Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

de klacht: Iets melden omdat je ontevreden bent over werk of dienstverlening. (de klacht: Iets melden omdat je ontevreden bent over werk of dienstverlening.)
het misverstand: Een probleem doordat mensen elkaar verkeerd hebben begrepen. (het misverstand: Een probleem doordat mensen elkaar verkeerd hebben begrepen.)
een kwestie aankaarten: Een onderwerp noemen omdat je wilt dat het besproken wordt. (een kwestie aankaarten: Een onderwerp noemen omdat je wilt dat het besproken wordt.)
feedback ontvangen: Luisteren naar opmerkingen van een collega om je werk te verbeteren. (feedback ontvangen: Luisteren naar opmerkingen van een collega om je werk te verbeteren.)
grenzen stellen: Duidelijk zeggen wat je wel en niet accepteert in je werk. (grenzen stellen: Duidelijk zeggen wat je wel en niet accepteert in je werk.)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Interne mededeling: omgaan met spanning en feedback

Fill in the gaps: misverstand, ontevredenheid, uitspreken, kwestie, conflictoplossing, feedback, werkdruk, veilige werkomgeving, klacht, spanning, grenzen

(Internal memo: handling pressure and feedback)

De afgelopen weken is de in ons team merkbaar gestegen. Dat ziet u aan meer overuren, maar ook aan irritaties tijdens overleggen. Als u merkt dat u onder druk staat of in zit, bespreek dit dan op tijd met uw leidinggevende. Wacht niet tot een een wordt. We streven naar een waarin iedereen zich kan en kan stellen, ook als u het ergens niet mee eens bent.

Bij over de samenwerking vragen we u de eerst direct en respectvol aan te kaarten bij de betrokken collega. Geef concrete : wat ging er mis en wat heeft u nodig? Sta ook open voor feedback ontvangen. Lukt dat niet, dan kan HR ondersteunen bij een gesprek over , met als doel een werkbaar compromis. Blijf professioneel: benoem gedrag en afspraken, niet iemands karakter. Zo houden we de samenwerking prettig en verkleinen we het burn-outrisico.
In recent weeks, the workload in our team has noticeably increased. You can see this in more overtime, but also in growing irritations during meetings. If you notice that you are under pressure or feeling tense, discuss this with your manager in good time. Do not wait until a misunderstanding turns into a complaint. We strive for a safe working environment where everyone can speak up and set boundaries, even if they disagree.

If you are dissatisfied with the collaboration, we ask that you first raise the matter directly and respectfully with the colleague involved. Give concrete feedback: what went wrong and what do you need? Also be open to receiving feedback. If that is not possible, HR can support a conversation about conflict resolution with the aim of finding a workable compromise. Remain professional: describe behaviour and agreements, not a person's character. This helps keep collaboration pleasant and reduces the risk of burnout.

  1. Welke stappen raadt de tekst aan als u ontevreden bent over de samenwerking, en waarom is het belangrijk die stappen te volgen?

    (What steps does the text recommend if you are dissatisfied with the collaboration, and why is it important to follow those steps?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Sinds vorige week zit ik in spanning door de werkdruk. Ik voel frustratie omdat er een misverstand was over wie de klant zou bellen. Gisteren heb ik die kwestie bij mijn teamleider aangekaart. Ik bleef professioneel en gaf rustig feedback. We hebben samen een compromis bereikt: ik neem de eerste contacten en mijn collega schrijft de offertes. Dat helpt om conflicten te vermijden. Ik voel me nu meer gesteund, maar ik wil duidelijk mijn grenzen stellen zodat de werkstress niet te hoog wordt.
(Since last week I have been feeling tense because of the workload. I feel frustrated because there was a misunderstanding about who would call the client. Yesterday I raised the issue with my team leader. I stayed professional and gave calm feedback. Together we reached a compromise: I will handle the initial contacts and my colleague will write the quotes. That helps to prevent conflicts. I now feel more supported, but I want to clearly set my boundaries so that work stress doesn't get too high.)
True False

(The speaker felt tense because of the high workload.)

(The speaker immediately discussed the complaint with the client to resolve the misunderstanding.)

(It was agreed that the colleague will from now on make the first calls to clients.)

Exercise 4: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Werkdruk bespreken met leidinggevende

2

Misverstand na scherpe feedback oplossen

Exercise 5: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Onderwerp: Even afstemmen na de meeting van gisteren

Hoi Samira,

Ik merkte dat er gisteren in de meeting wat spanning was tussen jou en Jeroen over de planning. Jeroen gaf aan dat hij jouw opmerkingen als een klacht heeft ervaren. Dat kan natuurlijk een misverstand zijn, maar ik wil graag dat we dit netjes oplossen en professioneel blijven.

Kun je mij mailen hoe jij het gesprek hebt ervaren? En hoe het met je werkdruk gaat de laatste weken?

Groet,
Maarten
Teamleider

Subject: Quick check-in after yesterday's meeting

Hi Samira,

I noticed there was some tension in yesterday's meeting between you and Jeroen about the schedule. Jeroen said he experienced your comments as a complaint. That could, of course, be a misunderstanding, but I would like us to resolve this professionally and respectfully.

Could you email me how you experienced the conversation? And how has your workload been over the past few weeks?

Regards,
Maarten
Team leader

Useful phrases:

  1. Ik heb het gesprek zo ervaren, omdat...

    (I experienced the conversation like this because...)

  2. Op dit moment is mijn werkdruk ... en daardoor...

    (At the moment my workload is ... and therefore...)

  3. Zou het mogelijk zijn om ... zodat we tot een compromis kunnen komen?

    (Would it be possible to ... so that we can reach a compromise?)

Hoi Maarten,

Dank voor je bericht. Ik wil graag uitleggen hoe ik het heb ervaren. In de meeting probeerde ik aan te geven dat de planning deze week te krap is. Door de hoge werkdruk ben ik de laatste tijd sneller gespannen, en dat kan ervoor zorgen dat ik directer klink dan bedoeld. Ik begrijp dat Jeroen het als een klacht heeft opgevat; dat was niet mijn bedoeling.

Als oplossing stel ik voor dat Jeroen en ik kort overleggen (15 minuten) om taken en deadlines te verdelen. We kunnen dan afspreken wie welke taken op zich neemt. Als jij erbij wilt zijn, is dat prima, maar het hoeft niet. Ik zou het ook prettig vinden als we in de volgende meeting eerst de feiten en planning bespreken en daarna pas feedback geven, zodat het minder snel persoonlijk wordt.

Groet,
Samira
Hi Maarten,

Thanks for your message. I’d like to explain how I experienced the meeting. I was trying to point out that this week’s schedule is too tight. Because of the high workload I’ve been more tense lately, which can make me come across as more direct than I intend. I understand Jeroen took it as a complaint; that was not my intention.

As a solution I suggest that Jeroen and I have a short meeting (15 minutes) to divide tasks and deadlines. We can agree who will take on which tasks. If you want to join, that’s fine, but it’s not necessary. I would also appreciate if, in the next meeting, we first go over the facts and the schedule and only give feedback afterwards, so things are less likely to feel personal.

Regards,
Samira