Exercise 1: Match a word

Instruction: Match the items that have a related meaning.

Die Dringlichkeit — Die Priorität (urgency — priority)
Sofort — ohne Verzögerung (immediately — without delay)
anrufen — telefonieren (call — phone)
weiterleiten — an jemanden schicken (forward — send to someone)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Kurzinformation: Abläufe an Rezeption und Behandlungsstuhl

Fill in the gaps: Rezeption, weitergeleitet, Warteliste, Rückmeldung, nachfragen, Termin, Priorität, sofort, Überweisung

(Brief information: Procedures at reception and at the treatment chair)

Interne Kurzinformation für das Praxisteam: An der kurz Patientendaten prüfen, den bestätigen und bei Bedarf die ablegen. Ist die Praxis voll, kommt der Patient auf die . Bei akuten Schmerzen hat die Behandlung höhere als Routinekontrollen. In diesem Fall den Zahnarzt informieren.

Für die Zusammenarbeit am Behandlungsstuhl: Der Zahnarzt gibt kurze Signale. Die Assistenz gibt eine kurze : Was ist erledigt, was fehlt noch? Nachrichten von Patientenwerden an die richtige Person . Wenn etwas unklar ist, kurz und abklären. Alle halten den Ablauf im Blick und bleiben auf dem Laufenden.
Internal brief for the practice team: At reception, quickly check the patient’s details, confirm the appointment and, if necessary, file the referral. If the practice is full, place the patient on the waiting list. For acute pain, treatment takes precedence over routine check-ups. In that case, inform the dentist immediately.

For teamwork at the treatment chair: The dentist gives short signals (e.g. “suction”, “X‑ray”, “materials”). The assistant gives a brief update: What’s done, what’s still needed? Messages from patients (phone, e‑mail) are forwarded to the right person. If something is unclear, ask briefly and clarify. Everyone keeps an eye on the workflow and stays informed.

  1. Welche Schritte nennt der Text für die Arbeit an der Rezeption?

    (Which steps does the text list for work at reception?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Heute an der Rezeption ist viel los. Ein Patient ohne Überweisung steht an der Anmeldung und möchte sofort dran kommen. Bitte kläre kurz ab, ob er Schmerzen hat und wie dringend die Situation ist. Wenn es nicht dringend ist, setze ihn auf die Warteliste und vereinbare einen Termin für nächste Woche. Ruf ihn später an und bestätige den Termin. Gib mir bitte eine kurze Rückmeldung, damit ich auf dem Laufenden bin.
(Reception is very busy today. A patient without a referral is at the desk and wants to be seen immediately. Please quickly check whether they are in pain and how urgent the situation is. If it isn’t urgent, put them on the waiting list and schedule an appointment for next week. Call them later to confirm the appointment. Give me a brief update so I’m informed.)
True False

(The assistant should first find out whether the patient is in pain and how urgent the situation is.)

(The patient will definitely get an appointment today.)

(The speaker asks to confirm the appointment by phone later and to give a brief update.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Kannst du bitte den Patienten ___ und den Termin bestätigen?

(Could you please ___ the patient and confirm the appointment?)

2. Wenn ein Notfall kommt, ___ wir die Dringlichkeit sofort ab.

(If an emergency occurs, ___ we will assess the urgency immediately.)

3. Bitte ___ du die Nachricht von der Rezeption an den Behandler weiter?

(Could you ___ the message from reception on to the practitioner?)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Dringender Termin an Rezeption

2

Patient telefoniert wegen Warteliste

Exercise 6: Discussion questions

Instruction: Answer the questions using the vocabulary from this chapter.

Useful expressions:

Können Sie bitte kurz ... abklären und mir Rückmeldung geben? / Das ist dringend / nicht so dringend, bitte zuerst ... / Bitte halten Sie mich auf dem Laufenden und leiten Sie es weiter.

  1. Sie arbeiten am Behandlungsstuhl und die Rezeption meldet einen Anruf: Was sagen Sie Ihrer Assistenz, damit sie Priorität und Dringlichkeit richtig einschätzt?
    You’re at the treatment chair and reception tells you there’s a phone call: what do you say to your assistant so they can correctly judge its priority and urgency?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Ein Patient kommt zur Anmeldung mit einer Überweisung, aber ohne Termin: Was klären Sie kurz ab und wie geben Sie Ihrer Assistenz eine schnelle Rückmeldung?
    A patient arrives at reception with a referral but no appointment: what do you quickly check, and how do you give your assistant a brief update?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

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