Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

Een verzoek indienen: Officieel zeggen of schrijven dat je verlof wilt krijgen. (Een verzoek indienen: Officieel zeggen of schrijven dat je verlof wilt krijgen.)
Mondeling aanvragen: Iets persoonlijk vragen door er direct met je leidinggevende over te praten. (Mondeling aanvragen: Iets persoonlijk vragen door er direct met je leidinggevende over te praten.)
Het betaald verlof: Dagen vrij waarvoor je tijdens verlof gewoon je salaris krijgt doorbetaald. (Het betaald verlof: Dagen vrij waarvoor je tijdens verlof gewoon je salaris krijgt doorbetaald.)
De roosterwijziging: Een verandering in het dienstrooster die je met collega’s of leidinggevende afstemt. (De roosterwijziging: Een verandering in het dienstrooster die je met collega’s of leidinggevende afstemt.)
De dringende reden: Een onverwachte, serieuze situatie waardoor je meteen vrij moet nemen. (De dringende reden: Een onverwachte, serieuze situatie waardoor je meteen vrij moet nemen.)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Interne memo: richtlijnen voor verlof in de zomerperiode

Fill in the gaps: betaald verlof, goed te keuren, onbetaald verlof, werkgever, verlof opnemen, spoed, verlofaanvraag, werknemer, weigeren, vakantiedagen

(Internal memo: guidelines for leave during the summer period)

In de zomerperiode willen veel medewerkers van bedrijf DataBridge . Om het werk goed te plannen, vraagt de iedereen om uiterlijk 1 mei een schriftelijke te doen. In deze aanvraag noteert de de gewenste , de retourdatum en zijn of haar beschikbaarheid in geval van . De leidinggevende probeert zoveel mogelijk aanvragen , maar kan ook als te veel mensen tegelijk vrij willen.

Medewerkers kunnen kiezen tussen en . Bij ziekteverlof is soms een medische verklaring van de bedrijfsarts nodig, vooral bij langer ziekteverlof. Wie zorgt voor een ziek kind of een partner, kan zorgverlof aanvragen. Bij onverwachte familieomstandigheid, zoals een overlijden, is calamiteitenverlof mogelijk. Bij langere afwezigheid moet de werknemer op tijd een vervanger inwerken en een roosterwijziging afspreken met het team. Zo blijft het werk tijdens de vakantie goed doorgaan.
During the summer many employees at DataBridge want to take time off. To plan the work properly, the employer asks everyone to submit a written leave request no later than May 1. In that request the employee should list the desired vacation days, the return date and their availability in case of an emergency. The manager will try to approve as many requests as possible, but may refuse requests if too many people want time off at the same time.

Employees can choose between paid leave and unpaid leave. For sick leave, a medical certificate from the company doctor may be required, especially for longer periods of illness. Anyone who cares for a sick child or partner can apply for care leave. In the event of an unexpected family circumstance, such as a death, emergency leave may be granted. For longer absences the employee must train a replacement in good time and agree any schedule changes with the team. This helps ensure the work continues smoothly during the vacation period.

  1. Waarom wil de werkgever dat iedereen de verlofaanvraag uiterlijk 1 mei indient?

    (Why does the employer ask everyone to submit their leave request no later than May 1?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Volgende week wil ik twee dagen vrij nemen, op donderdag en vrijdag. Mijn moeder is plotseling opgenomen; er is een noodsituatie thuis. Ik heb het al mondeling met mijn teamleider besproken, maar ik moet ook nog schriftelijk een verzoek indienen. Het gaat om zorgverlof, dus niet om gewone vakantiedagen. Ik kijk nu naar het dienstrooster en overleg met een collega over een ruiling van diensten. Als dat lukt, kan ik maandag weer beginnen als terugkomdatum.
(Next week I want to take two days off, on Thursday and Friday. My mother was suddenly admitted to hospital; there is an emergency at home. I have already spoken to my team leader verbally, but I still need to submit a written request. This is care leave, not regular vacation days. I am now checking the schedule and talking with a colleague about swapping shifts. If that works out, I can return on Monday.)
True False

(The speaker wants to request Thursday and Friday off because of a sudden family emergency.)

(The speaker is using regular vacation days and does not need a written request.)

(The speaker is trying to arrange the schedule by swapping shifts with a colleague so she can return on Monday.)

Exercise 4: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Mondeling verlof aanvragen bij manager

2

Spoed: calamiteiten- en ziekteverlof regelen

Exercise 5: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Onderwerp: Verlofaanvraag 17 t/m 21 juni

Beste [naam],

Ik heb je verlofaanvraag voor 17 t/m 21 juni ontvangen. In die week zijn we al krap bezet, omdat twee werknemers met vakantiedagen weg zijn. Daarom kan ik niet direct goedkeuren dat je de hele week vrij neemt.

Kun je aangeven of je beschikbaar bent om een paar dagen toch te werken, of eventueel je verlof te ruilen van diensten met een collega? Graag hoor ik ook kort de reden van je verlof (bijvoorbeeld familie of zorgverlof).

Met vriendelijke groet,
Marieke van Dongen
Teamleider Marketing

Subject: Leave request June 17–21

Dear [name],

I have received your leave request for June 17–21. That week we are already short-staffed because two employees will be away on vacation. Therefore I cannot immediately approve you taking the entire week off.

Could you indicate whether you would be available to work a few days, or whether you could swap shifts with a colleague? Please also give a brief reason for your leave (for example family or care leave).

Kind regards,
Marieke van Dongen
Team Leader Marketing

Useful phrases:

  1. Bedankt voor uw e-mail over mijn verlofaanvraag.

    (Thank you for your email about my leave request.)

  2. De reden dat ik verlof wil opnemen is dat…

    (The reason I want to take leave is that…)

  3. Als alternatief stel ik voor om…

    (As an alternative I suggest…)

Beste Marieke,

Bedankt voor uw e-mail over mijn verlofaanvraag.

De reden dat ik van 17 t/m 21 juni verlof wil opnemen, is dat mijn ouders hun 40-jarig huwelijk vieren. Mijn familie komt dan uit het buitenland, daarom is het lastig om andere data te kiezen.

Ik begrijp dat het team in die week krap bezet is. Als alternatief kan ik op dinsdag en woensdag wel werken. Maandag, donderdag en vrijdag heb ik het verlof echt nodig. Ik kan ook met Sandra mijn diensten ruilen, zodat de belangrijkste afspraken doorgaan.

Laat u mij weten of dit zo mogelijk is?

Met vriendelijke groet,
[naam]
Dear Marieke,

Thank you for your email about my leave request.

I would like to take leave from June 17 to 21 because my parents are celebrating their 40th wedding anniversary. My family is coming from abroad, so it is difficult to choose other dates.

I understand the team will be short-staffed that week. As an alternative, I can work on Tuesday and Wednesday; I really need Monday, Thursday and Friday off. I can also swap shifts with Sandra so the key tasks are covered.

Could you let me know if this arrangement is possible?

Kind regards,
[name]