Exercise 1: Match a word

Instruction: Match the items that have a related meaning.

La rotation des équipes — le changement d’équipe (La rotation des équipes — team rotation)
Le planning — le tableau des horaires (Le planning — duty roster)
Le remplacement — prendre le poste d’un collègue (Le remplacement — covering for a colleague)
La pause déjeuner — le temps pour déjeuner (La pause déjeuner — lunch break)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Une journée de travail à l’hôpital

Fill in the gaps: équipe, équipe, chef de service, pause, équipe, garde, service, équipe, relève, shift, planning

(A working day at the hospital)

Je suis infirmier dans un grand hôpital de Lyon. Mon est la médecine interne. Nous travaillons en et nous avons un . Il organise notre chaque semaine.

Aujourd’hui je fais le du matin. Ma commence à 7 heures. D’abord, nous faisons la avec l’ de nuit : nous parlons des patients et des soins importants. Après, je vérifie les médicaments et je prépare les dossiers pour la visite du médecin. À 10 heures, j’ai une petite pour boire un café. À midi, nous avons une courte réunion d’ pour planifier l’après-midi. Ma garde se termine à 15 heures, puis je donne les informations à l’ de l’après-midi.
I am a nurse at a large hospital in Lyon. My department is internal medicine. We work in a team and we have a head of department . He organizes our schedule every week.

Today I'm on the morning shift . My shift starts at 7:00. First, we do the handover with the night team : we talk about the patients and the important care. After that, I check the medications and prepare the files for the doctor's rounds. At 10:00 I have a short break to drink a coffee. At noon, we have a short team meeting to plan the afternoon. My shift ends at 3:00 p.m., then I hand over the information to the afternoon team .

  1. Quel type de service est décrit dans ce texte et dans quelle ville se trouve l’hôpital ?

    (What type of department is described in this text and in which city is the hospital located?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Cette semaine, je travaille au service de chirurgie. On a une rotation des équipes, donc je fais le quart du matin, de 6 h à 14 h. Je regarde le planning et j’attribue les rôles avec l’infirmière-chef. Aujourd’hui, il y a un remplacement, alors on se relaie sur un poste. Je respecte les horaires, mais je reporte une tâche après la pause déjeuner parce que la charge de travail est forte. Demain, j’ai une garde, mais pas d’astreinte.
(This week I’m working in the surgical ward. We rotate teams, so I’m on the morning shift, from 6:00 to 14:00. I check the rota and assign roles with the head nurse. Today there’s a replacement, so we’re sharing a post. I stick to the hours, but I postpone a task until after lunch because the workload is heavy. Tomorrow I’m on call, but I’m not on standby.)
True False

(She’s working this week in a hospital ward and starts very early in the morning.)

(Today the team is complete, so no one is covering for a colleague.)

(Tomorrow she has to be at the hospital for an on-call shift, but she isn’t on standby.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Je ______ le planning des infirmiers et je vérifie que tout le monde commence à l’heure.

(Je ______ le planning des infirmiers et je vérifie que tout le monde commence à l’heure.)

2. Ensuite, nous ______ la rotation des postes pour que chaque équipe ait une pause suffisante.

(Ensuite, nous ______ la rotation des postes pour que chaque équipe ait une pause suffisante.)

3. Le soir, l’infirmière de nuit ______ la garde et reste disponible pour tout le service.

(Le soir, l’infirmière de nuit ______ la garde et reste disponible pour tout le service.)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Changer un planning de garde

2

Réorganiser une réunion d’équipe

Exercise 6: Discussion questions

Instruction: Answer the questions using the vocabulary from this chapter.

Useful expressions:

En général, je fais un shift de… / Dans mon service, nous planifions les horaires avec… / D’abord, je priorise les tâches importantes comme…

  1. Décrivez une journée de travail typique à l’hôpital. Quelles sont deux tâches importantes que vous faites souvent ?
    Describe a typical workday at the hospital. What are two important tasks you frequently do?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Comment votre équipe organise-t-elle les rotations ? Par exemple, comment décidez-vous qui travaille le matin, l’après-midi ou la nuit ?
    How does your team organize rotations? For example, how do you decide who works the morning, afternoon, or night shift?

    __________________________________________________________________________________________________________

  3. Que faites-vous quand la charge de travail est trop importante dans votre service ? Comment priorisez-vous les tâches ?
    What do you do when the workload in your department is too heavy? How do you prioritize tasks?

    __________________________________________________________________________________________________________

  4. Parlez d’une réunion de service récente : quand a‑t‑elle eu lieu et quel était le sujet principal ?
    Describe a recent department meeting: when did it take place and what was the main topic?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Objet : Modification du planning de nuit – semaine prochaine

Bonjour Mme Dupont,

Je vous écris au sujet du planning pour le service de médecine. Nous avons un problème pour la semaine prochaine : deux infirmières sont en congé, et une collègue doit rester à la maison avec son enfant malade.

Pour assurer la permanence la nuit, je propose ce nouveau roulement :

  • Lundi 22 : vous êtes de garde la nuit (21h – 7h).
  • Mercredi 24 : vous prenez le service de nuit (21h – 7h) à la place de Mme Leroy.
  • Vendredi 26 : vous restez sur votre poste habituel de jour (7h – 15h).

Je sais que cela change votre planning. Nous essayons de bien nous organiser dans l’équipe pour garder un bon niveau de service pour les patients.

Pouvez-vous me dire si vous êtes disponible pour ces trois jours ? Si ce n’est pas possible, merci de proposer un autre créneau ou une idée de remplacement (par exemple un échange de shift avec un collègue).

Enfin, je vous rappelle que la prise de service se fait toujours 15 minutes avant, pour la remise de service avec l’équipe précédente.

Merci pour votre réponse rapide.

Cordialement,
Marc Bernard
Cadre infirmier – Service de médecine

Subject: Change to the night schedule – next week

Hello Ms. Dupont,

I am writing about the schedule for the medical ward. We have an issue for next week: two nurses are on leave, and one colleague must stay home with her sick child.

To ensure coverage during the night, I propose this new rotation:

  • Monday 22: you are on duty at night (9:00 pm – 7:00 am).
  • Wednesday 24: you take the night shift (9:00 pm – 7:00 am) instead of Ms. Leroy.
  • Friday 26: you remain on your usual day post (7:00 am – 3:00 pm).

I know this changes your schedule. We are trying to get well organized as a team to maintain a good level of service for the patients.

Can you tell me if you are available for these three days? If that is not possible, please suggest another time slot or a replacement option (for example, swapping a shift with a colleague).

Finally, I remind you that you should start your shift 15 minutes early for the handover with the previous team.

Thank you for your prompt reply.

Best regards,
Marc Bernard
Charge Nurse – Medical Ward

Useful phrases:

  1. Je suis disponible pour…

    (I am available for…)

  2. Malheureusement, je ne peux pas travailler le…

    (Unfortunately, I cannot work on…)

  3. Est-ce possible de changer / d’échanger le shift avec… ?

    (Is it possible to change / swap the shift with…?)

Bonjour M. Bernard,

Merci pour votre message et pour le nouveau planning.

Je suis disponible pour la garde de nuit le lundi 22. Je peux aussi prendre le service de nuit le mercredi 24 à la place de Mme Leroy. Par contre, le vendredi 26 je dois garder mon fils l’après-midi, donc je préfère rester seulement sur le poste du matin (7h – 15h) comme prévu.

Si c’est nécessaire, je peux échanger un shift avec ma collègue Mme Martin la semaine suivante. Par exemple, je peux faire une autre nuit et elle peut prendre un jour.

Pouvez-vous me confirmer le planning final, s’il vous plaît ?

Cordialement,

Sophie Dupont
Hello Mr. Bernard,

Thank you for your message and for the new schedule.

I am available for the night duty on Monday the 22nd. I can also take the night shift on Wednesday the 24th instead of Ms. Leroy. However, on Friday the 26th I have to look after my son in the afternoon, so I would prefer to remain on the morning shift only (7:00 am – 3:00 pm) as planned.

If necessary, I can swap a shift with my colleague Ms. Martin the following week. For example, I could do another night and she could take a day shift.

Could you please confirm the final schedule?

Best regards,

Sophie Dupont