1. Vocabulary (28)

Die Behörde Show

The authority Show

Die Bescheinigung Show

The certificate/confirmation Show

Der Bescheid Show

The decision/notice Show

Die Bestätigung Show

The confirmation Show

Die Gebühren Show

The fees Show

Der Anspruch Show

The entitlement/claim Show

Die Förderung Show

The funding/support Show

Die Förderungsvoraussetzungen Show

The funding requirements Show

Die Genehmigung Show

The approval/permit Show

Die Frist Show

The deadline/term Show

Fristverlängerung Show

Extension of the deadline Show

Die Kostenübernahme Show

Assumption of costs/cost coverage Show

Die Mitteilung Show

The notice/communication Show

Die Öffentlichkeit Beratung Show

Public consultation Show

Die öffentliche Beratung Show

The public consultation Show

Die Rechtsgrundlage Show

The legal basis Show

Die Sozialleistung Show

The social benefit Show

Die Voraussetzung Show

The requirement/prerequisite Show

Die Zuständigkeit Show

The jurisdiction/responsibility Show

Der Antrag Show

The application Show

Das Formular Show

The form Show

Der Zuschuss Show

The grant/subsidy Show

Einreichen (einen Antrag einreichen) Show

Submit (to submit an application) Show

Überprüfen (Unterlagen überprüfen) Show

Check/verify (to check documents) Show

Bewilligen (bewilligt werden) Show

Approve (to be approved) Show

Ablehnen (einen Antrag ablehnen) Show

Reject (to reject an application) Show

Widerspruch einlegen Show

File an objection/appeal Show

Die Mitteilung Show

The notification Show

2. Exercises

Exercise 1: Rédiger de la correspondance

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

E-Mail: You receive an email from the city council about your application for a rent allowance and should reply to clarify missing documents and discuss a deadline.


Betreff: Fehlende Unterlagen – Ihr Antrag auf Wohngeld

Sehr geehrte Frau Schneider,

Sie haben am 10.11. einen Antrag auf Wohngeld gestellt. Bei der Prüfung des Verfahrens haben wir festgestellt, dass noch wichtige Nachweise fehlen:

  • aktuelle Gehaltsabrechnungen der letzten 3 Monate
  • Mietvertrag für Ihre Wohnung

Bitte reichen Sie diese Unterlagen bis zum 15.12. bei uns ein. Wenn die Unterlagen nicht fristgerecht vorliegen, müssen wir Ihren Antrag leider ablehnen.

Sollten Sie die Frist aus wichtigen Gründen nicht einhalten können, teilen Sie uns das bitte schriftlich mit.

Mit freundlichen Grüßen
Stadt Köln – Sozialamt
Sachbearbeiterin: Jana Krüger


Subject: Missing documents – Your application for housing allowance

Dear Ms. Schneider,

You submitted an application for housing allowance on 10/11. During the review we found that important supporting documents are still missing:

  • current pay slips for the last three months
  • rental agreement for your apartment

Please submit these documents to us by 12/15. If the documents are not received on time, we will unfortunately have to reject your application.

If you cannot meet the deadline for important reasons, please inform us of this in writing.

Sincerely,
City of Cologne – Social Welfare Office
Caseworker: Jana Krüger


Understand the text:

  1. Welche Unterlagen fehlen noch für den Antrag von Frau Schneider?

    (Which documents are still missing for Ms. Schneider's application?)

  2. Was passiert, wenn die fehlenden Unterlagen nicht rechtzeitig eingereicht werden?

    (What happens if the missing documents are not submitted on time?)

Useful phrases:

  1. vielen Dank für Ihre E-Mail vom …

    (Thank you for your email of ...)

  2. leider kann ich die Frist bis … nicht einhalten, weil …

    (Unfortunately I cannot meet the deadline until ... because ...)

  3. ich sende Ihnen die fehlenden Unterlagen bis spätestens … zu.

    (I will send you the missing documents by no later than ...)

Sehr geehrte Frau Krüger,

vielen Dank für Ihre E-Mail und die Information zu meinem Antrag auf Wohngeld.

Ich habe die Unterlagen vorbereitet. Den Mietvertrag und zwei Gehaltsabrechnungen habe ich bereits als Kopie. Die dritte Gehaltsabrechnung bekomme ich erst am 18.12. Deshalb kann ich die Frist bis zum 15.12. leider nicht einhalten.

Ich möchte Sie bitten, die Frist zu verlängern. Ich kann Ihnen alle fehlenden Nachweise bis spätestens 20.12. zusenden. Bitte teilen Sie mir mit, ob das möglich ist.

Mit freundlichen Grüßen
Anna Schneider

Dear Ms. Krüger,

Thank you for your email and the information about my application for housing allowance.

I have prepared the documents. I have already made copies of the rental agreement and two pay slips. I will not receive the third pay slip until 12/18. Therefore I cannot meet the deadline of 12/15.

I would like to ask you to extend the deadline. I can send you all the missing documents by no later than 12/20. Please let me know if that is possible.

Sincerely,
Anna Schneider

Exercise 2: Dialogue Cards

Instruction: Select a situation and practice the conversation with your teacher or fellow students.

Exercise 3: Writing exercise

Instruction: Write 8 or 10 sentences about your experiences so far with government offices and applications in Germany, or about any questions you have regarding deadlines and responsibilities.

Useful expressions:

Meiner Erfahrung nach ist es wichtig, dass … / Ich finde es schwierig / einfach, weil … / Besonders problematisch war für mich, dass … / In Zukunft möchte ich darauf achten, dass …