B1.1 - Taking formal and informal phone calls - Exercises
Exercise 1: Match a word
Instruction: Match each word with its definition.
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Exercise 2:
Exam preparation 
Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below
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Telefonischer Erstkontakt: Rückrufregelung im Büro
Bitte beachten Sie unsere Regelung für telefonische Anfragen: Neue Kundinnen und Kunden werden kurz und erhalten spätestens am nächsten Werktag eine . Ist Ihr Anliegen dringend, nennen Sie bitte den Grund und eine Zeitspanne, zu der wir Sie sicher erreichen können.
Außerhalb der Bürozeiten ist der geschaltet. Die informiert über Zeiten und mögliche Alternativen. Hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und das Thema. Falls wir Sie akustisch nicht verstehen, bitten wir um eine kurze oder eine E-Mail zur .Please note our policy for telephone enquiries: New customers are briefly registered and will receive a reply no later than the next working day. If your matter is urgent, please state the reason and a time window during which we can reliably reach you.
Outside office hours, the answering machine is switched on. The message provides information about times and possible alternatives. Please leave your name, your phone number, and the topic. If we cannot understand you acoustically, we ask you to send a short text message or an email as confirmation.
-
Welche Angaben sollen Anrufende hinterlassen, und welche Alternative wird empfohlen, wenn die Nachricht akustisch nicht verständlich ist?
(What information should callers leave, and what alternative is recommended if the message is not understandable acoustically?)
Exercise 3:
Listening
Instruction: Listen to the audio and answer the questions.
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| True | False | |
|---|---|---|
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(The speaker couldn’t reach the customer directly at first and therefore left a message on the answering machine.) |
||
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(She is sure that the customer mentioned next Wednesday as the appointment.) |
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(If the customer confirms the time, she will forward the application and get back no later than the next day.) |
Exercise 4: Verb conjugations
Instruction: Choose the correct solution
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1. ___ ich bitte eine Bestätigung per E-Mail bekommen?
(___ I please get a confirmation by email?)2. Ich ___ Ihnen dankbar, wenn Sie mir kurz Bescheid sagen könnten.
(I ___ grateful to you if you could let me know briefly.)3. Ich ___ gerne eine Rückmeldung, ob der Anschluss schon übertragen wurde.
(I ___ like some feedback on whether the connection has already been transferred.)
Exercise 5:
Dialogue comprehension
Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.
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Neue Kundin ruft wegen Antrag an
Mira König, Kundenservice: Show Guten Tag, hier ist Mira König vom Kundenservice der RheinMain-Versicherung, wie kann ich Ihnen helfen?
(Good day, this is Mira König from RheinMain Insurance customer service. How can I help you?)
Frau Hartmann, neue Kundin: Show Guten Tag, Frau König, ich bin neu bei Ihnen und habe nur eine SMS zum Antrag bekommen – ich bin unsicher, was jetzt noch fehlt.
(Good day, Ms. König. I’m new with you and I only received an SMS about the application – I’m unsure what is still missing.)
Mira König, Kundenservice: Show Aber natürlich, gerne: Könnten Sie mir bitte kurz Ihre Kundennummer angeben und sagen, ob es um die Zusatzversicherung geht?
(Of course, gladly: Could you please briefly give me your customer number and tell me whether this is about the supplemental insurance?)
Frau Hartmann, neue Kundin: Show Ja, meine Kundennummer ist 48173. In der Ansage war von einer Aufforderung die Rede, Unterlagen nachzureichen, das habe ich akustisch nicht verstanden.
(Yes, my customer number is 48173. The recording mentioned a request to submit additional documents; I didn’t understand that clearly over the phone.)
Mira König, Kundenservice: Show Kein Problem. Ich sehe hier die Aufnahme der Ansage: Es fehlt noch eine Kopie Ihres Ausweises. Ich schicke Ihnen gleich eine Bestätigung per E‑Mail und melde mich heute bis 16 Uhr noch einmal bei Ihnen. Auf Wiederhören!
(No problem. I can see the recording here: A copy of your ID is still missing. I’ll send you a confirmation by email right away and I’ll get back to you again today by 4 p.m. Goodbye!)
Open questions:
1. Warum ruft Frau Hartmann an und welche Information braucht sie von Mira?
Why is Ms. Hartmann calling and what information does she need from Mira?
Exercise 6: Discussion questions
Instruction: Speaking: translate and respond
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Useful expressions:
Könnten Sie mir bitte Ihre Kontaktdaten geben? / Wären Sie so freundlich, Ihr Anliegen kurz zu schildern? / Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht, ich rufe später zurück.
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Sie sind im Büro und ein neuer Kunde ruft an. Wie begrüßen Sie ihn am Telefon und wie fragen Sie höflich nach seinen Kontaktdaten und seinem Anliegen?
You are in the office and a new customer calls. How do you greet them on the phone and how do you politely ask for their contact details and what their concern is?
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Sie haben eine Ansage auf dem Anrufbeantworter gehört und sollen zurückrufen. Was sagen Sie, wenn Sie jetzt kurz keine Zeit haben und um eine Rückmeldung später bitten möchten?
You have heard a message on the answering machine and are supposed to call back. What do you say if you don’t have time right now and would like to ask them to get back to you later?
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Exercise 7: Writing correspondence
Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation
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Betreff: Rückruf zu meiner Anfrage
Guten Tag Frau Yılmaz,
ich habe Sie eben angerufen, bin aber auf Ihrem Anrufbeantworter gelandet. Die Ansage war leider sehr leise, deshalb habe ich nicht alles akustisch verstanden. Ich möchte kurz über meinen Antrag für die Beratung sprechen und wissen, welche Unterlagen Sie brauchen.Könnten Sie mir bitte eine kurze Rückmeldung geben, wann ich Sie am besten erreiche? Sie können mich auch per SMS kontaktieren.
Vielen Dank
Anna Neumann
Subject: Call back regarding my inquiry
Good day Ms Yılmaz,
I just called you, but I ended up on your answering machine. Unfortunately, the message was very quiet, so I did not understand everything clearly. I would like to briefly talk about my application for the consultation and find out which documents you need.Could you please give me a brief reply about when I can best reach you? You can also contact me by SMS.
Thank you very much
Anna Neumann
Useful phrases:
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Vielen Dank für Ihren Anruf und Ihre Nachricht.
(Thank you very much for your call and your message.)
-
Könnten Sie mir bitte kurz bestätigen, ob ...?
(Could you please briefly confirm whether ...?)
-
Ich würde Sie gerne morgen zwischen ... und ... Uhr zurückrufen.
(I would like to call you back tomorrow between ... and ... o'clock.)
Good day Ms Neumann,<br><br>thank you very much for your call and your message. I am sorry that the message on the answering machine was difficult to hear. I would like to call you back tomorrow between 10:00 and 12:00. Does this time window suit you? If not, please let me know a different time frame.<br><br>Could you also briefly confirm whether it concerns the application for a private consultation or for your company? Then I will tell you right away which documents we need for it. You can also reply to me by SMS.<br><br>Kind regards<br>Elif Yılmaz
Learn German B1 intermediate. Complete course with audio and video
ISBN 979-13-88253-68-3
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