2. Exercises
Exercise 1: Exam preparation
Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below
Kommunikation am Empfang in der Zahnarztpraxis
Words to use: Priorität, Anweisung, Termin, Nachricht, Befund, Anmeldung, Dringlichkeit, Checkliste, vereinbaren
(Reception communication in a dental practice)
Herr Dr. Keller ist Zahnarzt in einer Praxis in Berlin. Seine Assistentin heißt Frau Brandt. Sie arbeitet am Empfang und am Behandlungsstuhl.
Am Morgen kommt ein neuer Patient zur . Der Patient sagt: „Guten Morgen, ich habe heute um 9 Uhr einen bei Herrn Dr. Keller.“ Frau Brandt prüft den Computer und antwortet: „Ja, der Termin ist da. Bitte nehmen Sie kurz im Wartezimmer Platz.“ Sie gibt dem Zahnarzt eine kurze : „Neuer Patient ist da, keine Schmerzen, Routinekontrolle.“
Nach der ersten Behandlung spricht Herr Dr. Keller leise mit der Assistentin am Stuhl. Er sagt: „Bitte machen Sie eine kurze : Röntgenbild speichern, nächste Kontrolle in sechs Monaten und in die Karte schreiben.“ Frau Brandt wiederholt die , damit es keine Missverständnisse gibt.
Später ruft ein anderer Patient an. Er hat starke Schmerzen. Frau Brandt hört gut zu und fragt nach der . Dann sagt sie dem Zahnarzt schnell Bescheid. Zusammen entscheiden sie: „Dieser Patient hat , er kommt heute noch sofort dran.“ Danach ruft Frau Brandt eine andere Patientin an und muss den Termin verschieben. Sie erklärt ruhig die Situation und fasst sich kurz. Am Ende gibt sie Herrn Dr. Keller eine klare Rückmeldung über alle Nachrichten und Termine.Dr. Keller is a dentist at a practice in Berlin. His assistant is Ms. Brandt. She works at the reception desk and at the treatment chair.
In the morning a new patient comes to register. The patient says, “Good morning, I have an appointment with Dr. Keller today at 9:00.” Ms. Brandt checks the computer and replies, “Yes, your appointment is listed. Please take a seat in the waiting room for a moment.” She gives the dentist a brief message: “New patient is here, no pain, routine check-up.”
After the initial treatment Dr. Keller speaks quietly with the assistant at the chair. He says, “Please make a short checklist: save the X-ray image, schedule the next check-up in six months, and record the findings in the chart.” Ms. Brandt repeats the instruction to avoid any misunderstandings.
Later another patient calls. He is in severe pain. Ms. Brandt listens carefully and asks about the urgency. She then informs the dentist right away. Together they decide, “This patient has priority; he will be seen immediately today.” Afterwards Ms. Brandt calls a different patient to reschedule an appointment. She calmly explains the situation and keeps it brief. At the end of the day she gives Dr. Keller a clear summary of all messages and appointments.
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Warum hat der zweite Patient Priorität in der Praxis?
(Why does the second patient have priority at the practice?)
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Welche Aufgaben bekommt Frau Brandt nach der ersten Behandlung? Nennen Sie zwei.
(Which tasks does Ms. Brandt have after the first treatment? Name two.)
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Wie organisiert Frau Brandt die Kommunikation zwischen Patient und Zahnarzt im Laufe des Tages?
(How does Ms. Brandt manage communication between patients and the dentist throughout the day?)
Exercise 2: Multiple Choice
Instruction: Choose the correct solution
1. Am Empfang ______ ich der Patientin die Anmeldung und erkläre kurz den Ablaufplan.
(At the reception ______ I give the patient the registration and briefly explain the schedule.)2. Im Behandlungsraum ______ die Zahnärztin mich, den Befundbericht in die Patientenakte zu legen.
(In the treatment room ______ the dentist asks me to put the findings report into the patient's file.)3. Nach dem Beratungsgespräch ______ ich der Zahnärztin kurz die Rückmeldung der Patientin mit.
(After the consultation I ______ the dentist briefly on the patient's feedback.)4. Wenn ein Notfall kommt, ______ wir die Terminvereinbarungen neu und ändern die Priorität im Ablaufplan.
(If an emergency occurs, we ______ the appointments and change the priority in the schedule.)Exercise 3: Dialogue Cards
Instruction: Select a situation and practice the conversation with your teacher or fellow students.
Exercise 4: Discussion questions
Instruction: Answer the questions using the vocabulary from this chapter.
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Sie sind an der Rezeption. Ein Patient kommt ohne Termin und hat starke Schmerzen. Wie erklären Sie kurz die Situation und warum dieser Patient Priorität hat?
You are at the reception. A patient arrives without an appointment and is in severe pain. How do you briefly explain the situation and why this patient should be prioritized?
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Während der Behandlung brauchen Sie ein anderes Instrument. Wie bitten Sie Ihre Assistenz kurz und klar, das Instrument zu bringen?
During a treatment you need a different instrument. How do you ask your assistant, briefly and clearly, to bring the instrument?
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Ihre Assistenz soll einen Patienten anrufen, um den Termin zu verschieben. Wie geben Sie eine kurze, deutliche Anweisung, was sie dem Patienten sagen soll?
Your assistant needs to call a patient to reschedule an appointment. How do you give a short, clear instruction about what they should tell the patient?
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Sie sind in Behandlung und benötigen eine schnelle Rückmeldung von der Rezeption zur Warteliste. Wie fragen Sie nach und bitten darum, Sie auf dem Laufenden zu halten?
You are in treatment and need a quick update from reception about the waiting list. How do you ask for this and request to be kept informed?
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Exercise 5: Writing exercise
Instruction: Write 4 or 5 sentences explaining how you, as a dentist, communicate with your assistant at the reception desk and at the treatment chair.
Useful expressions:
Am Empfang informiere ich meine Assistenz über … / Für dringende Fälle mache ich Folgendes: … / Ich gebe meiner Assistenz die Anweisung, … / Am Ende des Tages bekomme ich eine Rückmeldung über …
Übung 6: Conversation exercise
Anleitung:
- Welche Aufgaben führt der Assistent in jeder Szene aus? (What tasks is the assistant performing in each scene?)
- Welche Aufgaben würden Sie Ihrem Assistenten am Morgen vor Ihrer Ankunft in der Klinik zuweisen? (What tasks would you assign to your assistant in the morning before you arrive at the clinic?)
- Was muss der Assistent am Ende des Tages tun, wenn Sie mit dem Patiententerminplan fertig sind? (What does the assistant have to do at the end of the day, when you have finished with the patient schedule?)
Teaching guidelines +/- 10 minutes
Example phrases:
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Sobald sie in der Klinik ankommt, muss die Assistentin den Computer einschalten und den Tagesplan vorbereiten. As soon as she arrives at the clinic, the assistant must turn on the computer and prepare the schedule for the day. |
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Es ist sehr wichtig zu überprüfen, dass die prothetische Arbeit für die Patienten des Tages tatsächlich eingetroffen ist. It is very important to check that the prosthetic work for the day’s patients has indeed arrived. |
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Bevor der Zahnarzt kommt, stellt sie den Behandlungsstuhl niedriger und legt die grundlegenden Instrumente bereit, die benötigt werden, um den ersten Patienten zu behandeln. Before the dentist arrives, she lowers the dental chair and sets out the basic instruments needed to treat the first patient. |
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Sie muss die sterilisierten Instrumente herausnehmen und in den Schubladen verstauen. She must take out the sterilized instruments and store them in the drawers. |
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Am Ende des Tages muss der Zahnarztstuhl sauber und hochgestellt hinterlassen werden. At the end of the day, the dental chair must be left clean and raised. |
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Bevor die Klinik verlassen wird, muss der Autoklav gestartet werden, damit die verwendeten Instrumente für den nächsten Tag steril sind. Before leaving the clinic, the autoclave must be started so that the instruments used are sterile for the next day. |
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