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B1.2 - Writing e-mails and letters
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B1.2 - Writing e-mails and letters

B1.2 - Writing e-mails and letters - Exercises

E-Mails und Briefe schreiben

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

der Betreff: Kurze Zeile, die kurz sagt, worum es in der E‑Mail geht. (der Betreff: Kurze Zeile, die kurz sagt, worum es in der E‑Mail geht.)
die Einleitung: Erster Teil: Man begrüßt und nennt kurz den Grund des Schreibens. (die Einleitung: Erster Teil: Man begrüßt und nennt kurz den Grund des Schreibens.)
die Auswahl: Mehrere Möglichkeiten, aus denen man eine Option nähme. (die Auswahl: Mehrere Möglichkeiten, aus denen man eine Option nähme.)

Exercise 2: Exam preparation (Audio)

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Kurzer Leitfaden: Gute E-Mails im Unternehmen

Fill in the gaps: Absicht, Betreff, Einleitung, ausstellt, Empfänger, Vielen Dank für Ihre Geduld, Abschnitte

(Short guide: Good emails in the company)

In vielen Firmen werden Anfragen per E-Mail bearbeitet. Achten Sie auf einen klaren , damit der sofort weiß, worum es geht. Nennen Sie in der kurz Ihre und ordnen Sie die wichtigsten Angaben in . Wenn Sie längere Zeit nicht geantwortet haben, wirkt „ “ oft professioneller als eine ausführliche Entschuldigung.

Bei formellen Mails beginnen Sie mit „Sehr geehrte…“ und enden mit „Mit freundlichen Grüßen“. Brauchen Sie eine Bescheinigung oder ein Dokument, bitten Sie konkret darum, dass die zuständige Stelle es , und nennen Sie, bis wann Sie es benötigen. Schließen Sie mit einer höflichen Bitte um Rückmeldung, zum Beispiel: „Ich warte auf Ihre Antwort.“
In many companies, inquiries are handled by email. Make sure you use a clear subject line so that the recipient immediately knows what it is about. In the introduction, briefly state your intention and organize the most important information into sections. If you have not replied for a longer time, “Thank you for your patience” often sounds more professional than a lengthy apology.

In formal emails, begin with “Dear …” and end with “Kind regards”. If you need a certificate or a document, specifically ask the responsible department to issue it and state by when you need it. Close with a polite request for a reply, for example: “I look forward to your response.”

  1. Welche drei Elemente helfen laut Text dabei, dass eine E-Mail klar und professionell wirkt, und warum sind sie für den Empfänger wichtig?

    (According to the text, which three elements help an email seem clear and professional, and why are they important for the recipient?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio and answer the questions.

Ich muss heute noch zwei E-Mails schreiben. Die erste ist an einen Kunden gerichtet. Im Betreff steht deutlich, worum es geht, und in der Einleitung nenne ich kurz meine Absicht: Ich möchte ein Angebot ausstellen und zwei Angaben bestätigen. Als Absender trete ich auf, der Empfänger ist die Einkaufsabteilung. Außerdem hänge ich ein PDF an und bitte um Rückmeldung: Ich warte auf Ihre Antwort. Die zweite Mail ist informell an eine Kollegin; dort schreibe ich „Viele Grüße“ statt „Mit freundlichen Grüßen“.
(I still have to write two e-mails today. The first is addressed to a customer. The subject line clearly states what it is about, and in the introduction I briefly state my intention: I want to issue a quote and confirm two pieces of information. I appear as the sender; the recipient is the purchasing department. I also attach a PDF and ask for a reply: I am waiting for your answer. The second e-mail is informal, to a colleague; there I write “Best regards” instead of “Yours sincerely”.)
True False

(In the formal e-mail, the person asks the customer for a reply.)

(The second message is concluded with “Dear” and “Yours sincerely”.)

(The subject line of the first e-mail clearly states what it is about.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Bitte ___ Sie im Formular den richtigen Betreff aus, damit der Empfänger Ihre Absicht sofort versteht.

(Please ___ the correct subject line in the form so that the recipient immediately understands your intention.)

2. Ich ___ die Teilnahmebescheinigung aus und schickte sie als Anhang per E-Mail.

(I ___ the certificate of participation and sent it as an attachment by email.)

3. Könnten Sie mir bitte kurz bestätigen, ob Sie mir die Rechnung heute ___ würden?

(Could you please briefly confirm whether you would ___ the invoice for me today?)

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Termin per E-Mail bestätigen

Exercise 6: Discussion questions (AI+)

Instruction: Speaking: translate and respond (AI+)

Useful expressions:

Sehr geehrte Damen und Herren, ich schreibe Ihnen, weil … / Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir kurzfristig antworten könnten. / Mit freundlichen Grüßen / Viele Grüße

  1. Sie haben vor einer Woche eine wichtige E‑Mail an eine Firma geschickt und noch keine Antwort bekommen - welche kurze Nachfrage schreiben Sie und welchen Betreff wählen Sie?
    You sent an important email to a company a week ago and have not yet received a response - what short follow-up would you write and what subject line would you choose?

    __________________________________________________________________________________________________________

  2. Sie möchten einem Kollegen höflich sagen, dass Sie morgen nicht zur Arbeit kommen können - wie beginnen und wie beenden Sie die E‑Mail, und was ist Ihre Absicht?
    You want to politely tell a colleague that you cannot come to work tomorrow - how do you begin and how do you end the email, and what is your intention?

    __________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence (AI+)

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Betreff: Fehlende Angaben für Ihre Rechnung – Bestellung #45821

Guten Tag Frau Yilmaz,
vielen Dank für Ihre Bestellung. Leider können wir die Rechnung im Moment nicht ausstellen, weil in Ihrer Rechnungsadresse eine Angabe fehlt (z. B. Hausnummer oder Zusatz).

Bitte schicken Sie uns kurz die vollständige Rechnungsadresse. Danach senden wir Ihnen die Rechnung als PDF per E-Mail zu.

Vielen Dank im Voraus und freundliche Grüße
Jan Peters
Kundenservice Möbelhaus Nord

Subject:<\/strong> Missing details for your invoice – Order #45821<\/p>

Good day Ms. Yilmaz,
thank you very much for your order. Unfortunately, we cannot issue<\/strong> the invoice at the moment because a detail<\/strong> is missing in your billing address (e.g. house number or additional information).<\/p>

Please send us the complete billing address briefly. After that, we will send you the invoice as a PDF by email.

Thank you in advance and kind regards<\/strong>
Jan Peters
Customer Service Möbelhaus Nord<\/p>

Useful phrases:

  1. Hier ist die vollständige Adresse: …

    (Here is the complete address: …)

  2. Könnten Sie mir bitte bestätigen, dass …?

    (Could you please confirm briefly that …?)

  3. Falls nötig, kann ich auch …

    (If necessary, I can also …)

Guten Tag Herr Peters,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Hier ist die vollständige Rechnungsadresse:
Leyla Yilmaz
Sonnenstraße 14A, 2. OG
80331 München

Könnten Sie mir bitte kurz bestätigen, dass Sie mit diesen Angaben die Rechnung ausstellen können und mir das PDF an diese E‑Mail-Adresse senden? Falls Sie noch weitere Angaben benötigen, teile ich sie gern mit.

Mit freundlichen Grüßen
Leyla Yilmaz
Good day Mr. Peters,

thank you very much for your message. Here is the complete billing address:
Leyla Yilmaz
Sonnenstraße 14A, 2nd floor
80331 Munich

Could you please briefly confirm that you can issue the invoice with these details and send the PDF to this email address? If you need any further details, I will be happy to provide them.

Kind regards
Leyla Yilmaz