Previous Next
B1.2 - Writing e-mails and letters
B1.2 - Writing e-mails and letters
B1.2 - Writing e-mails and letters

B1.2 - Writing e-mails and letters - Exercises

E-mails en brieven schrijven

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

het onderwerp: De korte titel van een e-mail zodat de ontvanger weet waarover het gaat. (het onderwerp: De korte titel van een e-mail zodat de ontvanger weet waarover het gaat.)
doorsturen: Een e-mail naar iemand anders sturen omdat die persoon het ook moet lezen. (doorsturen: Een e-mail naar iemand anders sturen omdat die persoon het ook moet lezen.)
in bijlage: Een extra bestand dat je meestuurt bij je e-mail. (in bijlage: Een extra bestand dat je meestuurt bij je e-mail.)
reageren (op): Antwoorden op een e-mail of brief nadat je die hebt gelezen. (reageren (op): Antwoorden op een e-mail of brief nadat je die hebt gelezen.)
op prijs stellen: Formeel zeggen dat je iets waardeert, bijvoorbeeld omdat het helpt. (op prijs stellen: Formeel zeggen dat je iets waardeert, bijvoorbeeld omdat het helpt.)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

E-mail van HR over een wijziging in de reiskosten

Fill in the gaps: afzender, onderwerp, verwerken, privégegevens, reactie, doorstuurt, in de bijlage

(Email from HR about a change to the travel allowance)

Beste collega,

Vanaf 1 mei verandert de vergoeding voor woon-werkverkeer. De van dit bericht is HR; vragen kunt u mailen naar hr@bedrijf.nl met als : Reiskosten 2026. U kunt uw nieuwe traject en het aantal kantoordagen doorgeven, omdat we deze gegevens in de salarisadministratie. Als u bewijsstukken heeft, stuur die dan mee . U ontvangt binnen vijf werkdagen een .

Als u deze e-mail naar uw team, zet dan geen in de boodschap. Zodra HR uw aanvraag heeft beoordeeld, krijgt u een bevestiging per e-mail. Alvast bedankt voor uw medewerking.

Met vriendelijke groeten,
HR Service Desk
Dear colleague,

As of May 1, the reimbursement for commuting will change. This message is from HR; if you have questions, please email hr@bedrijf.nl with the subject line: Travel expenses 2026. Please provide your new route and the number of days you will be working from the office, as we will process this information in payroll. If you have supporting documents, attach them to your message. You will receive a reply within five business days.

If you forward this email to your team, do not include any personal data in the body of the message. Once HR has reviewed your request, you will receive an email confirmation. Thank you in advance for your cooperation.

Kind regards,
HR Service Desk

  1. Welke documenten en informatie moet u volgens de e-mail sturen, en waarom verwerkt HR deze gegevens?

    (Which documents and information should you send according to the email, and why does HR process this data?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Morgen moet ik een mail sturen naar een nieuwe klant. Ik twijfel nog over het onderwerp, want het gaat om twee punten: de planning en een prijsaanpassing. De ontvanger is Marieke de Vries en ik gebruik haar zakelijke e-mailadres. In de boodschap vraag ik om een korte bevestiging, zodat we verder kunnen. Ik voeg een overzicht als bijlage toe. Als ik vanmiddag nog een reactie krijg, kan ik alles verwerken in ons systeem en het document doorsturen naar mijn collega van sales. Alvast bedankt, met vriendelijke groeten.
(Tomorrow I need to send an email to a new client. I’m still unsure about the subject line because it concerns two things: the schedule and a price change. The recipient is Marieke de Vries and I’m using her business email address. In the message I ask for a brief confirmation so we can proceed. I’m including an overview as an attachment. If I get a reply this afternoon, I can process everything in our system and send the document to my colleague in sales. Thanks in advance, kind regards.)
True False

(The speaker asks for a quick confirmation so the work can continue.)

(The email is only about a price change and not about the schedule.)

(If the speaker receives a reply this afternoon, she will forward the document to her colleague in sales.)

Exercise 4: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

E-mail doorsturen naar collega

Exercise 5: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Onderwerp: Conceptagenda teamdag 17 mei

Beste Nora,

Ik stuur je hierbij de conceptagenda voor onze teamdag. Kun je voor vrijdag laten weten of je erbij kunt zijn en of je nog punten wilt toevoegen?

  • 09:30 start en korte update
  • 10:15 workshop: samenwerking
  • 12:00 lunch
  • 13:00 planning Q3
  • 15:00 afsluiting

Als je documenten hebt die we moeten bespreken, mag je ze in bijlage meesturen. Alvast bedankt!

Met vriendelijke groeten,
Jeroen de Wit
Teamcoördinator

Subject: Draft agenda team day May 17

Dear Nora,

I'm sending you the draft agenda for our team day. Could you let me know by Friday whether you can attend and if you'd like to add any items?

  • 09:30 Start and brief update
  • 10:15 Workshop: collaboration
  • 12:00 Lunch
  • 13:00 Q3 planning
  • 15:00 Closing

If you have documents we need to discuss, please attach them to the message. Thanks in advance!

Kind regards,
Jeroen de Wit
Team coordinator

Useful phrases:

  1. Ik reageer even op je e-mail over ...

    (I'm replying to your email about ...)

  2. Omdat ik op dat moment al een afspraak heb, kan ik ...

    (Because I already have an appointment at that time, I can ...)

  3. Zodra ik de bijlage heb bekeken, laat ik je weten of ...

    (As soon as I've looked at the attachment, I'll let you know whether ...)

Beste Jeroen,

Bedankt voor het doorsturen van de conceptagenda. Ik ben op 17 mei aanwezig. Ik wil graag één punt toevoegen: een korte ronde met knelpunten per project, zodat we die kunnen meenemen in de planning voor Q3.

Ik stuur in bijlage een overzicht van mijn lopende taken en de deadlines. Zodra je dit hebt bekeken, hoor ik graag of er nog iets aangepast moet worden.

Met vriendelijke groeten,
Nora
Dear Jeroen,

Thank you for sending the draft agenda. I will be available on May 17. I would like to add one item: a short round to discuss issues per project so we can include them in the Q3 planning.

I'm attaching an overview of my current tasks and deadlines. Once you've reviewed it, please let me know if anything needs to be changed.

Kind regards,
Nora