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B1.39 - Job titles and company structure
B1.39 - Job titles and company structure
B1.39 - Job titles and company structure

B1.39 - Job titles and company structure - Exercises

Berufsbezeichnungen und Unternehmensstruktur

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

die Personalabteilung: Hier müssen Bewerbungen geprüft und neue Mitarbeiter eingestellt werden. (die Personalabteilung: Hier müssen Bewerbungen geprüft und neue Mitarbeiter eingestellt werden.)
die Buchhaltung: Hier müssen Rechnungen bezahlt und alle Ausgaben genau dokumentiert werden. (die Buchhaltung: Hier müssen Rechnungen bezahlt und alle Ausgaben genau dokumentiert werden.)
befördert werden: Wenn man gute Arbeit leistet, kann man in eine höhere Position befördert werden. (befördert werden: Wenn man gute Arbeit leistet, kann man in eine höhere Position befördert werden.)

Exercise 2: Exam preparation (Audio)

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Interne Mitteilung: Zuständigkeiten und Organigramm

Fill in the gaps: Personalabteilung, Teamleiter, Betrieb, Buchhaltung, Verwaltung, Geschäftsführung, Praktikant, Organigramm

(Internal memo: Responsibilities and organisational chart)

Ab nächster Woche gilt im ein aktualisiertes . Die bleibt zentrale Anlaufstelle für interne Anfragen; die ist für Rechnungen und Reisekosten zuständig. In der werden neue Mitarbeitende eingestellt und Fortbildungen geplant. Wer als Aushilfe oder startet, bekommt eine feste Ansprechperson und klare Aufgaben.

Für Entscheidungen im Tagesgeschäft sind die verantwortlich, strategische Themen liegen bei der . Wenn Aufgaben mehrfach liegen bleiben, muss die Zuständigkeit neu verteilt werden. Personalgespräche sollen immer dokumentiert werden, damit auch bei Urlaub oder Krankheit Transparenz bleibt. Vorschläge zur Verbesserung können bis Freitag an die Verwaltung geschickt werden.
Starting next week, an updated organisational chart will apply in the company. The administration remains the central point of contact for internal enquiries; the accounting department is responsible for invoices and travel expenses. In the HR department, new employees are hired and training courses are planned. Anyone starting as a temporary assistant or intern is assigned a fixed contact person and clear tasks.

For day-to-day decisions, the team leaders are responsible; strategic topics fall under management. If tasks are repeatedly left unfinished, responsibility must be reassigned. Staff meetings should always be documented so that transparency remains even during holiday or illness. Suggestions for improvement can be sent to the administration by Friday.

  1. Welche Aufgaben haben laut Text die Verwaltung, die Buchhaltung und die Personalabteilung, und wer trifft die Entscheidungen im Tagesgeschäft?

    (According to the text, what tasks do the administration, the accounting department and the HR department have, and who makes the day-to-day decisions?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio and answer the questions.

Seit zwei Wochen arbeite ich in einem Dienstleistungsunternehmen. Heute hat mir die Geschäftsführerin das Organigramm erklärt. In der Verwaltung sitzen die Assistentinnen; sie organisieren Termine und betreuen Verträge. Die Buchhaltung kümmert sich um die Rechnungen, und die Personalabteilung ist für das Personal zuständig. Mein Teamleiter arbeitet in der IT, aber er kooperiert eng mit dem Vertriebsleiter. Nächsten Monat kommt eine Praktikantin ins Team, und ich soll sie einarbeiten.
(For two weeks I have been working in a service company. Today the managing director explained the organizational chart to me. In administration sit the assistants; they organize appointments and manage contracts. Accounting takes care of the invoices, and the HR department is responsible for the staff. My team leader works in IT, but he cooperates closely with the sales manager. Next month an intern is joining the team, and I am supposed to train her.)
True False

(The person in the text started working at the company only a short time ago.)

(In this company, the HR department is responsible for the invoices.)

(The person is supposed to train the new intern.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Im Organigramm sieht man, dass die Personalabteilung die Verträge ___.

(In the organizational chart you can see that the HR department ___ the contracts.)

2. Wenn die Teamziele erreicht werden, ___ der Assistent oft ___.

(If the team goals are achieved, ___ the assistant often ___.)

3. Vor der Einstellung ___ die Unterlagen vom Personal ___ werden.

(Before hiring, ___ the documents ___ be checked by the staff.)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Organigramm klären nach Umstrukturierung

Exercise 6: Discussion questions (AI+)

Instruction: Speaking: translate and respond (AI+)

Useful expressions:

In der Verwaltung muss ... erledigt werden. / Das soll die Personalabteilung organisieren. / Bei uns ist ... für ... zuständig.

  1. Wie ist Ihr Betrieb oder Ihre Kanzlei organisiert, und welche Abteilungen arbeiten am engsten zusammen?
    How is your company or your firm organized, and which departments work most closely together?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Welche Aufgaben müssen in Ihrer Firma heute noch erledigt werden, und wer soll sie übernehmen (zum Beispiel Teamleiter oder Assistent)?
    Which tasks still have to be completed in your company today, and who should take them on (for example, team leader or assistant)?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence (AI+)

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Betreff: Kurze Infos fürs Organigramm

Hallo Frau Keller,
wir aktualisieren gerade das Organigramm und die Aufgabenverteilung im Betrieb. Könnten Sie mir bitte kurz (3–5 Sätze) schreiben, in welchem Bereich Sie arbeiten und wofür Sie zuständig sind? Wichtig ist auch: An wen berichten Sie (z. B. Teamleiterin/Teamleiter) und mit welchen Abteilungen Sie regelmäßig Kontakt haben (z. B. Buchhaltung, Verwaltung, Personalabteilung)?

Vielen Dank!
Freundliche Grüße
Jana Schmidt
Personalabteilung

Subject: Brief info for the organizational chart

Hello Ms. Keller,
we are currently updating the organizational chart and the distribution of tasks in the company. Could you please write me briefly (3–5 sentences) which department you work in and what you are responsible for? Also important: Who do you report to (e.g. team lead) and which departments you have regular contact with (e.g. Accounting, Administration, HR department)?

Thank you very much!
Kind regards
Jana Schmidt
HR department

Useful phrases:

  1. Ich arbeite im Bereich … und bin hauptsächlich zuständig für …

    (I work in the … department and am mainly responsible for …)

  2. Ich berichte an … / Mein Ansprechpartner ist …

    (I report to … / My contact person is …)

  3. Die Informationen sollten bis … eingereicht werden, oder?

    (The information should be submitted by …, right?)

Betreff: Re: Kurze Infos fürs Organigramm

Hallo Frau Schmidt,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich arbeite in der Verwaltung und bin hauptsächlich zuständig für die Koordination von Terminen, die Vorbereitung von Unterlagen und die Unterstützung der Teamleitung. Ich berichte an Herrn Özdemir, unseren Teamleiter. Regelmäßig habe ich Kontakt mit der Buchhaltung (Rechnungsfragen) und mit der Personalabteilung, wenn es um neue Mitarbeitende oder Praktikantinnen und Praktikanten geht.

Bis wann sollen die Informationen spätestens bei Ihnen eingehen?

Freundliche Grüße
Laura Keller
Subject: Re: Brief info for the organizational chart

Hello Ms. Schmidt,

thank you for your message. I work in administration and am mainly responsible for coordinating appointments, preparing documents, and supporting the team leadership. I report to Mr. Özdemir, our team lead. I regularly have contact with accounting (invoice questions) and with the HR department when it comes to new employees or interns.

By when do you need to receive the information at the latest?

Kind regards
Laura Keller