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B1.5 - Send a project proposal
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B1.5 - Send a project proposal - Exercises

Ein Projektvorschlag einreichen

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

ein Angebot vorbereiten: Einen Preis- und Leistungsplan erstellen: Könnten Sie das Angebot bis Freitag fertigstellen? (ein Angebot vorbereiten: Einen Preis- und Leistungsplan erstellen: Könnten Sie das Angebot bis Freitag fertigstellen?)
einen Termin vereinbaren: Einen passenden Zeitpunkt für ein Treffen finden: Könnten Sie nächste Woche Zeit für ein Meeting? (einen Termin vereinbaren: Einen passenden Zeitpunkt für ein Treffen finden: Könnten Sie nächste Woche Zeit für ein Meeting?)
einen Vorschlag machen: Eine Lösung oder Idee vorstellen: Würden Sie eine Alternative vorschlagen? (einen Vorschlag machen: Eine Lösung oder Idee vorstellen: Würden Sie eine Alternative vorschlagen?)

Exercise 2: Exam preparation (Audio)

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Interne E-Mail: Projektvorschlag für einen potenziellen Kunden

Fill in the gaps: Folien, potenziellen Kunden, Abgabetermin, Könnten Sie, Änderung, Budget, Einleitung

(Internal email: Project proposal for a potential client)

Bitte senden Sie mir bis Freitag einen kurzen Projektvorschlag für den . In der beschreiben Sie den Bedarf; danach stellen Sie die Lösung in drei Punkten dar. Legen Sie außerdem ein fest und nennen Sie den für die Präsentation.

Für das nächste Meeting: die wichtigsten als PDF vorbereiten und die letzte kurz erklären? Der Manager möchte im Termin auch klären, wer die Kundenbetreuung übernimmt und wie wir offene Fragen abstimmen.
Please send me a short project proposal for the potential client by Friday. In the introduction, describe the need; then present the solution in three points. Also set a budget and state the submission deadline for the presentation.

For the next meeting: Could you prepare the most important slides as a PDF and briefly explain the last change? The manager would also like to clarify during the meeting who will take over client support and how we will coordinate open questions.

  1. Welche Informationen sollen im Projektvorschlag stehen und was soll für das Meeting vorbereitet werden?

    (What information should be included in the project proposal and what should be prepared for the meeting?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio and answer the questions.

Ich fasse kurz zusammen, was wir dem potenziellen Kunden schicken. Die Managerin hat meine Einleitung anerkannt, aber sie möchte eine Änderung in der Darstellung auf der zweiten Folie. Ich baue den Kommentar ein und bereite danach ein Angebot vor. Morgen stimme ich das Budget mit dem Team ab. Den Abgabetermin haben wir auf Freitagmittag gelegt. Danach möchte ich einen Termin vereinbaren, um die Fragen des Kunden zu klären und ihn weiter zu betreuen.
(I will briefly summarize what we are sending to the potential customer. The manager has acknowledged my introduction, but she would like a change in the presentation on the second slide. I will incorporate the comment and then prepare a proposal. Tomorrow I will coordinate the budget with the team. We set the deadline for Friday at noon. After that, I would like to schedule an appointment to clarify the customer's questions and continue to support them.)
True False

(The introduction was accepted internally, but one slide should be adjusted in terms of content.)

(The budget is already set and no longer needs to be coordinated with the team.)

(After sending the proposal, the person is planning a conversation to discuss open points with the customer.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Könnten Sie bitte die Folie zur Darstellung des Budgets ___?

(Could you please ___ the slide showing the budget?)

2. Ich ___ den potenziellen Kunden zuerst kurz analysieren, bevor ich ein Angebot vorbereite.

(I ___ first briefly analyze the potential customer before I prepare an offer.)

3. Der Manager ___ das Angebot im Meeting klar dar und beantwortet Fragen zum Abgabetermin.

(The manager ___ the offer clearly in the meeting and answers questions about the submission deadline.)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Projektvorschlag mit Kunde abstimmen

Exercise 6: Discussion questions (AI+)

Instruction: Speaking: translate and respond (AI+)

Useful expressions:

Könnten Sie mir bitte kurz mitteilen, …? / Ich würde vorschlagen, dass wir einen Termin vereinbaren. / Gern bereite ich Ihnen ein Angebot vor und schicke die Folien.

  1. Sie hatten ein erstes Gespräch mit einem potenziellen Kunden: Was schreiben Sie in die Einleitung einer E‑Mail und welcher Schritt folgt danach?
    You had an initial conversation with a potential customer: What do you write in the introduction of an email and what step follows afterward?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Der Kunde bittet um eine Änderung am Projekt und fragt nach dem Abgabetermin: Wie reagieren Sie höflich und welchen Vorschlag machen Sie?
    The customer asks for a change to the project and asks about the deadline: How do you respond politely and what suggestion do you make?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence (AI+)

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Betreff: Rückfrage zu Ihrem Projektvorschlag

Guten Tag Herr Yilmaz,
danke für Ihre Unterlagen. Die Darstellung ist klar und die ersten Folien wirken sehr passend. Wir würden aber gern noch eine Änderung sehen: Bitte nehmen Sie die Support-Optionen und eine grobe Zeitplanung in die Einleitung auf.

Könnten Sie uns bis zum Abgabetermin am Freitag ein konkretes Angebot inkl. Budgetrahmen schicken? Außerdem: Würden Sie nächste Woche einen kurzen Termin (30 Min) mit mir vereinbaren?

Viele Grüße
Sarah König
Einkauf, König & Partner GmbH

Subject:<\/strong> Question about your project proposal<\/p>

Good day Mr. Yilmaz,thank you for your documents. The presentation<\/strong> is clear and the first slides<\/strong> seem very suitable. However, we would like to see one more change<\/strong>: Please include the support options and a rough timeline in the introduction<\/strong>.<\/p>

Could you send us a specific quote<\/strong>, incl. a budget framework, by the deadline<\/strong> on Friday? Also: Could you arrange a short appointment (30 min) with me next week?<\/p>

Kind regardsSarah KönigPurchasing, König & Partner GmbH<\/p>

Useful phrases:

  1. Vielen Dank für Ihre Rückmeldung - gern passe ich den Vorschlag an.

    (Thank you very much for your feedback — I will be happy to adjust the proposal.)

  2. Könnten Sie mir kurz bestätigen, ob …?

    (Could you briefly confirm whether …?)

  3. Würden Ihnen Dienstag oder Mittwoch um … Uhr passen?

    (Would Tuesday or Wednesday at … o’clock work for you?)

Betreff: Rückfrage zu Ihrem Projektvorschlag

Guten Tag Frau König,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Gern überarbeite ich die Einleitung und ergänze die Support-Optionen sowie eine grobe Zeitplanung. Könnten Sie mir kurz sagen, ob Sie Support nur zu Bürozeiten oder auch an Wochenenden benötigen?

Ich sende Ihnen das konkrete Angebot inklusive Budgetrahmen bis Freitag.

Für ein 30-minütiges Online-Meeting: Würden Ihnen Dienstag um 10:00 Uhr oder Mittwoch um 15:30 Uhr passen? Dann schicke ich Ihnen direkt eine Termineinladung.

Mit freundlichen Grüßen
Emre Yilmaz
Projektmanagement
Subject: Question about your project proposal

Good day Ms. König,

thank you very much for your feedback. I will be happy to revise the introduction and add the support options as well as a rough timeline. Could you briefly tell me whether you need support only during office hours or also on weekends?

I will send you the specific quote including the budget framework by Friday.

For a 30-minute online meeting: Would Tuesday at 10:00 or Wednesday at 15:30 work for you? Then I will send you a calendar invitation right away.

Kind regards
Emre Yilmaz
Project management