Previous Next

B1.2 - Writing e-mails and letters - Exercises

E-mails en brieven schrijven

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

Exercise 2: Exam preparation (Audio)

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Interne mail: veilig omgaan met e-mail en bijlagen

Fill in the gaps: zender, in bijlage, e-mailadres, verwerkt, door, Onderwerp

: Let op bij onverwachte e-mails

We zien steeds vaker phishing binnen en buiten ons bedrijf. Controleer daarom altijd de en kijk of het klopt. Krijgt u een bericht met dwingende taal of een vreemde link, klik dan niet. Stuur de mail naar IT zodat zij kunnen controleren of het veilig is.

Moet u toch reageren, schrijf dan duidelijk wat u precies nodig heeft en vermeld een kort onderwerp in de mail. Voeg alleen iets toe als u zeker weet voor wie het bestemd is, want anders deelt u mogelijk per ongeluk vertrouwelijke informatie. Zodra IT uw melding heeft , krijgt u een terugkoppeling.
Subject: Be careful with unexpected emails

We are seeing more and more phishing inside and outside our company. Therefore, always check the sender and see whether the email address is correct. If you receive a message with forceful language or a strange link, do not click. Forward the email to IT so they can check whether it is safe.

If you still need to respond, clearly write what exactly you need and include a short subject in the email. Only add an attachment if you are sure who it is intended for, otherwise you may accidentally share confidential information. Once IT has processed your report, you will receive feedback.

Welke drie stappen raadt de tekst aan voordat u op een link klikt of een bijlage opent?

(What three steps does the text recommend before you click on a link or open an attachment?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio and answer the questions.

Ik kom even terug op je mail van gisteren over de planning. Het onderwerp is nu duidelijk, maar ik mis nog een paar gegevens. Kun je het juiste e-mailadres van de nieuwe contactpersoon sturen en de offerte als bijlage toevoegen? Als je wilt, kan ik jouw boodschap daarna doorsturen naar de rest van het team. Ik stel het op prijs als je vandaag nog reageert, dan kan ik alles verwerken in het dossier. Alvast bedankt. Met vriendelijke groeten, Sanne.

	True	False
Sanne vraagt om extra informatie en een document voordat ze verder kan met het dossier. (Sanne asks for additional information and a document before she can proceed with the file.)
Sanne wil dat de ontvanger haar bericht morgen pas beantwoordt. (Sanne wants the recipient to reply to her message only tomorrow.)
Sanne zegt dat ze de boodschap niet kan doorsturen naar het team. (Sanne says that she cannot forward the message to the team.)

Exercise 4: Multiple Choice

Instruction: Choose the correct solution

1. Omdat u mij gisteren de adresgegevens ___, heb ik de brief kunnen versturen.

2. Zodra ik uw e-mail ___, belt mijn collega de ontvanger om het te bespreken.

3. Terwijl u de bijlage opent, ___ ik uw vorige bericht al ___.

Exercise 5: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

E-mail over verplaatste afspraak

Sanne (projectleider): Show Mark, ik moet even terugkomen op de afspraak met Bouwgroep De Wit van donderdag - ik haal die trein niet.

Mark (collega): Show Oké. Stuur je ze een e-mail? Zet een duidelijk onderwerp, en noem meteen een paar nieuwe datums en tijden.

Sanne (projectleider): Show Ja. 'Onderwerp: Verplaatsen afspraak donderdag met Bouwgroep De Wit' is goed toch? In de boodschap leg ik uit dat mijn trein uitvalt en verzoek ik om verplaatsing; ik stel het op prijs als hij vandaag nog kan reageren.

Mark (collega): Show Klinkt goed. Voeg de nieuwe agenda-uitnodiging als bijlage toe en zet er 'Alvast bedankt' bij - sluit af met 'Met vriendelijke groeten'.

Sanne (projectleider): Show Doe ik. Ik stuur het naar zijn e-mailadres en zet onze zendergegevens in de handtekening, dan kan de ontvanger me direct bereiken.

Open questions:

1. Wat stelt Sanne voor als onderwerp van de e-mail en welke bijlage raadt Mark aan om toe te voegen?

2. Welke afsluiting gebruikt Mark en wanneer zou jij 'Met vriendelijke groeten' gebruiken?

3. Stel: jij moet een afspraak verplaatsen. Welke informatie zet jij altijd in je e-mail (onderwerp, boodschap, bijlage)?

Exercise 6: Discussion questions (AI+)

Instruction: Speaking: translate and respond (AI+)

Useful expressions:

Ik stuur u deze e-mail omdat... / Kunt u ... sturen, zodat ...? / Alvast bedankt. Met vriendelijke groet, ...

Show/hide translations

Je krijgt een e-mail van een onbekende afzender met een link en de tekst dat je meteen moet betalen. Wat doe je en waarom?
You receive an email from an unknown sender with a link and the text saying that you must pay immediately. What do you do and why?

__________________________________________________________________________________________________________
Je wilt een collega vragen of hij een document in de bijlage kan sturen vóór vrijdag. Wat schrijf je in een korte, nette e-mail?
You want to ask a colleague if he can send a document in the attachment before Friday. What do you write in a short, polite email?

__________________________________________________________________________________________________________

Exercise 7: Writing correspondence (AI+)

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Beste mevrouw Van Dijk,
U nam vandaag contact op over een e-mail waarin u werd gevraagd om via een link te betalen. Goed dat u niet hebt geklikt.
Kunt u ons het e-mailadres van de afzender en het onderwerp van die boodschap sturen? Als u ook een screenshot heeft, mag u die in bijlage meesturen.
Dan kunnen wij dit onderzoeken. Alvast bedankt.
Met vriendelijke groeten,
Sanne de Groot
Klantenservice Shop&Co

Dear Mrs Van Dijk,
You contacted us today about an email in which you were asked to pay via a link. Good that you did not click.
Could you send us the email address of the sender and the subject of that message? If you also have a screenshot, you may include it as an attachment.
Then we can investigate this. Thank you in advance.
Kind regards,
Sanne de Groot
Customer Service Shop&Co

Useful phrases:

Ik stuur u het e-mailadres van de afzender en het onderwerp, omdat u dit nodig heeft voor het onderzoek.

(I am sending you the sender’s email address and the subject, because you need this for the investigation.)
In de bijlage vindt u een screenshot, zodat u de boodschap kunt controleren.

(In the attachment you will find a screenshot, so that you can check the message.)
Kunt u mij laten weten wat ik het beste kan doen zodra u meer weet?

(Could you let me know what I should do best as soon as you know more?)