen werden. At the end of the day, the dental chair must be left clean and raised.

Bevor die Klinik verlassen wird, muss der Autoklav gestartet werden, damit die verwendeten Instrumente für den nächsten Tag steril sind. Before leaving the clinic, the autoclave must be started so that the instruments used are sterile for the next day.

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