Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

der Geschäftsführer / die Geschäftsführerin: Person, die ein Unternehmen leitet und die wichtigsten Entscheidungen trifft. (der Geschäftsführer / die Geschäftsführerin: Person, die ein Unternehmen leitet und die wichtigsten Entscheidungen trifft.)
die Personalabteilung: Abteilung, die Mitarbeitende einstellt, Verträge verwaltet und Personalfragen klärt. (die Personalabteilung: Abteilung, die Mitarbeitende einstellt, Verträge verwaltet und Personalfragen klärt.)
befördert werden: Wenn jemand gute Arbeit macht und in eine höhere Position kommt. (befördert werden: Wenn jemand gute Arbeit macht und in eine höhere Position kommt.)
der Praktikant / die Praktikantin: Person, die zeitlich begrenzt im Betrieb arbeitet, um praktische Erfahrung zu sammeln. (der Praktikant / die Praktikantin: Person, die zeitlich begrenzt im Betrieb arbeitet, um praktische Erfahrung zu sammeln.)
der Personalrat: Gremium, das die Interessen der Mitarbeitenden gegenüber der Geschäftsführung vertritt. (der Personalrat: Gremium, das die Interessen der Mitarbeitenden gegenüber der Geschäftsführung vertritt.)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Interne Mitteilung: Neue Teamstruktur ab April

Fill in the gaps: Übersicht, Praktikant, Vertretungen, Personalabteilung, befördert, Kanzlei, Teamleiterin, Geschäftsführung, Ansprechpartner, Vertriebsleiterin, Freiberufler, Assistent, Personalrat

(Internal Notice: New Team Structure Starting in April)

Ab dem 1. April gilt in unserem Dienstleistungsunternehmen eine aktualisierte Teamstruktur. Ziel ist, Aufgaben klarer zu verteilen und schneller zu finden. Die informiert: Jede Abteilung veröffentlicht bis Ende März eine kurze zu Zuständigkeiten und . In der Verwaltung koordiniert künftig eine die Schnittstellen zur Buchhaltung und zur . Bei Fragen zu Verträgen und Datenschutz bleibt die die erste Adresse.

Für das Projekt „Kundenportal“ wurde außerdem eine neue Rolle geschaffen: Ein unterstützt die bei Terminplanung und Angeboten. Ein arbeitet drei Monate im Bereich Design und erstellt Vorlagen für Präsentationen. Externe können weiterhin beauftragt werden, zum Beispiel für Übersetzungen. Wer sich bewerben möchte, spricht zuerst mit der Teamleitung; wird nach einem Gespräch mit der Personalleitung und der Geschäftsführung. Der begleitet das Verfahren.
Starting April 1, our service company will implement an updated team structure. The goal is to allocate tasks more clearly and to make it easier to find the right contact persons. Management informs: each department will publish a short overview of responsibilities and deputies by the end of March. In administration, a team leader will from now on coordinate the interfaces with accounting and the HR department. For questions about contracts and data protection, the law firm remains the first point of contact.

For the “Customer Portal” project, a new role has also been created: an assistant will support the Head of Sales with scheduling and proposals. An intern will work for three months in the design area and create templates for presentations. External freelancers can continue to be contracted, for example for translations. Anyone who wishes to apply should first speak with the team management; promotions are granted after a meeting with HR management and executive management. The staff council will accompany the process.

  1. Welche Aufgaben nennt die Mitteilung, damit Ansprechpartner schneller gefunden werden können?

    (What measures does the notice mention to make it easier to find the right contact persons?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Seit zwei Wochen arbeite ich bei einem Dienstleistungsunternehmen und versuche noch, den Betrieb richtig zu verstehen. Die Geschäftsführerin will, dass wir klarer sehen, wer wofür zuständig ist. Meine Teamleiterin leitet unser Projektteam. Der Vertriebsleiter kümmert sich um neue Partner, und in der Personalabteilung sorgt der Personalleiter für neue Verträge. Ich selbst arbeite als Assistent und unterstütze die Verwaltung. Morgen stelle ich mich dem Personalrat vor, weil ich Fragen zu den Arbeitszeiten habe.
(I've been working at a service company for two weeks and I'm still trying to get a clear picture of how the company operates. The managing director wants us to clarify who is responsible for what. My team leader heads our project team. The head of sales handles new partners, and in HR the personnel manager is responsible for new contracts. I work as an assistant and support the administration. Tomorrow I'll introduce myself to the staff council because I have questions about working hours.)
True False

(The person says they recently joined the company and are still getting to know its structure.)

(The person works in sales and is responsible for finding new partners.)

(The person plans to introduce themself to the staff council to clarify questions about working hours.)

Exercise 4: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Neue Struktur im Vertrieb

Exercise 5: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Betreff: Organigramm „App‑Relaunch“ – kurze Rückmeldung

Hallo Frau Yilmaz,
ich habe das Organigramm für unser Projektteam gesehen. Können Sie bitte kurz bestätigen, wer für welche Themen zuständig ist? Mir ist noch nicht ganz klar, ob die Personalabteilung oder die Verwaltung die Verträge für den Freiberufler (Übersetzung) abwickelt. Außerdem: An wen geht das Reporting – direkt an die Geschäftsführerin oder zuerst an mich als Teamleiterin?

Können wir das morgen um 14:30 Uhr für 15 Minuten besprechen?
Viele Grüße
Laura Stein
Teamleiterin Produkt

Subject: Organizational chart “App‑Relaunch” – brief feedback

Hello Ms. Yilmaz,
I’ve seen the organizational chart for our project team. Could you please briefly confirm who is responsible for which areas? I’m still not entirely clear whether the HR department or the administration handles the contracts for the freelancer (Übersetzung). Also: To whom should reporting go — directly to the managing director or first to me as team leader?

Can we discuss this tomorrow at 2:30 PM for 15 minutes?
Best regards,
Laura Stein
Team Leader, Product

Useful phrases:

  1. Danke für Ihre Nachricht, ich bestätige:

    (Thank you for your message — I confirm:)

  2. Meiner Meinung nach sollte ... zuständig sein, weil ...

    (In my opinion, ... should be responsible because ...)

  3. Könnten Sie außerdem kurz sagen, an wen ich ... weiterleiten soll?

    (Could you also briefly say to whom I should forward ...?)

Hallo Frau Stein,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Kurz zur Klärung: Die Verträge für den Freiberufler (Übersetzung) laufen über die Personalabteilung; die Verwaltung übernimmt die Ablage und die Zugriffsberechtigungen. Inhaltliche Fragen zur Übersetzung kann der Übersetzer direkt mit mir klären.

Zum Reporting: Ich sende den Wochenstatus zuerst an Sie als Teamleiterin. Sie leiten die relevanten Punkte gebündelt an die Geschäftsführerin weiter.

Der Termin morgen um 14:30 Uhr passt mir. Ich sende Ihnen gleich eine kurze Termineinladung.

Viele Grüße
Aylin Yilmaz
Hello Ms. Stein,

thank you for your message. To clarify: the contracts for the freelancer (Übersetzung) are handled by the HR department; administration takes care of filing and access permissions. The translator can address any content-related questions about the translation directly to me.

Regarding reporting: I will send the weekly status to you first as team leader. You will then forward the relevant points, consolidated, to the managing director.

The appointment tomorrow at 2:30 PM works for me. I’ll send a short meeting invitation right away.

Best regards,
Aylin Yilmaz