Exercise 1: Match a word

Instruction: Match the items that have a related meaning.

Einen Termin vereinbaren — Einen Termin machen (Schedule an appointment — Make an appointment)
Die Patientenakte — Die Patientendaten (Patient file — Patient records)
Die Instrumente sterilisieren — Die Instrumente desinfizieren (Sterilize the instruments — Disinfect the instruments)
Die Untersuchung durchführen — Den Mund untersuchen (Perform the examination — Examine the mouth)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Rundgang in der Zahnklinik

Fill in the gaps: Zahnmedizinische, Behandlungsraum, Rezeption, Wartezeit, Empfangsmitarbeiter, Wartezimmer, Versicherungskarte, Fachangestellte

(Tour of the Dental Clinic)

Dr. Weber ist neuer Zahnarzt in einer großen Zahnklinik. Heute zeigt ihm die Anna die wichtigsten Räume und erklärt die Aufgaben der Mitarbeiter.

Zuerst gehen sie zur . Hier arbeitet der . Er meldet die Patienten an, kontrolliert die und erklärt die . Im sitzen schon mehrere Patienten und warten auf ihren Termin. Dann gehen sie weiter in den . Dort untersucht Dr. Weber die Patienten, macht einen Behandlungsplan und erklärt die Behandlung. Anna bereitet den Raum vor, reicht Instrumente und achtet auf die Hygienevorschriften. Nebenan ist das Röntgenzimmer, dort macht die Assistentin die Röntgenaufnahmen. In der Sterilisationsabteilung werden alle Instrumente desinfiziert und sterilisiert. Am Ende des Tages geht Dr. Weber noch einmal zur Rezeption, klärt die Abrechnung und bespricht offene Fragen mit dem Team, damit die Zahnarztpraxis gut organisiert ist und die Patienten zufrieden sind.
Dr. Weber is a new dentist at a large dental clinic. Today the dental assistant Anna shows him the most important rooms and explains the staff members' duties.

First they go to the reception. The receptionist works there. He registers the patients, checks the insurance card and informs them about the waiting time. Several patients are already sitting in the waiting room, waiting for their appointments. Then they go on to the treatment room. There Dr. Weber examines the patients, creates a treatment plan and explains the procedure. Anna prepares the room, hands the instruments and follows the hygiene rules. Next door is the X-ray room, where the assistant takes the X-rays. In the sterilization area all instruments are disinfected and sterilized. At the end of the day Dr. Weber goes to reception again to settle billing and discuss any outstanding questions with the team so the practice stays well organized and the patients are satisfied.

  1. Welche Aufgaben hat der Empfangsmitarbeiter an der Rezeption?

    (What are the duties of the receptionist at reception?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Heute organisiere ich den Vormittag in unserer Zahnarztpraxis. An der Rezeption liegt das Patientenformular bereit. Im Warteraum sitzen zwei Personen und ich rufe die nächste Patientin auf. Im Behandlungsraum arbeitet die Zahnärztin mit der ZFA, und später führt ein Assistenzarzt bei einem neuen Patienten die Untersuchung durch. Danach gehen wir in den Röntgenraum. Im Sterilisationsraum sterilisiere ich die Instrumente und an der Anmeldung lege ich die Patientenakte für den nächsten Termin bereit.
(This morning I organize the schedule in our dental practice. The patient form is ready at reception. Two people are sitting in the waiting room and I call the next patient. In the treatment room the dentist works with the dental assistant (ZFA), and later a junior doctor performs the examination on a new patient. After that we go to the X‑ray room. In the sterilization room I sterilize the instruments, and at the front desk I prepare the patient file for the next appointment.)
True False

(The speaker prepares forms and files for upcoming appointments.)

(The junior doctor does not perform examinations; he only assists with treatments.)

(After the examination they go to the X‑ray room.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. An der Rezeption ______ ich den Patienten und vereinbare einen neuen Termin.

(At the reception desk ______ I greet the patient and make a new appointment.)

2. Dann ______ die Praxisleitung dem Patienten, wer für die Behandlungsplanung zuständig ist.

(Then ______ the practice manager explains to the patient who is responsible for treatment planning.)

3. Im Behandlungsraum ______ der Zahnarzt zuerst die Anamnese und fragt nach der Versicherungskarte.

(In the treatment room ______ the dentist first takes the medical history and asks to see the insurance card.)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Termin an der Rezeption verschieben

2

Patient fragt nach Rollen in der Praxis

Exercise 6: Discussion questions

Instruction: Answer the questions using the vocabulary from this chapter.

Useful expressions:

An der Anmeldung sage ich dem Patienten, dass … / Der Zahnarzt / Die Zahnärztin ist zuständig für … / Nach der Behandlung bekommt der Patient …

  1. Stellen Sie sich vor, ein neuer Patient kommt in die Praxis. Wie erklären Sie kurz, wo Rezeption/Anmeldung, Warteraum und Behandlungsraum sind?
    Imagine a new patient arrives at the practice. How would you briefly explain where the reception/check-in, the waiting room, and the treatment room are?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Ein Patient fragt: „Wer macht was hier in der Praxis?“ Erklären Sie kurz die Aufgaben des Zahnarztes und der Zahnmedizinischen Fachangestellten (ZFA).
    A patient asks, "Who does what here in the practice?" Briefly explain the roles of the dentist and the dental assistant (ZFA).

    __________________________________________________________________________________________________________

  3. Wie vereinbaren Sie am Telefon einen Termin mit einem neuen Patienten? Nennen Sie, welche Fragen Sie stellen und welche Informationen Sie geben.
    How would you make an appointment by phone with a new patient? Say which questions you would ask and what information you would give.

    __________________________________________________________________________________________________________

  4. Sie sind im Behandlungsraum. Was sagen Sie dem Patienten kurz zur geplanten Untersuchung oder Behandlung und zu den nächsten Schritten danach?
    You are in the treatment room. What would you briefly tell the patient about the planned exam or treatment and the next steps afterwards?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Betreff: Organisation in unserer Zahnarztpraxis

Liebe Frau / lieber Herr Doktor,

herzlich willkommen in unserer Praxis! Ich freue mich, dass Sie ab nächster Woche in unserem Team arbeiten.

Ich möchte Ihnen kurz erklären, wie wir die Räume und die Aufgaben organisieren:

  • Am Empfang / an der Rezeption arbeitet Frau König. Sie macht die Anmeldung, prüft die Versicherung, legt die Patientenakte an und vereinbart Termine.
  • Im Wartezimmer informiert die Sprechstundenhilfe unsere Patienten und versucht, die Wartezeit zu reduzieren.
  • Im Behandlungsraum arbeiten Sie mit unserer Dentalassistentin. Sie bereitet die Behandlung vor, legt die Instrumente bereit und hilft, die Behandlungszeiten einzuhalten.
  • Im Röntgenraum macht unser Prophylaxeassistent die Röntgenaufnahmen.
  • Nach jeder Behandlung desinfizieren wir den Raum und sterilisieren die Instrumente im Sterilisationsraum.

Bitte schreiben Sie mir kurz:

  • In welchen Behandlungszeiten (Tage und Uhrzeit) möchten Sie arbeiten?
  • Möchten Sie, dass wir vor der Behandlung immer ein kurzes Anamnesegespräch im Behandlungsraum vorbereiten?
  • Haben Sie noch Fragen zur Organisation oder zu den Rollen im Team (wer macht was)?

Vielen Dank und freundliche Grüße
Julia Meyer
Praxismanagerin

Subject: Organization in our dental practice

Dear Doctor,

Welcome to our practice! I am pleased that you will join our team starting next week.

I would like to briefly explain how we organize the rooms and the tasks:

  • At the reception Ms. König works. She handles registration, checks the insurance, creates the patient file, and schedules appointments.
  • In the waiting room the reception assistant informs our patients and tries to reduce waiting times.
  • In the treatment room you will work with our dental assistant. She prepares the treatment, arranges the instruments, and helps to keep to the scheduled treatment times.
  • In the X-ray room our prophylaxis assistant takes the X-rays.
  • After each treatment we disinfect the room and sterilize the instruments in the sterilization room.

Please write me briefly:

  • Which treatment hours (days and times) would you like to work?
  • Would you like us to always prepare a short medical history interview in the treatment room before each treatment?
  • Do you have any questions about the organization or the roles in the team (who does what)?

Thank you and best regards
Julia Meyer
Practice Manager

Useful phrases:

  1. vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich möchte gern …

    (Thank you for your e-mail. I would like to …)

  2. meine Behandlungszeiten sind …

    (My treatment hours are …)

  3. ich habe noch eine Frage zu …

    (I have one more question about …)

Liebe Frau Meyer,

vielen Dank für Ihre E-Mail und die Informationen zur Organisation in der Praxis.

Ich möchte gern von Montag bis Donnerstag arbeiten. Meine Behandlungszeiten sind:
- Montag und Mittwoch von 9:00 bis 16:00 Uhr
- Dienstag und Donnerstag von 11:00 bis 19:00 Uhr

Ein kurzes Anamnesegespräch vor jeder Behandlung finde ich sehr wichtig. Ich möchte das Anamnesegespräch im Behandlungsraum machen, bevor der Patient auf dem Behandlungsstuhl sitzt.

Ich habe noch eine Frage zu den Aufgaben: Erklärt die Sprechstundenhilfe im Wartezimmer auch die Wartezeit und informiert sie die Patienten, wenn sich ein Termin verspätet? Und wer entscheidet, ob ein Patient zum Spezialisten überwiesen wird?

Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort.

Freundliche Grüße

Dr. Maria Schneider
Dear Ms. Meyer,

Thank you for your e-mail and for the information about the practice organization.

I would like to work from Monday to Thursday. My treatment hours are:
- Monday and Wednesday from 9:00 to 16:00
- Tuesday and Thursday from 11:00 to 19:00

I consider a short medical history interview before each treatment very important. I would prefer the medical history interview to take place in the treatment room before the patient sits in the dental chair.

I have one more question about the tasks: Does the reception assistant in the waiting room also explain expected waiting times and inform patients if an appointment is delayed? And who decides whether a patient is referred to a specialist?

Thank you in advance for your reply.

Best regards,

Dr. Maria Schneider