Next
B1.1 - Taking formal and informal phone calls
B1.1 - Taking formal and informal phone calls
B1.1 - Taking formal and informal phone calls

B1.1 - Taking formal and informal phone calls - Exercises

Formele en informele telefoongesprekken voeren

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

Het gesprek doorschakelen: U verbindt de beller door, en daarna spreekt hij met de juiste persoon. (Het gesprek doorschakelen: U verbindt de beller door, en daarna spreekt hij met de juiste persoon.)
In de wacht zetten: U vraagt de beller even te wachten en neemt later het gesprek weer op. (In de wacht zetten: U vraagt de beller even te wachten en neemt later het gesprek weer op.)
Terugbellen: U belt later opnieuw omdat de persoon nu niet bereikbaar is. (Terugbellen: U belt later opnieuw omdat de persoon nu niet bereikbaar is.)
Een bericht achterlaten: Als u niemand bereikt, laat u uw naam en telefoonnummer achter. (Een bericht achterlaten: Als u niemand bereikt, laat u uw naam en telefoonnummer achter.)
Beschikbaar: Iemand kan nu spreken - hij of zij heeft op dit moment tijd. (Beschikbaar: Iemand kan nu spreken - hij of zij heeft op dit moment tijd.)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Telefonische bereikbaarheid: nieuwe cliënten en privécontacten

Fill in the gaps: terugbelt, bereikbaarheid, beschikbaar, antwoorden, receptie, bericht, doorschakelen

(Telephone availability: new clients and private contacts)

Voor nieuwe cliënten is onze telefonische belangrijk. De is op werkdagen van 08.30 tot 17.00 uur bereikbaar. U kunt vragen naar de status van uw aanvraag of informeren naar onze diensten. Is de juiste collega niet , dan kan de receptionist het gesprek of u in de wacht zetten. Kunt u niet blijven wachten, dan kunt u een achterlaten.

Belt u privé, spreek dan af hoe u elkaar . Als u tijdens een vergadering gebeld wordt, kunt u kort en later terugbellen. Zo blijft het contact prettig en houdt u uw werk rustig. Morgen bel ik u terug, want nu zit ik in overleg.
For new clients, our telephone availability is important. The reception desk can be reached on working days from 08:30 to 17:00. You can ask about the status of your application or inquire about our services. If the right colleague is not available, the receptionist can transfer the call or put you on hold. If you cannot stay on the line, you can leave a message.

If you call privately, agree on how you will call each other back. If you are called during a meeting, you can answer briefly and call back later. This keeps the contact pleasant and keeps your work calm. I will call you back tomorrow, because I am in a meeting now.

  1. Welke twee mogelijkheden noemt de tekst als de juiste collega niet beschikbaar is, en wat zou jij doen in die situatie?

    (What two options does the text mention if the right colleague is not available, and what would you do in that situation?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Vanmorgen werkte ik als receptionist bij de balie toen een nieuwe klant belde. Hij wilde graag met onze projectleider spreken, maar zij was niet beschikbaar. Ik zette hem even in de wacht en schakelde het gesprek daarna door naar een collega die wél bereikbaar was. De klant informeerde naar de planning en vroeg om een offerte per e-mail. Ik beantwoordde zijn vragen en vroeg of we hem later vandaag nog moesten terugbellen. Hij vroeg ook of we het team wilden verwittigen van een wijziging.
(This morning I was working as a receptionist at the front desk when a new customer called. He would like to speak with our project manager, but she was not available. I put him on hold for a moment and then transferred the call to a colleague who was available. The customer asked about the schedule and requested a quote by email. I answered his questions and asked whether we needed to call him back later today. He also asked whether we could notify the team about a change.)
True False

(The caller could speak directly with the project manager.)

(After waiting briefly, the customer was transferred to someone else who was available.)

(The customer wanted a message to be passed on about a change.)

Exercise 4: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Nieuwe klant vraagt om update

Exercise 5: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Onderwerp: Terugbelverzoek - mevrouw Van Dijk

Beste Mark,

Mevrouw Van Dijk belde net naar kantoor. Ze wil graag informeren naar onze dienstverlening en vroeg of ze jou even kan spreken. Ik heb haar helaas niet direct kunnen doorschakelen, omdat je in overleg was. Ze is nu weer bereikbaar tot 16:30 en vroeg of je haar vandaag nog kunt terugbellen op 06 2148 3390. Als dat niet lukt, wil ze graag dat je een bericht achterlaat met een voorstel voor een moment.

Groet,
Sanne
Receptie

Subject:<\/strong> Callback request - Mrs. Van Dijk<\/p>

Dear Mark,<\/p>

Mrs. Van Dijk just called the office. She would like to inquire about<\/strong> our services and asked whether she can speak<\/strong> with you briefly. Unfortunately, I wasn’t able to put her through<\/strong> to you right away, because you were in a meeting. She is now available<\/strong> again until 16:30 and asked whether you can call her back<\/strong> today on 06 2148 3390. If that doesn’t work, she would like you to leave a message<\/strong> with a suggested time.<\/p>

Kind regards,
Sanne<\/em>
Reception<\/p>

Useful phrases:

  1. Vanmiddag bel ik mevrouw Van Dijk terug rond 16:00.

    (This afternoon I will call Mrs. Van Dijk back around 16:00.)

  2. Als ik haar niet direct te pakken krijg, laat ik een kort bericht achter.

    (If I can’t reach her right away, I will leave a short message.)

  3. Kunt u mij laten weten waar ze precies naar wil informeren, bijvoorbeeld tarieven of planning?

    (Could you let me know what exactly she wants to inquire about, for example rates or scheduling?)

Beste Sanne,

Dank voor de melding. Ik bel mevrouw Van Dijk vandaag rond 16:00 terug op 06 2148 3390. Als ze dan niet meer bereikbaar is, laat ik een bericht achter met het voorstel om morgen tussen 10:00 en 12:00 te bellen.

Kun je me nog kort laten weten waar ze precies naar wil informeren (bijvoorbeeld tarieven of planning)? Dan kan ik me goed voorbereiden.

Met vriendelijke groet,
Mark
Dear Sanne,

Thanks for the note. I will call Mrs. Van Dijk back today around 16:00 on 06 2148 3390. If she is no longer reachable then, I will leave a message with the suggestion to call tomorrow between 10:00 and 12:00.

Could you briefly let me know what exactly she wants to inquire about (for example rates or scheduling)? Then I can prepare well.

Kind regards,
Mark