2. Exercises
Exercise 1: Rédiger de la correspondance
Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation
Email: You receive an email from your nursing supervisor about a change to the night rota. Reply to confirm, ask a question and propose a solution for a staffing problem.
Objet : Modification du planning de nuit – semaine prochaine
Bonjour Mme Dupont,
Je vous écris au sujet du planning pour le service de médecine. Nous avons un problème pour la semaine prochaine : deux infirmières sont en congé, et une collègue doit rester à la maison avec son enfant malade.
Pour assurer la permanence la nuit, je propose ce nouveau roulement :
- Lundi 22 : vous êtes de garde la nuit (21h – 7h).
- Mercredi 24 : vous prenez le service de nuit (21h – 7h) à la place de Mme Leroy.
- Vendredi 26 : vous restez sur votre poste habituel de jour (7h – 15h).
Je sais que cela change votre planning. Nous essayons de bien nous organiser dans l’équipe pour garder un bon niveau de service pour les patients.
Pouvez-vous me dire si vous êtes disponible pour ces trois jours ? Si ce n’est pas possible, merci de proposer un autre créneau ou une idée de remplacement (par exemple un échange de shift avec un collègue).
Enfin, je vous rappelle que la prise de service se fait toujours 15 minutes avant, pour la remise de service avec l’équipe précédente.
Merci pour votre réponse rapide.
Cordialement,
Marc Bernard
Cadre infirmier – Service de médecine
Subject: Change to the night schedule – next week
Hello Ms. Dupont,
I am writing about the schedule for the medical ward. We have an issue for next week: two nurses are on leave, and one colleague must stay home with her sick child.
To ensure coverage during the night, I propose this new rotation:
- Monday 22: you are on duty at night (9:00 pm – 7:00 am).
- Wednesday 24: you take the night shift (9:00 pm – 7:00 am) instead of Ms. Leroy.
- Friday 26: you remain on your usual day post (7:00 am – 3:00 pm).
I know this changes your schedule. We are trying to get well organized as a team to maintain a good level of service for the patients.
Can you tell me if you are available for these three days? If that is not possible, please suggest another time slot or a replacement option (for example, swapping a shift with a colleague).
Finally, I remind you that you should start your shift 15 minutes early for the handover with the previous team.
Thank you for your prompt reply.
Best regards,
Marc Bernard
Charge Nurse – Medical Ward
Understand the text:
-
Pourquoi le cadre infirmier doit-il modifier le planning de nuit pour la semaine prochaine ?
(Why does the charge nurse have to change the night schedule for next week?)
-
Que demande exactement M. Bernard à Mme Dupont dans son email ?
(What exactly does Mr. Bernard ask Ms. Dupont in his email?)
Useful phrases:
-
Je suis disponible pour…
(I am available for…)
-
Malheureusement, je ne peux pas travailler le…
(Unfortunately, I cannot work on…)
-
Est-ce possible de changer / d’échanger le shift avec… ?
(Is it possible to change / swap the shift with…?)
Merci pour votre message et pour le nouveau planning.
Je suis disponible pour la garde de nuit le lundi 22. Je peux aussi prendre le service de nuit le mercredi 24 à la place de Mme Leroy. Par contre, le vendredi 26 je dois garder mon fils l’après-midi, donc je préfère rester seulement sur le poste du matin (7h – 15h) comme prévu.
Si c’est nécessaire, je peux échanger un shift avec ma collègue Mme Martin la semaine suivante. Par exemple, je peux faire une autre nuit et elle peut prendre un jour.
Pouvez-vous me confirmer le planning final, s’il vous plaît ?
Cordialement,
Sophie Dupont
Hello Mr. Bernard,
Thank you for your message and for the new schedule.
I am available for the night duty on Monday the 22nd. I can also take the night shift on Wednesday the 24th instead of Ms. Leroy. However, on Friday the 26th I have to look after my son in the afternoon, so I would prefer to remain on the morning shift only (7:00 am – 3:00 pm) as planned.
If necessary, I can swap a shift with my colleague Ms. Martin the following week. For example, I could do another night and she could take a day shift.
Could you please confirm the final schedule?
Best regards,
Sophie Dupont
Exercise 2: Multiple Choice
Instruction: Choose the correct solution
1. Je ______ le planning des infirmiers et je vérifie que tout le monde commence à l’heure.
(Je ______ le planning des infirmiers et je vérifie que tout le monde commence à l’heure.)2. Ensuite, nous ______ la rotation des postes pour que chaque équipe ait une pause suffisante.
(Ensuite, nous ______ la rotation des postes pour que chaque équipe ait une pause suffisante.)3. Le soir, l’infirmière de nuit ______ la garde et reste disponible pour tout le service.
(Le soir, l’infirmière de nuit ______ la garde et reste disponible pour tout le service.)4. Si un collègue est malade, le remplaçant prend son poste et ______ la réunion de l’équipe au lendemain.
(Si un collègue est malade, le remplaçant prend son poste et ______ la réunion de l’équipe au lendemain.)Exercise 3: Dialogue Cards
Instruction: Select a situation and practice the conversation with your teacher or fellow students.
Exercise 4: Respond to the situation
Instruction: Practice in pairs or with your teacher.
1. 1) Vous êtes infirmier / infirmière. Votre cadre vous demande comment vous organisez votre journée de travail. Expliquez votre planning de travail : à quelle heure vous commencez, vos tâches principales, et quand vous faites une pause. (Utilisez : le planning, la journée, une pause)
(1) You are a nurse. Your supervisor asks how you organize your workday. Explain your schedule: what time you start, your main tasks, and when you take a break. (Use: le planning, la journée, une pause))Pour le planning,
(Regarding the schedule, ...)Example:
Pour le planning, je commence le matin à 7 heures. D’abord je fais la relève avec l’équipe de nuit, puis je fais les soins du matin. Je prends une pause vers 10 heures.
(Regarding the schedule, I start in the morning at 7:00. First I do the handover with the night team, then I perform the morning care. I take a break around 10:00.)2. 2) Un collègue est malade. Votre chef vous appelle et vous demande si vous pouvez faire le service de nuit demain. Répondez, dites si vous êtes disponible ou pas, et expliquez un peu votre situation. (Utilisez : le service de nuit, être disponible, demain)
(2) A colleague is sick. Your manager calls and asks if you can do the night shift tomorrow. Reply, say whether you are available or not, and briefly explain your situation. (Use: le service de nuit, être disponible, demain))Pour le service de nuit,
(About the night shift, ...)Example:
Pour le service de nuit, je suis disponible demain. Je peux commencer à 20 heures et je termine à 6 heures. Je dois juste m’organiser pour la garde de mes enfants.
(About the night shift, I am available tomorrow. I can start at 8:00 p.m. and finish at 6:00 a.m. I just need to arrange childcare.)3. 3) Vous arrivez à l’hôpital pour votre quart de travail et vous faites la relève avec un collègue. Expliquez rapidement comment s’est passé votre quart et parlez d’une priorité importante pour le prochain quart. (Utilisez : le quart de travail, la relève, la priorité)
(3) You arrive at the hospital for your shift and do the handover with a colleague. Briefly explain how your shift went and mention an important priority for the next shift. (Use: le quart de travail, la relève, la priorité))Pendant le quart de travail,
(During the shift, ...)Example:
Pendant le quart de travail, tout s’est bien passé. Je donne la relève : la priorité, c’est le patient de la chambre 12, il a besoin d’un contrôle de tension toutes les deux heures.
(During the shift, everything went well. I hand over: the priority is the patient in room 12; they need a blood pressure check every two hours.)4. 4) Vous ne pouvez pas finir une tâche administrative aujourd’hui. Vous devez envoyer un message à votre collègue pour expliquer que vous allez reporter la tâche à demain et pour proposer une petite organisation. (Utilisez : reporter une tâche, s’organiser, demain)
(4) You cannot finish an administrative task today. You must send a message to your colleague to explain that you will postpone the task until tomorrow and propose a brief plan. (Use: reporter une tâche, s’organiser, demain))Je dois reporter une tâche,
(I need to postpone a task, ...)Example:
Je dois reporter une tâche, je ne peux pas finir le dossier aujourd’hui. Je vais le faire demain matin. On peut s’organiser : je fais les dossiers et tu prends la réunion de service.
(I need to postpone a task; I can't finish the file today. I will do it tomorrow morning. We can organize it like this: I'll handle the files and you take the staff meeting.)Exercise 5: Writing exercise
Instruction: In 4 or 5 sentences, describe your ideal working day at the hospital or in your department, including your hours and your team.
Useful expressions:
Je commence mon travail à… / Dans mon service, je… / Je travaille en équipe avec… / Ma journée se termine quand…