Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

die Trackingnummer: Nummer, mit der man den Status eines Pakets online verfolgt. (die Trackingnummer: Nummer, mit der man den Status eines Pakets online verfolgt.)
der Kaufbeleg: Papier oder E‑Mail, den man für eine Reklamation vorlegt. (der Kaufbeleg: Papier oder E‑Mail, den man für eine Reklamation vorlegt.)
warten auf (+ Akk.): Geduldig sein, bis ein Paket oder eine Antwort kommt. (warten auf (+ Akk.): Geduldig sein, bis ein Paket oder eine Antwort kommt.)
sich interessieren für (+ Akk.): Mehr über einen Anbieter oder ein Produkt wissen wollen, bevor man bestellt. (sich interessieren für (+ Akk.): Mehr über einen Anbieter oder ein Produkt wissen wollen, bevor man bestellt.)
achten auf (+ Akk.): Genau hinsehen, damit das Paket nicht beschädigt wird. (achten auf (+ Akk.): Genau hinsehen, damit das Paket nicht beschädigt wird.)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Hinweis des Kundenservice: Paket beschädigt angekommen

Fill in the gaps: Irrtum, beschädigt, Kundenservice, Rücksendung, Anbieters, Rückerstattung, Trackingnummer, abwesend, Mangels, Beleg, Kaufbeleg

(Customer Service Notice: Package Arrived Damaged)

Wenn ein Paket bei Ihnen ankommt, bewahren Sie bitte die Verpackung auf und machen Sie Fotos von außen und innen. Melden Sie den Schaden innerhalb von sieben Tagen beim Ihres . Halten Sie dafür den bereit; in vielen Fällen reicht auch eine digitale Rechnung. Für die Bearbeitung benötigt der Anbieter außerdem die und eine kurze Beschreibung des .

Je nach Prüfung kann der Anbieter eine verlangen oder eine anbieten. Geben Sie das Paket nur in einer Filiale ab, wenn Sie einen für die Abgabe erhalten. Achten Sie darauf, dass Ihre Adresse im Konto korrekt ist, besonders wenn Sie oft sind. Falls der Status im Tracking nicht stimmt, kann das ein oder ein Missverständnis sein; dann lohnt sich eine schriftliche Reklamation mit allen Unterlagen.
If a package arrives damaged, please keep the packaging and take photos of the outside and the inside. Report the damage to your provider’s customer service within seven days. Have the proof of purchase ready; in many cases a digital receipt is sufficient. For processing, the provider will also need the tracking number and a brief description of the defect.

Depending on the inspection, the provider may require a return or offer a refund. Only drop off the package at a branch if you receive a receipt for the drop-off. Make sure the address in your account is correct, especially if you are often away. If the tracking status is incorrect, it may be an error or a misunderstanding; in that case, a written complaint with all supporting documents is advisable.

  1. Welche Schritte werden empfohlen, wenn ein Paket beschädigt ankommt, und warum sind Fotos sowie die Verpackung wichtig?

    (What steps are recommended if a package arrives damaged, and why are photos and the packaging important?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Ich rufe beim Kundenservice meines Anbieters an, weil das Paket gestern angekommen ist, aber es war beschädigt. Im Ordner habe ich den Kaufbeleg und den Lieferbeleg aufgehoben. Die Mitarbeiterin sagt, ich soll mit der Trackingnummer eine Reklamation einreichen und dann eine Rücksendung veranlassen. Ich war gestern kurz abwesend, vielleicht ist dabei etwas schiefgelaufen. Wir vereinbaren, dass ich das Paket morgen in der Filiale abgebe und eine Rückerstattung verlange, falls der Mangel bestätigt wird.
(I called my provider’s customer service because the package arrived yesterday but was damaged. I kept the purchase receipt and the delivery note in a folder. The representative says I should file a complaint using the tracking number and then arrange a return. I was briefly away yesterday, so maybe something went wrong then. We agree that I will drop the package off at the branch tomorrow and request a refund if the defect is confirmed.)
True False

(The speaker kept the important order and delivery documents so they can prove the damage.)

(The customer service representative recommends keeping the package and waiting for a price reduction.)

(The return is to take place tomorrow at a branch, not next week.)

Exercise 4: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Reklamation: defekter Wasserkocher

Exercise 5: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Betreff: Ihre Reklamation – Bestellung #48392

Guten Tag Frau Kaya,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Laut Trackingnummer wurde das Paket gestern zugestellt. Sie schreiben, dass es beschädigt angekommen ist und ein Artikel einen Mangel hat.

Bitte senden Sie uns ein Foto vom Paket und vom Artikel sowie den Kaufbeleg (als PDF oder Foto). Dann können wir prüfen, ob eine Rücksendung nötig ist oder ob Sie eine Rückerstattung erhalten.

Freundliche Grüße
Jonas Richter
Kundenservice, TrendShop

Subject: Your complaint – Order #48392

Hello Ms. Kaya,
thank you for your message. According to the tracking number, the package was delivered yesterday. You say it arrived damaged and that one item has a defect.

Please send us a photo of the package and the item, as well as the proof of purchase (PDF or photo). Then we can determine whether a return is necessary or whether you will receive a refund.

Kind regards
Jonas Richter
Customer Service, TrendShop

Useful phrases:

  1. Ich melde mich wegen meiner Reklamation zur Bestellung ...

    (I am writing about my complaint regarding order ...)

  2. Ich warte noch auf die Bestätigung und möchte fragen, ob ...

    (I am still waiting for confirmation and would like to ask whether ...)

  3. Könnten Sie mir bitte sagen, ob ich den Artikel zurückschicken soll?

    (Could you please tell me if I should return the item?)

Guten Tag Herr Richter,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Im Anhang sende ich Ihnen Fotos vom beschädigten Paket und vom defekten Artikel sowie den Kaufbeleg als Foto.

Das Paket war an einer Ecke eingedrückt, und am Artikel ist ein Kunststoffteil gebrochen. Meiner Meinung nach ist das beim Transport passiert. Können Sie mir bitte mitteilen, ob ich den Artikel zur Rücksendung abgeben soll oder ob eine Rückerstattung möglich ist? Falls eine Rücksendung nötig ist: Bekomme ich ein Rücksendeetikett und wohin soll ich das Paket bringen?

Freundliche Grüße
Aylin Kaya
Hello Mr. Richter,

thank you for your reply. Attached I am sending photos of the damaged package and the defective item, as well as the proof of purchase as a photo.

The package was dented on one corner, and a plastic part of the item is broken. I believe this happened during transport. Could you please let me know whether I should return the item or whether a refund is possible? If a return is necessary: will I receive a return label and where should I drop off the package?

Kind regards
Aylin Kaya