Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

de directie: De groep managers die het bedrijf bestuurt en belangrijke besluiten neemt. (de directie: De groep managers die het bedrijf bestuurt en belangrijke besluiten neemt.)
het organigram: Een overzicht waarin je ziet welke functies en afdelingen bij elkaar horen. (het organigram: Een overzicht waarin je ziet welke functies en afdelingen bij elkaar horen.)
leidinggeven: De taak van iemand die een team aanstuurt en beslissingen neemt. (leidinggeven: De taak van iemand die een team aanstuurt en beslissingen neemt.)
rapporteren aan: Aan je leidinggevende vertellen wat je gedaan hebt en wat de resultaten zijn. (rapporteren aan: Aan je leidinggevende vertellen wat je gedaan hebt en wat de resultaten zijn.)
taken toewijzen: Bepalen wie welke taak krijgt zodat het werk eerlijk verdeeld is. (taken toewijzen: Bepalen wie welke taak krijgt zodat het werk eerlijk verdeeld is.)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Interne update: nieuwe organisatiestructuur per 1 april

Fill in the gaps: organigram, taakverdeling, algemeen directeur, rapporteren aan, teamleider, directie, projectleider, over

(Internal update: new organizational structure as of April 1)

Per 1 april voert Innovalink een nieuwe organisatiestructuur in. Het doel is duidelijkere verantwoordelijkheden en snellere besluitvorming. De blijft eindverantwoordelijk, maar teams krijgen meer ruimte om zelfstandig te werken. In het nieuwe staat welke afdelingen er zijn en wie welke rol heeft. De bespreekt de planning met de operationeel manager; samen kijken zij waar processen vastlopen.

In de praktijk betekent dit dat elke afdeling een heeft die de dagelijkse taken aanstuurt. Voor grotere trajecten wordt een vaste aangewezen, zodat afspraken beter worden gevolgd. Medewerkers hun teamleider en dragen, nadat een project is afgerond, de verantwoordelijkheid aan de lijn. HR ondersteunt bij functieprofielen en bij vragen over doorgroeien. Heb je een voorstel over of samenwerking, stuur dan een korte mail aan je afdelingshoofd.
As of April 1, Innovalink will introduce a new organizational structure. The aim is clearer responsibilities and faster decision-making. The directie remains ultimately responsible, but teams will have more room to work independently. The new organigram shows which departments exist and who holds each role. The general director discusses the schedule with the operations manager; together they look for bottlenecks in processes.

In practice this means each department will have a team leader who oversees day‑to‑day tasks. For larger projects a dedicated project leader will be appointed so agreements are better followed. Employees report to their team leader and, once a project is completed, hand responsibility back to the line. HR supports with job descriptions and with questions about career development. If you have a proposal about task distribution or collaboration, send a short email to your department head.

  1. Welke veranderingen in de manier van werken verwacht je door deze nieuwe organisatiestructuur, en waarom?

    (What changes in the way you work do you expect from this new organizational structure, and why?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Sinds deze maand werk ik bij een middelgroot adviesbureau. Morgen moet ik een korte update geven aan de operationeel manager. Hij wil dat ik het organigram uitleg omdat er onduidelijkheid is over de hiërarchie. De algemeen directeur zit in de directie samen met de financiële directeur en twee bestuurders uit de raad van bestuur. Mijn teamleider stuurt mij aan, maar voor dit project rapporteer ik aan de projectleider. Volgende week wil de HR-manager de taakverdeling opnieuw bekijken en taken toewijzen.
(I have been working at a medium-sized consulting firm since this month. Tomorrow I need to give a brief update to the operations manager. He wants me to explain the organizational chart because there is some uncertainty about the hierarchy. The general manager sits on the executive team together with the finance director and two members of the board of directors. My team leader supervises me, but for this project I report to the project manager. Next week the HR manager wants to review the distribution of tasks and reassign responsibilities.)
True False

(The speaker must explain to the operations manager tomorrow how the company's hierarchy is structured.)

(In this project the speaker reports to her team leader and not to a project leader.)

(Next week the HR manager will check whether tasks and responsibilities need to be redistributed.)

Exercise 4: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Nieuwe taakverdeling in projectteam

2

Organigram uitleg aan nieuwe collega

Exercise 5: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Onderwerp: Update organigram per 1 april

Hoi Samira,

Zoals je weet passen we onze structuur aan. Vanaf 1 april rapporteert jouw team direct aan de operationeel manager (in plaats van aan mij). We maken ook een nieuwe taakverdeling: jij wordt het aanspreekpunt voor de weekplanning en je neemt een deel van de leverancierscontacten over van Procurement.

Kun je uiterlijk vrijdag laten weten of dit voor jou haalbaar is, en of je nog vragen hebt over de hiërarchie of verantwoordelijkheden?

Groet,
Mark de Vries
Teamleider Customer Operations

Subject: Update org chart as of April 1

Hi Samira,

As you know, we are adjusting our structure. From April 1 your team will report directly to the operations manager (rather than to me). We are also introducing a new division of tasks: you will be the contact person for the weekly planning and will take over some supplier contacts from Procurement.

Can you let us know by Friday at the latest whether this is feasible for you, and whether you have any questions about the hierarchy or responsibilities?

Regards,
Mark de Vries
Team Leader Customer Operations

Useful phrases:

  1. Dank voor de update. Ik heb nog een vraag over…

    (Thanks for the update. I have one question about…)

  2. Klopt het dat ik vanaf 1 april rapporteer aan de operationeel manager?

    (Is it correct that I will report to the operations manager as of April 1?)

  3. Kunt u aangeven welke leverancierscontacten ik precies overneem en hoeveel tijd dat vraagt?

    (Could you clarify which supplier contacts I will take over and how much time that will require?)

Onderwerp: Re: Update organigram per 1 april

Hoi Mark,

Dank voor de update over het organigram. Klopt het dat ik vanaf 1 april direct rapporteer aan de operationeel manager? Dan weet ik aan wie ik mijn weekrapportage stuur.

De taakverdeling klinkt haalbaar. Ik wil graag overleggen welke leverancierscontacten ik precies overneem van Procurement en hoeveel tijd ik daar wekelijks voor moet reserveren.

Met wie kan ik dit het beste afstemmen: de Procurementmanager of iemand anders?

Groet,
Samira
Subject: Re: Update org chart as of April 1

Hi Mark,

Thanks for the update about the org chart. Is it correct that I will report directly to the operations manager as of April 1? That way I know who to send my weekly report to.

The division of tasks sounds manageable. I would like to discuss which supplier contacts I will take over from Procurement and how much time I should reserve for that each week.

Who is the best person to coordinate this with: the Procurement manager or someone else?

Regards,
Samira