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B1.1 - Taking formal and informal phone calls
B1.1 - Taking formal and informal phone calls
B1.1 - Taking formal and informal phone calls

B1.1 - Taking formal and informal phone calls - Exercises

Formelle und informelle Telefongespräche führen

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

der Anrufbeantworter: Gerät, das Nachrichten aufnimmt, wenn niemand das Telefon annimmt. (der Anrufbeantworter: Gerät, das Nachrichten aufnimmt, wenn niemand das Telefon annimmt.)
bestätigen: Sagen, dass etwas stimmt oder gilt – z. B. ein Termin würde passen. (bestätigen: Sagen, dass etwas stimmt oder gilt – z. B. ein Termin würde passen.)
Bescheid sagen: Jemanden informieren – ich würde später anrufen und Bescheid sagen. (Bescheid sagen: Jemanden informieren – ich würde später anrufen und Bescheid sagen.)

Exercise 2: Exam preparation (Audio)

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Telefonischer Erstkontakt: Rückrufregelung im Büro

Fill in the gaps: Ansage, Bestätigung, Rückmeldung, registriert, SMS, Anrufbeantworter

(Initial contact by phone: callback policy in the office)

Bitte beachten Sie unsere Regelung für telefonische Anfragen: Neue Kundinnen und Kunden werden kurz und erhalten spätestens am nächsten Werktag eine . Ist Ihr Anliegen dringend, nennen Sie bitte den Grund und eine Zeitspanne, zu der wir Sie sicher erreichen können.

Außerhalb der Bürozeiten ist der geschaltet. Die informiert über Zeiten und mögliche Alternativen. Hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und das Thema. Falls wir Sie akustisch nicht verstehen, bitten wir um eine kurze oder eine E-Mail zur .
Please note our policy for telephone enquiries: New customers are briefly registered and will receive a reply no later than the next working day. If your matter is urgent, please state the reason and a time window during which we can reliably reach you.

Outside office hours, the answering machine is switched on. The message provides information about times and possible alternatives. Please leave your name, your phone number, and the topic. If we cannot understand you acoustically, we ask you to send a short text message or an email as confirmation.

  1. Welche Angaben sollen Anrufende hinterlassen, und welche Alternative wird empfohlen, wenn die Nachricht akustisch nicht verständlich ist?

    (What information should callers leave, and what alternative is recommended if the message is not understandable acoustically?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio and answer the questions.

Ich rufe wegen Ihres Antrags an und möchte kurz etwas ankündigen. Unser Anschluss war heute Vormittag gestört, deshalb konnte ich Sie nicht direkt erreichen. Auf dem Anrufbeantworter lief nur eine Ansage, deshalb habe ich eine Aufnahme hinterlassen: Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht mit Ihrer Nummer und der besten Uhrzeit. Ich habe akustisch nicht verstanden, ob Sie nächste Woche Montag oder Dienstag angegeben haben. Können Sie mir per SMS eine kurze Bestätigung schicken? Dann übertrage ich Ihren Antrag an die zuständige Kollegin und sage Ihnen bis morgen Bescheid. Auf Wiederhören!
(I’m calling about your application and would like to briefly announce something. Our line was disrupted this morning, so I couldn’t reach you directly. There was only a recorded announcement on the answering machine, so I left a recording: Please leave a message with your number and the best time. I couldn’t understand acoustically whether you specified next week Monday or Tuesday. Could you send me a short confirmation by SMS? Then I will forward your application to the responsible colleague and let you know by tomorrow. Goodbye!)
True False

(The speaker couldn’t reach the customer directly at first and therefore left a message on the answering machine.)

(She is sure that the customer mentioned next Wednesday as the appointment.)

(If the customer confirms the time, she will forward the application and get back no later than the next day.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. ___ ich bitte eine Bestätigung per E-Mail bekommen?

(___ I please get a confirmation by email?)

2. Ich ___ Ihnen dankbar, wenn Sie mir kurz Bescheid sagen könnten.

(I ___ grateful to you if you could let me know briefly.)

3. Ich ___ gerne eine Rückmeldung, ob der Anschluss schon übertragen wurde.

(I ___ like some feedback on whether the connection has already been transferred.)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Neue Kundin ruft wegen Antrag an

Exercise 6: Discussion questions (AI+)

Instruction: Speaking: translate and respond (AI+)

Useful expressions:

Könnten Sie mir bitte Ihre Kontaktdaten geben? / Wären Sie so freundlich, Ihr Anliegen kurz zu schildern? / Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht, ich rufe später zurück.

  1. Sie sind im Büro und ein neuer Kunde ruft an. Wie begrüßen Sie ihn am Telefon und wie fragen Sie höflich nach seinen Kontaktdaten und seinem Anliegen?
    You are in the office and a new customer calls. How do you greet them on the phone and how do you politely ask for their contact details and what their concern is?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Sie haben eine Ansage auf dem Anrufbeantworter gehört und sollen zurückrufen. Was sagen Sie, wenn Sie jetzt kurz keine Zeit haben und um eine Rückmeldung später bitten möchten?
    You have heard a message on the answering machine and are supposed to call back. What do you say if you don’t have time right now and would like to ask them to get back to you later?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence (AI+)

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Betreff: Rückruf zu meiner Anfrage

Guten Tag Frau Yılmaz,
ich habe Sie eben angerufen, bin aber auf Ihrem Anrufbeantworter gelandet. Die Ansage war leider sehr leise, deshalb habe ich nicht alles akustisch verstanden. Ich möchte kurz über meinen Antrag für die Beratung sprechen und wissen, welche Unterlagen Sie brauchen.

Könnten Sie mir bitte eine kurze Rückmeldung geben, wann ich Sie am besten erreiche? Sie können mich auch per SMS kontaktieren.

Vielen Dank
Anna Neumann

Subject:<\/strong> Call back regarding my inquiry<\/p>

Good day Ms Yılmaz,
I just called you, but I ended up on your answering machine<\/strong>. Unfortunately, the message<\/strong> was very quiet, so I did not understand everything clearly. I would like to briefly talk about my application<\/strong> for the consultation and find out which documents you need.<\/p>

Could you please give me a brief reply<\/strong> about when I can best reach you? You can also contact me by SMS<\/strong>.<\/p>

Thank you very much
Anna Neumann<\/p>

Useful phrases:

  1. Vielen Dank für Ihren Anruf und Ihre Nachricht.

    (Thank you very much for your call and your message.)

  2. Könnten Sie mir bitte kurz bestätigen, ob ...?

    (Could you please briefly confirm whether ...?)

  3. Ich würde Sie gerne morgen zwischen ... und ... Uhr zurückrufen.

    (I would like to call you back tomorrow between ... and ... o'clock.)

Guten Tag Frau Neumann,<br><br>vielen Dank für Ihren Anruf und Ihre Nachricht. Es tut mir leid, dass die Ansage auf dem Anrufbeantworter schlecht zu hören war. Ich würde Sie gerne morgen zwischen 10:00 und 12:00 Uhr zurückrufen. Passt Ihnen dieser Zeitraum? Falls nicht, nennen Sie mir bitte einen anderen Zeitrahmen.<br><br>Könnten Sie mir außerdem kurz bestätigen, ob es um den Antrag für eine private Beratung oder für Ihr Unternehmen geht? Dann sage ich Ihnen gleich, welche Unterlagen wir dafür benötigen. Sie können mir auch per SMS antworten.<br><br>Mit freundlichen Grüßen<br>Elif Yılmaz
Good day Ms Neumann,<br><br>thank you very much for your call and your message. I am sorry that the message on the answering machine was difficult to hear. I would like to call you back tomorrow between 10:00 and 12:00. Does this time window suit you? If not, please let me know a different time frame.<br><br>Could you also briefly confirm whether it concerns the application for a private consultation or for your company? Then I will tell you right away which documents we need for it. You can also reply to me by SMS.<br><br>Kind regards<br>Elif Yılmaz