Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

sich beschweren: offiziell oder freundlich sagen, dass etwas am Arbeitsplatz nicht stimmt. (sich beschweren: offiziell oder freundlich sagen, dass etwas am Arbeitsplatz nicht stimmt.)
sich bemühen: versuchen, etwas gut zu machen; ich bemühe mich, pünktlich zu sein. (sich bemühen: versuchen, etwas gut zu machen; ich bemühe mich, pünktlich zu sein.)
der Stress: Gefühl, wenn man viel Arbeit hat und unter Zeitdruck steht. (der Stress: Gefühl, wenn man viel Arbeit hat und unter Zeitdruck steht.)
sich beruhigen: ruhig werden, damit man sachlich und professionell bleibt. (sich beruhigen: ruhig werden, damit man sachlich und professionell bleibt.)
überfordert sein: nicht mehr alles schaffen; die Aufgaben sind zu viel für eine Person. (überfordert sein: nicht mehr alles schaffen; die Aufgaben sind zu viel für eine Person.)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Hinweis der Personalabteilung: Konflikte und Belastungen früh ansprechen

Fill in the gaps: abwesend, aufmerksam, Ärger, überfordert, versucht, beruhigen, ärgerlich, Stress

(HR Notice: Raise Conflicts and Workload Issues Early)

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

in den letzten Wochen gab es mehrere Rückmeldungen zu hoher Arbeitslast und Missverständnissen in Projekten. Wenn Sie merken, dass der zunimmt oder Sie sich fühlen, sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Teamleitung. Oft hilft es, das Problem ruhig zu beschreiben und konkrete Beispiele zu nennen. Bitte achten Sie auch auf Signale im Team: Wer wirkt oder ungewöhnlich gereizt ist, braucht manchmal Unterstützung. Ziel ist, Konflikte zu klären, bevor der größer wird.

Für Beschwerden gilt: Wählen Sie zuerst den direkten Weg im Team. Wenn das nicht möglich ist, können Sie sich an HR wenden. Bereiten Sie sich kurz vor: Was ist genau , was haben Sie schon , und welche Lösung wäre für Sie fair? In angespannten Situationen ist es erlaubt, eine kurze Pause zu machen, um sich zu und wieder zu sein. Bei Bedarf vermitteln wir ein moderiertes Gespräch.
Dear colleagues,

In recent weeks there have been several reports of high workloads and misunderstandings on projects. If you notice that stress is increasing or you feel overwhelmed , speak to your team leader early. It often helps to describe the problem calmly and give concrete examples. Please also watch for signals in the team: someone who seems withdrawn or unusually irritable may sometimes need support. The aim is to address conflicts before anger grows.

For complaints: first try the direct route within the team. If that is not possible, you can contact HR. Prepare briefly: what exactly is annoying , what have you already tried , and what solution would be fair for you? In tense situations it is allowed to take a short break to calm down and regain focus . If required, we will arrange a mediated conversation.

  1. Welche Schritte empfiehlt die Personalabteilung, wenn jemand sich überfordert fühlt oder es Konflikte im Team gibt?

    (What steps does HR recommend if someone feels overwhelmed or there are conflicts in the team?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Heute war ich im Büro ziemlich gestresst. In der Teamsitzung war Jana abwesend, deshalb musste ich ihr Projekt kurz vorstellen. Ein Kollege hat sich laut beschwert, weil er dachte, ich hätte keine Ahnung. Das hat mich geärgert, aber ich habe mich bemüht, ruhig zu bleiben und aufmerksam zu antworten. Nach der Sitzung bin ich zu ihm gegangen und wir haben das Problem geklärt. Jetzt bin ich erleichtert, auch wenn der Tag sehr anstrengend war.
(Today I was pretty stressed at the office. Jana was absent from the team meeting, so I had to briefly present her project. A colleague loudly complained because he thought I had no idea what I was doing. That annoyed me, but I tried to stay calm and respond thoughtfully. After the meeting I went to him and we cleared up the issue. Now I feel relieved, even though the day was very tiring.)
True False

(The speaker had to share information about a project in the meeting even though a colleague wasn’t there.)

(The colleague was delighted with her explanation and praised her for it.)

(After the conversation after the meeting, the speaker felt calmer and relieved.)

Exercise 4: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Beschwerde wegen offenem Ticket

Exercise 5: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Betreff: Kurzer Austausch nach dem Meeting

Hallo Frau Yilmaz,
mir ist gestern im Meeting aufgefallen, dass die Stimmung zwischen Ihnen und Herrn Krüger komisch war. Danach gab es Rückfragen aus dem Team. Ich möchte Stress im Projekt vermeiden und bitte Sie, mir kurz zu schreiben, was los war. Falls Sie sich ärgern, ist das verständlich, aber wir müssen professionell bleiben.

Können Sie mir bitte bis 16:00 Uhr zwei Zeiten vorschlagen, wann wir kurz sprechen können?

Viele Grüße
Sabine Brandt
Teamleitung

Subject: Brief exchange after the meeting

Hello Ms. Yilmaz,
I noticed in yesterday's meeting that the atmosphere between you and Mr. Krüger felt awkward. Afterwards there were follow-up questions from the team. I want to avoid stress in the project and ask you to briefly write to me what happened. If you are upset, that is understandable, but we need to remain professional.

Could you please propose two times by 4:00 PM when we could speak briefly?

Best regards
Sabine Brandt
Team Lead

Useful phrases:

  1. Mir ist aufgefallen, dass … / Ich habe gemerkt, dass …

    (I noticed that … / I realized that …)

  2. Ich versuche, ruhig zu bleiben, aber …

    (I try to stay calm, but …)

  3. Ich schlage vor, dass wir …, um … zu klären.

    (I suggest that we … to clarify …)

Hallo Frau Brandt,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Mir ist gestern auch aufgefallen, dass die Stimmung kurz angespannt war. Ich war verärgert, weil Herr Krüger mich zweimal unterbrochen hat und ich meinen Standpunkt nicht zu Ende bringen konnte. Ich bemühe mich, professionell zu bleiben, aber das Gespräch war deshalb für mich anstrengend.

Ich schlage vor, dass wir zu dritt kurz sprechen, um das Missverständnis zu klären und die Zusammenarbeit zu beruhigen. Heute kann ich um 14:30 Uhr oder um 15:45 Uhr. Falls das nicht passt, nenne ich gern Alternativen für morgen.

Viele Grüße
Aylin Yilmaz
Hello Ms. Brandt,

thank you for your message. I also noticed that the atmosphere was briefly tense yesterday. I was upset because Mr. Krüger interrupted me twice and I wasn't able to finish making my point. I am trying to remain professional, but the conversation was tiring for me.

I suggest the three of us have a short conversation to clear up the misunderstanding and restore a calm working relationship. Today I am available at 2:30 PM or 3:45 PM. If those times don't work, I can suggest alternatives for tomorrow.

Best regards
Aylin Yilmaz