Exercise 1: Match a word

Instruction: Match the items that have a related meaning.

die Nachtschicht — nachts Dienst haben (die Nachtschicht — the night shift)
der Dienstplan — Plan für die Schichten (der Dienstplan — shift schedule)
die Teamarbeit — mit Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten (die Teamarbeit — teamwork (working with colleagues))
jemanden vertreten — den Dienst für jemanden übernehmen (jemanden vertreten — to cover someone’s shift)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Arbeiten im Krankenhaus: Dienstplan und Schichten

Fill in the gaps: vertreten, Nachtschicht, Frühschicht, Spätschicht, Dienstschluss, verschieben, Übergabe, Dienstbeginn, Schichtleitung, Dienstplan, übernehme

(Working in the Hospital: Duty Roster and Shifts)

Ich bin Sara und ich arbeite als Krankenschwester in einem großen Krankenhaus in München. Ich habe , und manchmal . Mein ist bei der Frühschicht um sechs Uhr. Der ist um vierzehn Uhr.

Morgens lese ich zuerst den . Dort sehe ich, auf welcher Station ich arbeite und wer heute ist. Dann mache ich die mit dem Team von der Nachtschicht. Wir sprechen über die Patienten: Wer hat Schmerzen, wer braucht heute eine Operation, wer hat Fieber.

Ich arbeite selten allein. Im Team sind Pflegekräfte, Ärzte und Physiotherapeuten. Wir planen zusammen die Arbeit. Manchmal muss ich eine Kollegin , weil sie krank ist. Dann ich ihre Patienten. Wenn ich Termine muss, spreche ich zuerst mit der Schichtleitung.

Am Abend mache ich wieder eine Übergabe an die Kollegen aus der Spätschicht oder Nachtschicht. Eine gute Organisation ist sehr wichtig, damit die Patienten immer gute Pflege bekommen.
My name is Sara and I work as a nurse in a large hospital in Munich. I work the early shift, the late shift and sometimes the night shift. My early shift starts at six o'clock. My shift ends at two o'clock in the afternoon.

In the morning I first read the duty roster. There I see which ward I am assigned to and who is the shift leader today. Then I do the handover with the team coming off the night shift. We talk about the patients: who has pain, who needs an operation today, who has a fever.

I rarely work alone. The team includes nurses, doctors and physiotherapists. We plan the work together. Sometimes I have to cover for a colleague because she is ill. Then I take over her patients. If I need to reschedule appointments, I first speak with the shift leader.

In the evening I hand over to the colleagues on the late or night shift. Good organization is very important so that patients always receive good care.

  1. Warum liest Sara morgens zuerst den Dienstplan?

    (Why does Sara read the duty roster first thing in the morning?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Heute habe ich Frühschicht im Krankenhaus. Ich bin um sechs Uhr da und schaue zuerst in den Dienstplan. Dann mache ich mit dem Team die Übergabe und wir sprechen kurz die Aufgabenverteilung ab. Später teile ich die Pausen ein, damit immer jemand auf der Station ist. Am Nachmittag gibt es einen Schichtwechsel zur Spätschicht. Eine Kollegin ist krank, deshalb vertrete ich sie und mache eine Stunde Überstunden. Heute Nacht habe ich keine Bereitschaft.
(Today I have the early shift at the hospital. I arrive at six o’clock and first check the duty roster. Then I do the handover with the team and we briefly go over who does which tasks. Later I schedule the breaks so there is always someone on the ward. In the afternoon there is a changeover to the late shift. A colleague is sick, so I cover for her and do an extra hour of overtime. Tonight I am not on call.)
True False

(She is working this morning and starts very early.)

(At the shift change she takes over the night shift.)

(Because of the sick colleague, she works longer than planned.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Ich ___ heute den Dienstplan und teile die Pflegekräfte für Frühschicht und Spätschicht ein.

(Ich ___ heute den Dienstplan und teile die Pflegekräfte für Frühschicht und Spätschicht ein.)

2. Morgen ___ meine Kollegin die Einsätze auf der Station und spricht die Schichtwechsel mit dem Team ab.

(Morgen ___ meine Kollegin die Einsätze auf der Station und spricht die Schichtwechsel mit dem Team ab.)

3. Am Wochenende ___ ich einen Kollegen, weil er Nachtschicht hat und mehr Zeit für die Schichtübergabe braucht.

(Am Wochenende ___ ich einen Kollegen, weil er Nachtschicht hat und mehr Zeit für die Schichtübergabe braucht.)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Dienst tauschen wegen Arzttermin

2

Schichtwechsel und Aufgabenverteilung

Exercise 6: Discussion questions

Instruction: Answer the questions using the vocabulary from this chapter.

Useful expressions:

Ich habe heute Frühschicht/Spätschicht/Nachtschicht und meine Aufgaben sind … / Im Dienstplan steht, dass ich heute Dienst habe oder frei bin. / Bei der Übergabe sage ich kurz, welche Patienten wichtig sind und welche Aufgaben bleiben …

  1. Wie sieht Ihr typischer Arbeitstag im Krankenhaus aus? Nennen Sie zwei oder drei wichtige Aufgaben.
    What does your typical workday at the hospital look like? Name two or three key tasks.

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Welche Schicht finden Sie persönlich am schwierigsten – Frühschicht, Spätschicht oder Nachtschicht? Warum?
    Which shift do you personally find the most difficult — the morning, the evening, or the night shift? Why?

    __________________________________________________________________________________________________________

  3. Was sagen Sie bei der Übergabe am Ende Ihrer Schicht kurz zur Patientenlage oder zu wichtigen Aufgaben?
    What do you briefly say during handover at the end of your shift about patients' conditions or important tasks?

    __________________________________________________________________________________________________________

  4. Stellen Sie sich vor, eine Kollegin ist krank. Wie würden Sie im Team die Schichten oder Aufgaben neu verteilen? Beschreiben Sie kurz.
    Imagine a colleague is sick. How would your team redistribute the shifts or tasks? Describe briefly.

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Betreff: Spätschicht am Freitag, 15. März

Liebe Frau Novak,

am Freitag, den 15.03., sind Sie laut Dienstplan in der Spätschicht (14:00–22:00 Uhr) auf Station 3A eingeteilt.

Ihre Kollegin Frau Schneider hat mich heute angesprochen. Sie kann an diesem Tag aus privaten Gründen keine Frühschicht machen und fragt, ob Sie mit ihr die Schicht tauschen können. Sie würde dann Ihre Spätschicht übernehmen, und Sie würden die Frühschicht (6:00–14:00 Uhr) machen.

Bitte schreiben Sie mir heute bis 16:00 Uhr kurz, ob Sie den Schichttausch akzeptieren können oder ob es bei Ihnen wegen Arbeitszeit oder Pausenregelung Probleme gibt. Wenn Sie möchten, können wir den Dienst auch auf einen anderen Tag verschieben oder eine andere Vertretung suchen.

Vielen Dank für Ihre flexible und kooperative Mitarbeit.

Freundliche Grüße
Sabine Keller
Stationsleitung, Station 3A

Subject: Late shift on Friday, March 15

Dear Ms. Novak,

On Friday, 15.03., according to the duty roster you are scheduled for the late shift (14:00–22:00) on ward 3A.

Your colleague Ms. Schneider spoke to me today. For personal reasons she cannot do the early shift on that day and asks whether you can swap shifts with her. She would then take your late shift, and you would do the early shift (06:00–14:00).

Please let me know briefly by 16:00 today whether you can accept the shift swap or whether there are problems for you because of working hours or the break regulations. If you prefer, we can also postpone the shift to another day or look for another replacement.

Thank you for your flexible and cooperative support.

Kind regards
Sabine Keller
Ward Manager, Ward 3A

Useful phrases:

  1. vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich kann …

    (Thank you for your email. I can …)

  2. leider kann ich die Schicht nicht tauschen, weil …

    (Unfortunately I cannot swap the shift because …)

  3. können wir vielleicht … ändern/verschieben?

    (Could we perhaps change/postpone …?)

Liebe Frau Keller,

vielen Dank für Ihre E-Mail und die Information zum Dienstplan.

Ich kann am Freitag, den 15.03., die Frühschicht von 6:00 bis 14:00 Uhr übernehmen. Für mich ist der Schichttausch mit Frau Schneider in Ordnung. Die Arbeitszeit und die Pausenregelung sind für mich kein Problem.

Bitte ändern Sie den Dienstplan entsprechend. Wenn noch Fragen sind, können Sie mir gern schreiben.

Freundliche Grüße

Anna Novak
Dear Ms. Keller,

Thank you for your email and the information about the duty roster.

I can take the early shift from 06:00 to 14:00 on Friday, March 15. The shift swap with Ms. Schneider is fine with me. The working hours and the break regulations are not a problem for me.

Please update the duty roster accordingly. If you have any further questions, feel free to contact me.

Kind regards,

Anna Novak