1. Language immersion
Dentistry 14.1 Activity
Guided tour of a dental practice
3. Exercises
Exercise 1: Writing correspondence
Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation
Email: You receive an email from your new dental assistant asking for details to organise the clinic spaces before opening; reply to confirm the arrangements and explain where patient reception takes place and the duties of each person.
Objet : Organisation des espaces avant l’ouverture
Bonjour Docteur,
Je suis très contente de commencer avec vous dans la nouvelle clinique dentaire.
Pour bien préparer l’ouverture, j’ai besoin de quelques précisions :
- Pour les patients, est‑ce qu’ils entrent par l’entrée principale et vont directement à l’accueil, ou bien ils attendent d’abord dans la salle d’attente ?
- Nous avons trois boxes cliniques. Dans quel box voulez‑vous travailler en général ? Et lequel sera pour l’hygiéniste ?
- La salle de radiographie est au fond du couloir clinique. Voulez‑vous que je prépare un petit plan pour expliquer le trajet aux nouveaux patients ?
- Pour la salle de stérilisation et le stockage, comment voulez‑vous organiser les instruments stériles pour bien assurer la traçabilité ?
Je dois aussi expliquer aux patients « qui fait quoi » dans la clinique. Pouvez‑vous confirmer :
- Vous : chirurgien‑dentiste, responsable des diagnostics et des soins complexes, parfois au bloc opératoire.
- Moi : assistante dentaire, préparation du fauteuil, aide au fauteuil, stérilisation des instruments.
- La secrétaire à l’accueil : rendez‑vous, dossiers administratifs, paiement.
Avec ces informations, je peux préparer une petite affiche simple pour les patients, à l’entrée et dans la salle d’attente.
Merci beaucoup pour vos réponses.
Cordialement,
Nadia Ben Amar
Assistante dentaire
Subject: Organization of the spaces before opening
Hello Doctor,
I am very happy to start working with you at the new dental clinic.
To prepare properly for the opening, I need a few clarifications:
- For patients, do they enter through the main entrance and go straight to reception, or do they wait first in the waiting room?
- We have three treatment rooms. In which room would you normally like to work? Which one will be used by the hygienist?
- The x-ray room is at the end of the clinical corridor. Would you like me to prepare a small map to show new patients the way?
- For the sterilization room and storage, how would you like sterile instruments organized to ensure proper traceability?
I also need to explain to patients “who does what” in the clinic. Can you confirm:
- You: dental surgeon, responsible for diagnoses and complex treatments, sometimes operating in the operating room.
- Me: dental assistant, preparing the chair, assisting chairside, and sterilizing instruments.
- The receptionist at reception: appointments, administrative records, and payments.
With this information, I can prepare a simple poster for patients to display at the entrance and in the waiting room.
Thank you very much for your answers.
Kind regards,
Nadia Ben Amar
Dental Assistant
Understand the text:
-
Quelles informations Nadia demande sur le trajet des patients et sur la salle de radiographie ?
(What information does Nadia ask about the patients' route and the x-ray room?)
-
Comment Nadia décrit-elle les rôles des trois personnes qui travaillent dans la clinique ?
(How does Nadia describe the roles of the three people who work in the clinic?)
Useful phrases:
-
Bonjour Nadia, merci pour votre message.
(Hello Nadia, thank you for your message.)
-
Les patients entrent par… et ensuite ils…
(Patients enter through... and then they...)
-
Pour résumer, dans notre clinique : …
(To summarize, in our clinic: ...)
Merci pour votre message et votre aide pour l’organisation.
Les patients entrent par l’entrée principale et vont d’abord à l’accueil pour confirmer le rendez-vous. Ensuite, ils vont dans la salle d’attente jusqu’à ce que je viens les chercher. À l’accueil, la secrétaire explique déjà un peu le fonctionnement.
Pour les boxes cliniques : je travaille surtout dans le box 2. Le box 1 sera pour l’hygiéniste et le box 3 pour les urgences et les soins simples. Dans chaque box, il y a un fauteuil, le matériel rotatif et le petit stockage du matériel.
La salle de radiographie est bien au fond du couloir clinique. Oui, un petit plan pour les patients est une très bonne idée. Nous pouvons mettre ce plan à l’accueil et dans la salle d’attente.
Pour la salle de stérilisation, je veux une organisation très claire. Les instruments sales vont d’abord dans le bac de décontamination. Après le passage en machine, nous rangeons les instruments stériles dans les armoires fermées, avec des étiquettes et la date, pour bien assurer la traçabilité.
Pour résumer les rôles :
- Moi : diagnostics, plans de traitement, soins complexes et interventions au bloc opératoire.
- Vous : préparation du fauteuil, assistance pendant les soins, nettoyage et stérilisation des instruments.
- La secrétaire : accueil des patients, rendez-vous, facturation et dossiers administratifs.
Avec ces informations, vous pouvez préparer l’affiche. Nous la corrigerons ensemble avant de l’imprimer.
Cordialement,
Dr Martin Leclerc
Chirurgien-dentiste
Hello Nadia,
Thank you for your message and for helping with the organization.
Patients enter through the main entrance and first go to reception to confirm their appointment. Then they wait in the waiting room until I come to get them. At reception, the receptionist gives them a brief explanation of how things work.
About the treatment rooms: I usually work in room 2. Room 1 will be for the hygienist and room 3 for emergencies and simple treatments. Each room has a dental chair, rotary equipment, and a small storage area for supplies.
The x-ray room is indeed at the end of the clinical corridor. Yes, a small map for patients is a very good idea. We can place it at reception and in the waiting room.
For the sterilization room, I want a very clear system. Dirty instruments should go first into the decontamination sink. After machine processing, we store sterile instruments in closed cabinets with labels and dates to ensure proper traceability.
To summarize the roles:
- Me: diagnoses, treatment plans, complex treatments, and procedures in the operating room.
- You: preparing the chair, assisting during treatments, cleaning and sterilizing instruments.
- The receptionist: welcoming patients, scheduling appointments, billing, and handling administrative records.
With this information, you can prepare the poster. We will proof it together before printing.
Kind regards,
Dr Martin Leclerc
Dental Surgeon
Exercise 2: Multiple Choice
Instruction: Choose the correct solution
1. L’accueil ____ les patients dès leur arrivée pour leur expliquer le déroulement de la consultation.
(The reception ____ patients as soon as they arrive to explain how the consultation will proceed.)2. Le dentiste ____ le scanner intra-oral pour vérifier la santé des dents.
(The dentist ____ the intra-oral scanner to check the condition of the teeth.)3. Nous ____ la salle de stérilisation chaque matin avant l’ouverture de la clinique.
(We ____ the sterilization room every morning before the clinic opens.)4. Le personnel ____ la traçabilité du matériel pour garantir la sécurité des patients.
(The staff ____ the traceability of the equipment to guarantee patient safety.)Exercise 3: Dialogue Cards
Instruction: Select a situation and practice the conversation with your teacher or fellow students.
Exercise 4: Discussion questions
Instruction: Answer the questions using the vocabulary from this chapter.
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Pouvez-vous décrire brièvement le parcours du patient depuis l'entrée principale jusqu'à la salle d'attente dans votre cabinet idéal ?
Can you briefly describe the patient's path from the main entrance to the waiting room in your ideal practice?
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Expliquez en une ou deux phrases comment vous organisez le couloir clinique et les box pour faciliter le travail de l'équipe.
In one or two sentences, explain how you arrange the clinical corridor and treatment rooms/booths to make the team's work easier.
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Comment présentez-vous en quelques mots à un nouveau patient les membres de l'équipe et leurs rôles dans la clinique ?
In a few words, how would you introduce the team members and their roles in the clinic to a new patient?
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Comment, dans votre pratique, vous assurez-vous que les instruments passent correctement par la salle de stérilisation avant de revenir au fauteuil ?
In your practice, how do you ensure that instruments properly go through the sterilization room before returning to the dental chair?
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Exercise 5: Writing exercise
Instruction: In 5 or 6 sentences, describe how you would organize the spaces and roles in your ideal dental practice so that patients feel well welcomed.
Useful expressions:
Dans mon cabinet idéal, il y a… / Le rôle de l’assistante est de… / Les patients passent d’abord par… / Pour la sécurité et l’hygiène, nous…
Exercice 6: Conversation exercise
Instruction:
- Quel rôle le dentiste et l'assistant jouent-ils sur chaque photo ? (What role are the dentist and the assistant performing in each photo?)
- Identifiez les endroits où ils exercent ces fonctions. (Identify the places where they are performing these functions.)
- Quel est le protocole de votre clinique pour garantir la meilleure expérience possible aux patients ? (What is your clinic protocol to ensure the best possible patient experience?)
Teaching guidelines +/- 10 minutes
Example phrases:
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L'assistant accompagne le patient à la salle d'attente. The assistant accompanies the patient to the waiting room. |
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Le dentiste se présente et conduit le patient dans la salle de traitement. The dentist introduces himself/herself and guides the patient to the treatment room. |
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Lorsqu'ils entrent dans la salle de soins, il est important de montrer au patient où il peut déposer ses affaires. When they enter the treatment room, it is important to show the patient where they can place their belongings. |
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Pendant que l'assistant prend le prochain rendez-vous du patient, le médecin note tout ce qui s'est passé lors de la consultation dans le dossier numérique. While the assistant schedules the patient’s next appointment, the doctor notes everything that happened during the consultation in the digital file. |
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Les instruments doivent être prêts à être utilisés le lendemain. The instruments must be ready to use the following day. |
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Le patient doit être pris en charge et accompagné en permanence lors de son rendez-vous à la clinique. The patient must be looked after and accompanied at all times during their appointment at the clinic. |
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