Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

de offerte: een schriftelijk voorstel met prijs en leveringsvoorwaarden (de offerte: een schriftelijk voorstel met prijs en leveringsvoorwaarden)
de korting: minder betalen dan de normale prijs, bijvoorbeeld bij onderhandelen (de korting: minder betalen dan de normale prijs, bijvoorbeeld bij onderhandelen)
het contract: een ondertekende schriftelijke afspraak tussen twee partijen (het contract: een ondertekende schriftelijke afspraak tussen twee partijen)
de betalingstermijn: de periode waarin je een factuur moet betalen zonder boete (de betalingstermijn: de periode waarin je een factuur moet betalen zonder boete)
een compromis sluiten: samen een oplossing vinden waarbij beide partijen toegeven (een compromis sluiten: samen een oplossing vinden waarbij beide partijen toegeven)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Inkoopupdate: nieuwe voorwaarden voor zakelijke softwarelicenties

Fill in the gaps: Opzeggen, betalingsbewijs, tarieven, korting, betalingstermijn, wisselkoers, rente, offerte, clausule

(Procurement update: new terms for business software licenses)

Vanaf 1 april vernieuwt leverancier CloudWerk de voor zakelijke softwarelicenties. Voor bestaande klanten blijft de huidige prijs gelden tot het einde van de looptijd. Bij verlenging kan een worden afgesproken, afhankelijk van het aantal gebruikers en de gekozen support. De vermeldt ook de van 30 dagen en de leveringsvoorwaarden (activering binnen twee werkdagen na ontvangst van het ).

In de nieuwe contracten staat een over prijsaanpassingen bij sterke schommelingen in de , omdat CloudWerk in dollars inkoopt. De factuur wordt in euro’s betaald; de gebruikte koers is die van de Europese Centrale Bank op de factuurdatum. Bij te late betaling kan worden berekend en kan de leverancier de toegang tijdelijk blokkeren. kan alleen schriftelijk, uiterlijk één maand voor het einde van de contractperiode. Vraag bij twijfel om een schriftelijke bevestiging van de gemaakte prijsafspraken.
As of April 1, supplier CloudWerk will revise the rates for business software licenses. For existing customers, the current price will remain in effect until the end of the contract term. Upon renewal a discount may be agreed, depending on the number of users and the level of support chosen. The quote also specifies a payment term of 30 days and the delivery conditions (activation within two working days after receipt of the proof of payment).

The new contracts include a clause on price adjustments in the event of significant exchange-rate fluctuations, since CloudWerk purchases in dollars. The invoice is payable in euros; the exchange rate applied will be that of the European Central Bank on the invoice date. In case of late payment, interest may be charged and the supplier may temporarily block access. Termination is only possible in writing and must be submitted no later than one month before the end of the contract period. If in doubt, request written confirmation of the agreed prices.

  1. Welke twee onderdelen van de offerte moet je extra goed controleren en waarom?

    (Which two parts of the quote should you check particularly carefully and why?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Morgen heb ik een gesprek met een klant over onze offerte voor softwarelicenties. De prijs is voor hen te hoog, dus ik wil onderhandelen en een tegenbod doen: tien procent korting als ze een contract voor twee jaar tekenen. In het contract staat ook een clausule over de waarborg en een betalingstermijn van dertig dagen. Ze betalen in euro's, dus de wisselkoers is nu niet belangrijk. Wel moeten we de invoerrechten en belastingen duidelijk uitleggen voor de hardware die we leveren. Na het gesprek stuur ik een schriftelijke bevestiging.
(Tomorrow I have a meeting with a client about our quote for software licenses. The price is too high for them, so I want to negotiate and make a counteroffer: a ten percent discount if they sign a two‑year contract. The contract also includes a clause about the warranty and a payment term of thirty days. They pay in euros, so the exchange rate isn’t important right now. We do need to clearly explain the import duties and taxes for the hardware we supply. After the meeting I will send written confirmation.)
True False

(The speaker offers a ten percent discount if the client signs a two‑year contract.)

(The speaker expects the client to pay in dollars and therefore wants to discuss the exchange rate.)

(The speaker will send written confirmation after the meeting.)

Exercise 4: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Tegenbod op IT-offerte

Exercise 5: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Beste mevrouw De Vries,

Bedankt voor uw aanvraag. Hierbij stuur ik u onze offerte voor 8 laptops (Dell Latitude 5450). De prijs is €1.095 per stuk (excl. btw). Bij afname van 8 stuks kunnen wij 5% korting geven. Levering: 7–10 werkdagen.

Betaling kan in euro of in USD. Bij USD gebruiken we de wisselkoers van de factuurdatum. Let op: eventuele invoerrechten zijn voor de klant. Betalingstermijn: 14 dagen.

Met vriendelijke groet,
Mark Jansen
Accountmanager, TechSupply NL

Dear Ms De Vries,

Thank you for your inquiry. Please find attached our quotation for 8 laptops (Dell Latitude 5450). The price is €1,095 each (excl. VAT). For an order of 8 units we can offer a 5% discount. Delivery: 7–10 working days.

Payment can be made in euros or in USD. For USD payments we use the exchange rate on the invoice date. Please note: any import duties are payable by the customer. Payment term: 14 days.

Kind regards,
Mark Jansen
Account Manager, TechSupply NL

Useful phrases:

  1. Zou u kunnen aangeven welke wisselkoers u gebruikt voor USD?

    (Could you indicate which exchange rate you use for USD?)

  2. Is het mogelijk om bij 8 stuks een korting van ...% te krijgen?

    (Is it possible to receive a ...% discount for 8 units?)

  3. Kunt u dit alstublieft schriftelijk bevestigen, inclusief leveringsvoorwaarden?

    (Could you please confirm this in writing, including the delivery terms?)

Beste meneer Jansen,

Dank voor uw offerte. De prijs is voor ons iets hoger dan verwacht. Is het mogelijk om bij afname van 8 stuks 8% korting te krijgen, of kunt u een ander tegenvoorstel doen met een lagere prijs per stuk? Als wij deze week akkoord gaan, kunnen we de afspraak snel nakomen.

Verder graag nog twee verduidelijkingen: welke wisselkoers gebruikt u precies bij betaling in USD (ECB-tarief of koers van uw bank)? En kunt u aangeven of er gemiddeld invoerrechten of andere kosten bij import naar Nederland voor deze laptops gelden, of is dat altijd volledig voor onze rekening?

Tot slot: kunt u de leveringsvoorwaarden en de betalingstermijn van 14 dagen schriftelijk bevestigen in de offerte?

Met vriendelijke groet,
Sanne de Vries
Dear Mr Jansen,

Thank you for your quotation. The price is somewhat higher than we expected. Would it be possible to receive an 8% discount for an order of 8 units, or can you make a counterproposal with a lower price per unit? If we agree this week, we can proceed quickly.

Two further clarifications, please: which exact exchange rate do you use when paying in USD (the ECB rate or your bank’s rate)? And can you indicate whether there are usually import duties or other costs when importing these laptops into the Netherlands, or are those always our responsibility?

Finally, could you confirm the delivery terms and the 14-day payment term in writing in the quotation?

Kind regards,
Sanne de Vries