Oefening 1: Een woord matchen

Instructie: Koppel elk woord aan de juiste definitie.

de bijlage: een extra document dat je meestuurt bij een e-mail
het onderwerp: de korte zin bovenaan een e-mail die het doel uitlegt
de aanhef: de openingswoorden waarmee je iemand in een brief of e-mail aanspreekt
doorsturen: een ontvangen e-mail naar een ander adres sturen
per omgaande: zo snel mogelijk; zonder onnodige vertraging

Oefening 2: Examenvoorbereiding

Instructie: Lees de tekst, vul de lege plekken in met de ontbrekende woorden en beantwoord de vragen hieronder

Projectupdate: afspraken over e-mail binnen het team

Vul de lege plekken in: door, aanhef, ontvangst, verontschuldig, afsluiting, bijlage, toevoegen, Onderwerp, herinnering

(Projectupdate: afspraken over e-mail binnen het team)

: Afspraken over e-mail en bijlagen

Beste collega’s,

Om misverstanden te voorkomen spreken we vanaf volgende week een vaste e-mailopmaak af. Zet in het onderwerp altijd het project en de actie, bijvoorbeeld: “Website – feedback gevraagd”. Begin met een passende : formeel bij externe contacten en informeel binnen het team. Voeg documenten alleen als toeen vermeld in de tekst welke bestanden je meestuurt. Reageer op een bericht door alle vragen te beantwoorden en stuur niet onnodig berichten .

Kun je een bestand niet op tijd aanleveren, je dan kort en geef aan wanneer je het wél kunt . Ontvang je een belangrijk document, bevestig dan de . Na drie werkdagen zonder reactie sturen we één vriendelijke . Sluit af met een duidelijke en je handtekening. Dank voor de samenwerking.

  1. Welke onderdelen moeten altijd in het onderwerp van een e-mail staan volgens de afspraken?

Oefening 3: Luistervaardigheid

Instructie: Luister naar het audiofragment en geef aan of de volgende uitspraken waar of onwaar zijn.

Morgen moet ik een formele e-mail sturen naar een nieuwe leverancier over de levering van laptops voor ons project. Ik heb een concept gemaakt en mijn collega gevraagd de opmaak te controleren. Daarna wil ik de offerte als bijlage toevoegen en vragen om een ontvangstbevestiging, omdat we snel duidelijkheid nodig hebben. Als er vrijdag nog geen reactie is, stuur ik een herinnering. Als afsluiting gebruik ik ‘Met vriendelijke groet’ en zet ik mijn handtekening eronder.
Waar Onwaar

Oefening 4: Gesprekskaarten

Instructie: Oefen het gesprek met je docent of medestudenten.

1

Herinneringsmail met bijlage

Oefening 5: Correspondentie schrijven

Instructie: Schrijf een antwoord op het volgende bericht dat passend is voor de situatie

Beste mevrouw Jansen,

Dank voor uw aanvraag voor een offerte voor de warmtepomp. Onze afspraak van donderdag om 14:00 uur kan helaas niet doorgaan vanwege een spoedklus. Kunt u aangeven of dinsdag 10:00 uur of woensdag 16:30 uur voor u past?

Voor de offerte mis ik nog twee documenten. Kunt u deze als bijlage bijvoegen?

  • een foto van uw meterkast
  • het energieverbruik (jaarafrekening of een screenshot)

Alvast bedankt.

Met vriendelijke groet,
Rachid El Amrani
Technisch adviseur – KlimaatPlus

Beste mevrouw Jansen,

Dank voor uw aanvraag voor een offerte voor de warmtepomp. Onze afspraak van donderdag om 14:00 uur kan helaas niet doorgaan vanwege een spoedklus. Kunt u aangeven of dinsdag 10:00 uur of woensdag 16:30 uur voor u past?

Voor de offerte mis ik nog twee documenten. Kunt u deze als bijlage meesturen?

  • een foto van uw meterkast
  • het energieverbruik (jaarafrekening of een screenshot)

Alvast bedankt.

Met vriendelijke groet,
Rachid El Amrani
Technisch adviseur – KlimaatPlus

Nuttige zinnen:

  1. Dank u wel voor uw bericht.

  2. Dinsdag om 10:00 uur past mij goed; ik bevestig de afspraak.

  3. De gevraagde documenten voeg ik als bijlage toe of stuur ik later.

Beste heer El Amrani,

Dank u wel voor uw bericht. Dinsdag om 10:00 uur past mij goed; hierbij bevestig ik de afspraak.

De foto van de meterkast voeg ik als bijlage toe. De jaarafrekening kan ik vanavond downloaden; mag ik die per omgaande na ontvangst toesturen?

Met vriendelijke groet,
Sanne Jansen