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How does it work?

Estas expresiones se usan para pedir, opinar o rechazar algo de forma más educada y menos directa.

(These expressions are used to ask for something, give an opinion, or refuse something in a more polite and less direct way.)

Using polite Spanish: what this unit is really about

This unit is not about new verb tenses.

It is about using softeners to sound polite and professional in Spanish when you:

  • Ask for something (pedir)
  • Give opinions (expresar opiniones)
  • Refuse or set limits (rechazar / poner límites)

Often, the message is the same, but the form changes from direct to polite.

1. From direct to polite: the basic idea

Compare these:

  • Direct order: Repite la información. (Repeat the information.)
  • Polite request: ¿Podrías repetir la información, por favor?

The information is the same, but:

  • We add a introductory phrase (¿Podrías…?).
  • We usually use a question form.
  • We often add por favor or an apology.

We do the same with:

  • Opinions: Es mejor… → Creo que sería mejor…
  • Refusals: No puedo… → Lo siento, pero no voy a poder…

2. Key polite structures for asking (pedir)

Very common patterns:

Function Spanish pattern Structure Example
Soft request ¿Podrías…? ¿Podrías + infinitive…? ¿Podrías repetir la información, por favor?
Very polite request ¿Te importaría…? ¿Te importaría + infinitive…? ¿Te importaría esperar un momento?
Clarification ¿Cómo dice? ¿Cómo dice?, + explanation ¿Cómo dice?, no le he entendido bien.
Formal request Perdóneme… Perdóneme, + request Perdóneme, ¿puede repetirlo?

Form focus (what to pay attention to):

  • After ¿Podrías…? and ¿Te importaría…? use the infinitive (repetir, esperar, llamar…).
  • Use question marks and rising intonation when speaking.
  • In formal situations, prefer usted forms:
    • ¿Podría repetirlo, por favor?
    • ¿Le importaría esperar un momento?

Self-check

  • Can you transform Dime tu opinión. into a polite question?
    → Example: ¿Podrías decirme tu opinión?

3. Polite opinions: sounding less direct

Direct opinion can sound too strong in Spanish at work:

  • Es así. (It is like that.) → very direct.

Instead, use these softeners:

Function Expression Structure Example
Neutral opinion Creo que… Creo que + sentence Creo que esta opción sería mejor.
Personal reaction Me parece que… Me parece que + sentence Me parece que funciona bien así.
Cautious opinion Yo diría que… Yo diría que + sentence Yo diría que no es exactamente así.

Form focus:

  • After these expressions use a normal indicative sentence (no special tense needed at B1).
  • Creo que… and Me parece que… are very frequent and safe.
  • You can combine with conditional to sound even softer:
    • Creo que sería mejor…

Self-check

  • Can you soften Es mejor cancelar la reunión.?
    → Example: Creo que sería mejor cancelar la reunión.

4. Polite refusals and limits: saying “no” professionally

In Spanish, a direct No can sound too strong at work:

  • No aceptamos tu propuesta. → very direct.

Typical polite patterns:

Function Expression Use Example
Polite “no” Lo siento, pero… Apology + limit Lo siento, pero no va a ser posible.
Partial agreement De acuerdo, pero… Show agreement + introduce condition/limit De acuerdo, pero preferimos esperar.
Explain the reason Es que… Introduce explanation/excuse Es que tenía otro compromiso.
Avoid a hard future “no” no va a ser posible Future construction instead of simple “no” En este momento no va a ser posible.

Form focus:

  • Very often we combine expressions:
    • Lo siento, pero no va a ser posible.
    • Es que tenía otro compromiso, así que no voy a poder ir.
  • Es que… is informal–neutral and very natural in spoken Spanish to justify a limit.
  • No va a ser posible sounds softer than a simple No es posible.

Self-check

  • Transform No puedo asistir a la reunión. into a softer refusal.
    → Example: Lo siento, pero no voy a poder asistir a la reunión.

5. Choosing the right level of formality (tú / usted)

The same structure can be more or less formal:

Informal (tú) Formal (usted) When to use
¿Podrías repetir la información? ¿Podría repetir la información? Formal with clients, older people, unknown people.
¿Te importaría esperar un momento? ¿Le importaría esperar un momento? Informal with colleagues you know well.
¿Cómo dices? ¿Cómo dice? Use ¿Cómo dice? in professional contexts.

Form focus:

  • For usted, change pronouns and verb forms:
    • te → le
    • puedes → puede, podrías → podría

Self-check

  • Formalize: ¿Podrías enviarme el informe?
    → Example: ¿Podría enviarme el informe?

6. Typical mistakes and how to avoid them

  • Using commands instead of polite forms
    Repite la información. (to a client) → Too direct.
    Prefer: ¿Podría repetir la información, por favor?
  • Forgetting the infinitive after ¿Podrías…? / ¿Te importaría…?
    ¿Podrías repetes la información? → Mix of English/Spanish.
    Correct: ¿Podrías repetir la información?
  • Being too direct with opinions
    Es una mala idea. → harsh.
    Softer: Creo que no es la mejor opción.
  • Saying only “no” without softener
    No puedo. → abrupt.
    Better: Lo siento, pero no voy a poder.

7. Quick practice: can you transform these?

Try to change these in your head. Then compare with the sample answers.

  1. Dame más detalles. → request
  2. Es una buena idea cambiar de proveedor. → opinion
  3. No vengo a la reunión de mañana. → refusal / limit

Possible answers (many options are correct):

  • 1 → ¿Podrías darme más detalles, por favor?
  • 2 → Creo que es una buena idea cambiar de proveedor.
  • 3 → Lo siento, pero no voy a poder venir a la reunión de mañana, es que tengo otro compromiso.

8. What you should now be able to do

  • Turn direct commands into polite requests with ¿Podrías…? and ¿Te importaría…?
  • Give opinions more softly with Creo que…, Me parece que…, Yo diría que…
  • Say “no” politely using Lo siento, pero…, De acuerdo, pero…, Es que…, no va a ser posible
  • Adapt to tú / usted depending on the formality of the situation.

If you can do this, you are ready to focus on speaking practice in class.

AskingExpressing opinionsRefusing or setting limits 
¿Podrías repetir la información, por favor? (Could you repeat the information, please?)Creo que esta opción sería mejor. (I think this option would be better.)Lo siento, pero no va a ser posible. (I'm sorry, but it is not going to be possible.)
¿Te importaría esperar un momento? (Would you mind waiting a moment?)Me parece que funciona bien así. (It seems to me that it works well like this.)En este momento no va a ser posible. (Right now it is not going to be possible.)
¿Qué deseaba comentar al final? (What did you want to comment on at the end?)Yo diría que no es exactamente así. (I would say that it is not exactly like that.)De acuerdo, pero preferimos esperar. (All right, but we prefer to wait.)
¿Cómo dice?, no le he entendido bien. (Sorry, what did you say? I did not quite understand you.) Lo siento, ha sido un malentendido. (I'm sorry, it was a misunderstanding.)
Perdóneme, ¿puede repetirlo? (Excuse me, could you repeat that?) Es que tenía otro compromiso. (It's just that I had another commitment.)

Exercise 1: Fórmulas de cortesía: ¿podrías...? - creo que...

Instruction: Fill in the correct word.

Show translation Show answers

Yo diría que, Te importaría, voy a poder, Cómo dice, Creo que, Podrías, Me parece que, Perdóneme

1. Opinar (parecer, yo):
... falta un detalle importante.
(I think an important detail is missing.)
2. Opinar (creer, yo):
... sería mejor empezar ahora.
(I think it would be better to start now.)
3. Opinar (decir, yo):
... no es el mejor momento.
(I would say this is not the best time.)
4. Rechazar (ir, poder, yo):
No ... participar en esta parte.
(I’m not going to be able to take part in this part.)
5. Pedir (decir, usted):
¿...? No se oyó bien desde atrás.
(Pardon? I couldn’t hear well from the back.)
6. Pedir (importar, a ti):
¿... hablar con el moderador?
(Would you mind speaking with the moderator?)
7. Pedir (perdonar, usted, a mi):
..., creo que hubo una confusión.
(Excuse me, I believe there was a misunderstanding.)
8. Pedir (poder, tú):
¿... hablar un poco más despacio?
(Could you speak a little more slowly?)

Exercise 2: Rewrite the phrases

Instruction: Rewrite the sentences so they sound more polite; use the expressions from the box (to ask, to give an opinion or to refuse/set boundaries). Example: “Repite la información.” → “Could you repeat the information, please?”

Show/Hide translation Show/Hide hints
  1. Hint Hint (¿Podrías…?) Repite la información.
    ⇒ _______________________________________________ Example
    ¿Podrías repetir la información, por favor?
    (Could you repeat the information, please?)
  2. Hint Hint (Creo que…) Es mejor cambiar la fecha de la reunión.
    ⇒ _______________________________________________ Example
    Creo que sería mejor cambiar la fecha de la reunión.
    (I think it would be better to change the meeting date.)
  3. Hint Hint (Lo siento, pero…) No puedo ayudarte con este informe.
    ⇒ _______________________________________________ Example
    Lo siento, pero no voy a poder ayudarte con este informe.
    (I’m sorry, but I won’t be able to help you with this report.)
  4. Hint Hint (¿Te importaría…?) Espera un momento.
    ⇒ _______________________________________________ Example
    ¿Te importaría esperar un momento?
    (Would you mind waiting a moment?)
  5. Hint Hint (De acuerdo, pero…) No aceptamos tu propuesta.
    ⇒ _______________________________________________ Example
    De acuerdo, pero preferimos esperar antes de aceptar la propuesta.
    (Okay, but we’d prefer to wait before accepting the proposal.)
  6. Hint Hint (Es que…) No vengo a la cena de empresa.
    ⇒ _______________________________________________ Example
    Es que tenía otro compromiso, así que no voy a poder ir a la cena de empresa.
    (I actually have another commitment, so I won’t be able to attend the company dinner.)

Exercise 3: Grammar in action

Instruction: In pairs, organise and agree the details of a working lunch at the conference.

Show/Hide translation
Situation
Durante la pausa para café de un congreso, negocias una comida de trabajo con otro asistente.
(During the coffee break at a conference, you arrange a working lunch with another attendee.)
Discuss
  • ¿Qué prefieres aprovechar más: la conferencia principal o el evento de networking? Explica por qué. (Which would you prefer to get more out of: the keynote or the networking event? Explain why.)
  • Imagina que el restaurante está completo: ¿cómo rechazarías la propuesta con cortesía y qué alternativa propones? Sé específico (hora, lugar). (Imagine the restaurant is fully booked: how would you decline the suggestion politely and what alternative would you propose? Be specific (time, place).)
Useful words and phrases
  • ¿Podrías reservar una mesa cerca del auditorio? (Could you book a table near the auditorium?)
  • Creo que el evento de networking después de la clausura es más útil. (I think the networking event after the closing session is more useful.)
  • La sala de conferencias está completa; no hay plazas libres. (The conference room is full; there are no available seats.)
Use in conversation
  • ¿Podrías…? / ¿Te importaría…? para pedir (Could you…? / Would you mind…? — to make requests)
  • Creo que… / Me parece que… para opinar (I think… / It seems to me that… — to give an opinion)
  • Lo siento, pero… / Es que… para rechazar o poner límites (I'm sorry, but… / It's just that… — to refuse or set boundaries)

Written by

This content has been designed and reviewed by the coLanguage pedagogical team: About coLanguage

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Alessia Amoroso

Master of Languages, Cultures, Communication

Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia

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Last Updated:

Tuesday, 03/02/2026 11:19