Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

de bijlage: een extra document dat je meestuurt bij een e-mail (de bijlage: een extra document dat je meestuurt bij een e-mail)
het onderwerp: de korte zin bovenaan een e-mail die het doel uitlegt (het onderwerp: de korte zin bovenaan een e-mail die het doel uitlegt)
de aanhef: de openingswoorden waarmee je iemand in een brief of e-mail aanspreekt (de aanhef: de openingswoorden waarmee je iemand in een brief of e-mail aanspreekt)
doorsturen: een ontvangen e-mail naar een ander adres sturen (doorsturen: een ontvangen e-mail naar een ander adres sturen)
per omgaande: zo snel mogelijk; zonder onnodige vertraging (per omgaande: zo snel mogelijk; zonder onnodige vertraging)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Projectupdate: afspraken over e-mail binnen het team

Fill in the gaps: herinnering, Onderwerp, aanhef, toevoegen, door, verontschuldig, ontvangst, bijlage, afsluiting

(Project update: agreements about email within the team)

: Afspraken over e-mail en bijlagen

Beste collega’s,

Om misverstanden te voorkomen spreken we vanaf volgende week een vaste e-mailopmaak af. Zet in het onderwerp altijd het project en de actie, bijvoorbeeld: “Website – feedback gevraagd”. Begin met een passende : formeel bij externe contacten en informeel binnen het team. Voeg documenten alleen als toeen vermeld in de tekst welke bestanden je meestuurt. Reageer op een bericht door alle vragen te beantwoorden en stuur niet onnodig berichten .

Kun je een bestand niet op tijd aanleveren, je dan kort en geef aan wanneer je het wél kunt . Ontvang je een belangrijk document, bevestig dan de . Na drie werkdagen zonder reactie sturen we één vriendelijke . Sluit af met een duidelijke en je handtekening. Dank voor de samenwerking.
Subject: Agreements about email and attachments

Dear colleagues,

To avoid misunderstandings, we will agree on a standard email format starting next week. Always include the project and the action in the subject, for example: “Website – feedback requested”. Begin with an appropriate salutation: formal for external contacts and informal within the team. Attach documents only as attachments (no standalone links) and state in the message which files you are sending. When replying to a message, answer all questions and do not forward messages unnecessarily.

If you cannot provide a file on time, apologize briefly and indicate when you will be able to send it. If you receive an important document, confirm receipt. After three working days without a response, we will send one friendly reminder. End with a clear closing and your signature. Thank you for your cooperation.

  1. Welke onderdelen moeten altijd in het onderwerp van een e-mail staan volgens de afspraken?

    (Which elements must always be included in the subject of an email according to the agreements?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Morgen moet ik een formele e-mail sturen naar een nieuwe leverancier over de levering van laptops voor ons project. Ik heb een concept gemaakt en mijn collega gevraagd de opmaak te controleren. Daarna wil ik de offerte als bijlage toevoegen en vragen om een ontvangstbevestiging, omdat we snel duidelijkheid nodig hebben. Als er vrijdag nog geen reactie is, stuur ik een herinnering. Als afsluiting gebruik ik ‘Met vriendelijke groet’ en zet ik mijn handtekening eronder.
(Tomorrow I need to send a formal email to a new supplier about the delivery of laptops for our project. I’ve prepared a draft and asked my colleague to check the formatting. After that I will attach the quote and ask for an acknowledgment of receipt, because we need clarity quickly. If there’s no response by Friday, I’ll send a reminder. To close I use 'Met vriendelijke groet' and place my signature below.)
True False

(The speaker is writing a formal email to a supplier about the delivery of laptops.)

(The speaker does not ask for an acknowledgment of receipt because she is not in a hurry.)

(If the supplier does not respond by Friday, the speaker will send a reminder.)

Exercise 4: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Herinneringsmail met bijlage

Exercise 5: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Beste mevrouw Jansen,

Dank voor uw aanvraag voor een offerte voor de warmtepomp. Onze afspraak van donderdag om 14:00 uur kan helaas niet doorgaan vanwege een spoedklus. Kunt u aangeven of dinsdag 10:00 uur of woensdag 16:30 uur voor u past?

Voor de offerte mis ik nog twee documenten. Kunt u deze als bijlage bijvoegen?

  • een foto van uw meterkast
  • het energieverbruik (jaarafrekening of een screenshot)

Alvast bedankt.

Met vriendelijke groet,
Rachid El Amrani
Technisch adviseur – KlimaatPlus

Dear Ms. Jansen,

Thank you for your request for a quote for the heat pump. Our appointment on Thursday at 2:00 PM unfortunately cannot take place due to an urgent job. Could you let me know whether Tuesday at 10:00 AM or Wednesday at 4:30 PM would suit you?

For the quote I am still missing two documents. Could you add these as a attachment?

  • a photo of your meter cupboard
  • the energy consumption (annual bill or a screenshot)

Thanks in advance.

Kind regards,
Rachid El Amrani
Technical Advisor – KlimaatPlus

Useful phrases:

  1. Dank u wel voor uw bericht.

    (Thank you for your message.)

  2. Dinsdag om 10:00 uur past mij goed; ik bevestig de afspraak.

    (Tuesday at 10:00 AM suits me; I confirm the appointment.)

  3. De gevraagde documenten voeg ik als bijlage toe of stuur ik later.

    (I will attach the requested documents or send them later.)

Beste heer El Amrani,

Dank u wel voor uw bericht. Dinsdag om 10:00 uur past mij goed; hierbij bevestig ik de afspraak.

De foto van de meterkast voeg ik als bijlage toe. De jaarafrekening kan ik vanavond downloaden; mag ik die per omgaande na ontvangst toesturen?

Met vriendelijke groet,
Sanne Jansen
Dear Mr. El Amrani,

Thank you for your message. Tuesday at 10:00 AM suits me; I hereby confirm the appointment.

I will attach the photo of the meter cupboard. I can download the annual energy bill this evening; may I send it to you as soon as I have it?

Kind regards,
Sanne Jansen