2. Exercises
Exercise 1: Rédiger de la correspondance
Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation
E-mail: You receive an email from your department head at the hospital about the rota planning; you must reply with your availability and a proposal to swap a shift or not.
Onderwerp: Planning diensten komende week
Beste collega,
Volgende week is de planning op de afdeling erg strak. Er zijn veel patiënten en twee collega’s hebben zich afgemeld voor hun nachtdienst.
In het rooster sta jij nu zo ingepland:
- Maandag: dagdienst (07.00 – 15.30)
- Woensdag: avonddienst (15.00 – 23.30)
- Vrijdag: dagdienst (07.00 – 15.30)
We zoeken nog iemand voor een extra nachtdienst op dinsdag (23.00 – 07.30). Kun jij je hiervoor aanmelden? Natuurlijk krijg je daar later een andere dienst voor terug, zodat je uren kloppen.
Als je niet kunt, is dat geen probleem, maar laat mij dan even weten op welke dagen je wél beschikbaar bent voor een extra dienst in deze week. Dan kan ik de diensten beter inplannen en de taken verdelen in het team.
Graag je reactie vóór morgen 16.00 uur, zodat ik de planning kan afronden en de dienstdoende verpleegkundigen goed kan informeren bij de overdracht.
Met vriendelijke groet,
Marieke de Jong
Afdelingshoofd Interne Geneeskunde
Subject: Shift schedule for the coming week
Dear colleague,
The schedule on the ward is very tight next week. There are many patients and two colleagues have called off for their night shift.
In the roster you are currently scheduled as follows:
- Monday: day shift (07:00 – 15:30)
- Wednesday: evening shift (15:00 – 23:30)
- Friday: day shift (07:00 – 15:30)
We are still looking for someone to cover an extra night shift on Tuesday (23:00 – 07:30). Can you sign up for this? Of course you will be given another shift later in return so your hours balance out.
If you cannot, that is not a problem, but please let me know on which days you are available for an extra shift this week. That way I can better schedule the shifts and distribute the tasks within the team.
Please reply before tomorrow at 16:00 so I can finalize the schedule and properly inform the nurses on duty at the handover.
Kind regards,
Marieke de Jong
Head of Department, Internal Medicine
Understand the text:
-
Waarom schrijft Marieke deze e-mail aan de collega?
(Why does Marieke write this email to the colleague?)
-
Wat vraagt Marieke precies over de nachtdienst op dinsdag en de beschikbaarheid in die week?
(What exactly does Marieke ask about the night shift on Tuesday and about availability that week?)
Useful phrases:
-
Bedankt voor uw e-mail over de planning.
(Thank you for your email about the schedule.)
-
Ik kan wel / niet werken op...
(I can / cannot work on...)
-
Ik ben beschikbaar voor een extra dienst op...
(I am available for an extra shift on...)
Bedankt voor uw e-mail over de planning van volgende week.
Ik kan helaas niet werken in de nachtdienst op dinsdag. Op woensdagnacht kan ik wél een extra dienst doen. Donderdagavond ben ik ook beschikbaar.
Als het nodig is, kan ik op vrijdag ruilen: ik kan dan in de avonddienst werken in plaats van de dagdienst.
Kunt u laten weten of dit helpt voor de planning?
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
Verpleegkundige
Dear Marieke,
Thank you for your email about next week's schedule.
Unfortunately I cannot work the night shift on Tuesday. I can do an extra shift on Wednesday night. I am also available on Thursday evening.
If needed, I can swap on Friday: I can work the evening shift instead of the day shift.
Could you let me know if this helps with the scheduling?
Kind regards,
[Your name]
Nurse
Exercise 2: Multiple Choice
Instruction: Choose the correct solution
1. Ik ___ mij elke ochtend om zeven uur aan bij de balie voor mijn dienst.
(I ___ at the desk every morning at seven o'clock for my shift.)2. De planner ___ mij morgen in de nachtdienst in omdat ik dan beschikbaar ben.
(The scheduler ___ me for the night shift tomorrow because I am available then.)3. Als ik ziek ben, ___ ik mijn dienst zo vroeg mogelijk af.
(If I am sick, ___ my shift as early as possible.)4. Aan het einde van de dienst ___ ik de zorg voor mijn patiënten ___ aan de nachtdienst.
(At the end of the shift ___ I the care of my patients ___ to the night shift.)Exercise 3: Dialogue Cards
Instruction: Select a situation and practice the conversation with your teacher or fellow students.
Exercise 4: Respond to the situation
Instruction: Practice in pairs or with your teacher.
1. Je collega van de avonddienst belt je. Zij is ziek en kan niet komen. Jij belt de planner van het ziekenhuis om dit te melden en te vragen naar een oplossing. (Gebruik: De dienst, De vervanging, De beschikbaarheid)
(Your colleague from the evening shift calls to say she is sick and cannot come in. You call the hospital scheduler to report this and ask for a solution. (Use: De dienst, De vervanging, De beschikbaarheid))Voor de vervanging
(Voor de vervanging ...)Example:
Voor de vervanging van de dienst van vanavond kunt u mijn beschikbaarheid noteren. Ik kan langer blijven als het nodig is, maar misschien is er ook een andere collega vrij.
(Voor de vervanging van de dienst van vanavond kunt u mijn beschikbaarheid noteren. Ik kan eventueel langer blijven als dat nodig is, maar misschien is er ook een andere collega vrij.)2. Je teamleider vraagt hoe jouw week er precies uitziet. Leg kort je diensten uit, zodat hij het dienstrooster kan controleren. (Gebruik: De dagdienst, De nachtdienst, Het dienstrooster)
(Your team leader asks what your week looks like exactly. Briefly explain your shifts so they can check the duty roster. (Use: De dagdienst, De nachtdienst, Het dienstrooster))In het dienstrooster
(In het dienstrooster ...)Example:
In het dienstrooster sta ik maandag en dinsdag in de dagdienst, en woensdag in de nachtdienst. Donderdag en vrijdag ben ik vrij.
(In het dienstrooster sta ik maandag en dinsdag op de dagdienst en woensdag op de nachtdienst. Donderdag en vrijdag ben ik vrij.)3. Je moet samen met een nieuwe collega afspreken wanneer jullie overleg hebben om de patiënten te bespreken. Stel een moment voor dat in de planning past. (Gebruik: Afspreken, Het overleg, Inplannen)
(You need to arrange with a new colleague when to meet to discuss the patients. Propose a time that fits the schedule. (Use: Afspreken, Het overleg, Inplannen))Voor het overleg
(Voor het overleg ...)Example:
Voor het overleg kunnen we morgen na de pauze afspreken. Dan kunnen we een half uur inplannen om alle patiënten rustig te bespreken.
(Voor het overleg kunnen we morgen na de pauze afspreken. Dan kunnen we een half uur inplannen om alle patiënten rustig te bespreken.)4. Aan het einde van jouw nachtdienst komt de collega voor de dagdienst. Leg kort uit welke taken jij hebt gedaan en wat zij nog moet doen. (Gebruik: Overdragen, Verantwoordelijk, Samenwerken)
(At the end of your night shift the day-shift colleague arrives. Briefly explain which tasks you have completed and what she still needs to do. (Use: Overdragen, Verantwoordelijk, Samenwerken))Bij het overdragen
(Bij het overdragen ...)Example:
Bij het overdragen vertel ik dat ik verantwoordelijk was voor kamer 10 tot en met 15. De wonden zijn verschoond, maar de medicatie van 8 uur moet jij nog geven. Als er vragen zijn, schrijf ik het in het dossier, zodat we goed kunnen samenwerken.
(Bij het overdragen geef ik door dat ik verantwoordelijk was voor kamer 10 tot en met 15. De wonden zijn ververst, maar de medicatie van 8 uur moet jij nog geven. Als er vragen zijn, noteer ik het in het dossier zodat we goed kunnen samenwerken.)Exercise 5: Writing exercise
Instruction: Write 4 or 5 sentences about your own workday or study day: what time do you start, which tasks do you have, and how do you plan your breaks or appointments?
Useful expressions:
Ik begin om ... uur met ... / Mijn belangrijkste taken zijn ... / In de pauze ... / Aan het einde van de dag ...