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B1.30 - Time off and holidays
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B1.30 - Time off and holidays

B1.30 - Time off and holidays - Exercises

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Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

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einen Urlaubstag beantragen: Ein freier Tag wird beim Arbeitgeber schriftlich oder mündlich beantragt. (apply for a day of vacation: A day off is requested from the employer in writing or verbally.)
die Krankschreibung: Vom Arzt ausgestelltes Dokument: Man darf deshalb nicht arbeiten. (the sick note: Document issued by a doctor: therefore you are not allowed to work.)
das ärztliche Attest: Vom Arzt ausgestelltes Schriftstück, das eine Krankheit bestätigt. (the medical certificate: Written document issued by a doctor that confirms an illness.)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

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Hinweis der Personalabteilung: Urlaub und freie Tage beantragen

Bitte planen Sie Ihren frühzeitig. Urlaubsanträge werden im Teamkalender eingetragen und von der Führungskraft freigegeben. Nennen Sie im Antrag den Zeitraum, die Vertretung und ob Sie danach abbauen möchten. In der kann der Urlaub aus betrieblichen Gründen werden; das wird Ihnen schriftlich mitgeteilt.

Bei kurzfristigen Ausfällen gelten andere Regeln: Wenn Sie sind, informieren Sie Ihre Führungskraft am ersten und reichen die Krankschreibung nach. Ein kann in Einzelfällen früher verlangt werden, zum Beispiel bei häufigen Fehlzeiten. Bei Fragen können Sie sich an HR .
Please plan your vacation early. Vacation requests are entered in the team calendar and approved by the manager. In the request, state the period, the replacement, and whether you would like to reduce overtime afterwards. In the peak season, vacation may be postponed for operational reasons; you will be informed of this in writing.

Different rules apply for short-notice absences: If you are on sick leave, inform your manager on the first working day and submit the sick note afterwards. In individual cases, a medical certificate may be required earlier, for example in the case of frequent absences. If you have questions, you can contact HR.

  1. Welche Schritte müssen Mitarbeitende laut Text befolgen, wenn sie Urlaub planen, und wie unterscheiden sich die Regeln bei einer kurzfristigen Krankmeldung?

    (According to the text, what steps must employees follow when planning vacation, and how do the rules differ in the case of a short-notice sick report?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio and answer the questions.

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True False

(The speaker would like to get an extra day off around a public holiday.)

(She is applying for leave because she is on sick leave for medical reasons.)

(As an alternative, she offers to work from home on Friday only part of the day.)

Exercise 4: Verb conjugations

Instruction: Choose the correct solution

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1. Ich ___ die genaue Regelung in der Vertragsklausel, bevor ich einen Urlaubstag beantrage.

(I ___ about the exact regulation in the contract clause before I apply for a day of vacation.)

2. Gestern ___ ich bei der Personalabteilung, ob ich den Urlaub verschieben kann.

(Yesterday I ___ with the HR department whether I can postpone the vacation.)

3. Ich ___ letzte Woche schriftlich ___, ob Homeoffice an einem Feiertag möglich ist.

(I ___ in writing last week ___ whether working from home is possible on a public holiday.)

Exercise 5: Dialogue comprehension

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

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Kurzfristig frei wegen Kind

Mitarbeiterin Laura: Show Hallo Herr Krüger, ich wollte kurz wegen morgen sprechen: Ich muss einen freien Tag beantragen, aus familiären Gründen.

(Hello Mr. Krüger, I just wanted to talk briefly about tomorrow: I need to request a day off for family reasons.)

Teamleiter Herr Krüger: Show Hallo Laura, okay - was ist denn passiert?

(Hello Laura, okay—what happened?)

Mitarbeiterin Laura: Show Meine Tochter ist krank und die Kita nimmt sie nicht. Ich kann leider nicht ins Büro kommen, Homeoffice geht auch nicht, weil ich sie betreuen muss.

(My daughter is sick and the daycare won’t take her. Unfortunately I can’t come to the office; working from home isn’t possible either because I have to look after her.)

Teamleiter Herr Krüger: Show Verstanden. Dann nimm bitte einen Urlaubstag und schick mir kurz eine Mail zur Dokumentation. Wenn es länger dauert, brauchen wir eventuell eine Krankschreibung fürs Kind, aber für morgen reicht das so.

(Understood. Then please take a vacation day and send me a quick email for documentation. If it takes longer, we may need a doctor’s note for the child, but for tomorrow that’s fine.)

Mitarbeiterin Laura: Show Alles klar, danke. Ich trage es gleich ins System ein und schicke die Mail. Ich schaue außerdem, ob ich nächste Woche ein paar Überstunden abbauen kann.

(All right, thanks. I’ll enter it into the system right away and send the email. I’ll also see if I can take off a few overtime hours next week.)

Open questions:

1. Warum braucht Laura kurzfristig einen freien Tag?

Why does Laura need a day off at short notice?

Exercise 6: Discussion questions

Instruction: Speaking: translate and respond

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Useful expressions:

Ich möchte gern einen Urlaubstag beantragen, weil ... / Den Urlaub muss ich leider verschieben, weil ... / Ich bin krankgeschrieben und sende das ärztliche Attest so schnell wie möglich.

  1. Sie möchten nächste Woche einen freien Tag nehmen. Wie beantragen Sie den Tag bei Ihrer Chefin oder Ihrem Chef, und welchen kurzen Grund nennen Sie?
    You would like to take a day off next week. How do you request the day from your boss, and what brief reason do you give?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Sie sind seit gestern krank und können nicht arbeiten. Was tun Sie jetzt, und wie informieren Sie Ihr Team über die Krankschreibung und das ärztliche Attest?
    You have been ill since yesterday and cannot work. What do you do now, and how do you inform your team about the sick note and the doctor's certificate?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

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Show translation

Betreff: Urlaubstage im Juni – Rückfrage

Hallo Frau Yilmaz,

ich habe gesehen, dass Sie vom 17. bis 21. Juni Urlaub beantragt haben. In dieser Woche ist am Donnerstag ein Feiertag, und am Freitag haben wir eine wichtige Kundenpräsentation. Zwei Kollegen sind schon krankgeschrieben, deshalb ist die Planung gerade schwierig.

Könnten Sie Ihren Urlaub eventuell verschieben oder nur halbtags frei nehmen? Eine andere Option wäre, für Freitag Homeoffice zu beantragen und die Präsentation online zu unterstützen.

Viele Grüße
Katrin Seidel
Teamleitung

Subject: Vacation days in June – follow-up question

Hello Ms. Yilmaz,

I saw that you have requested vacation from June 17 to 21. That week, Thursday is a public holiday, and on Friday we have an important client presentation. Two colleagues are already on sick leave, so planning is difficult right now.

Could you possibly postpone your vacation or take only half a day off? Another option would be to apply for working from home for Friday and support the presentation online.

Kind regards
Katrin Seidel
Team Lead

Useful phrases:

  1. Vielen Dank für Ihre Nachricht – ich würde gern …

    (Thank you very much for your message – I would like to …)

  2. Aus persönlichen/familiären/medizinischen Gründen kann ich …

    (For personal/family/medical reasons I can …)

  3. Wenn es für das Team besser ist, kann der Termin … verschoben werden.

    (If it is better for the team, the date can be postponed …)

Hallo Frau Seidel,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich habe den Urlaub vom 17. bis 21. Juni aus familiären Gründen beantragt. Ganz verschieben kann ich ihn leider nicht, aber ich kann flexibel sein.

Mein Vorschlag: Ich nehme vom 17. bis 20. Juni frei. Am Freitag, dem 21. Juni, arbeite ich im Homeoffice und unterstütze die Kundenpräsentation online. Wenn nötig, bereite ich die Unterlagen vorher vor oder kläre offene Punkte mit den Kollegen.

Passt das für Sie und das Team?

Viele Grüße
Aylin Yilmaz
Hello Ms. Seidel,

thank you very much for your message. I requested the vacation from June 17 to 21 for family reasons. Unfortunately, I can’t move it completely, but I can be flexible.

My suggestion: I take time off from June 17 to 20. On Friday, June 21, I work from home and support the client presentation online. If necessary, I will prepare the documents beforehand or clarify open points with my colleagues.

Does that work for you and the team?

Kind regards
Aylin Yilmaz
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ISBN 979-13-88253-68-3

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