Previous Next
B1.5 - Send a project proposal
B1.5 - Send a project proposal
B1.5 - Send a project proposal

B1.5 - Send a project proposal - Exercises

Stuur een projectvoorstel

Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

de offerte: een schriftelijk prijsvoorstel voor werk of diensten aan een klant (de offerte: een schriftelijk prijsvoorstel voor werk of diensten aan een klant)
de afspraak bevestigen: laten weten dat een geplande ontmoeting of vergadering doorgaat (de afspraak bevestigen: laten weten dat een geplande ontmoeting of vergadering doorgaat)
het budget: het geld dat voor een project beschikbaar is - het is wel beperkt (het budget: het geld dat voor een project beschikbaar is - het is wel beperkt)
het rapport: een schriftelijk verslag met resultaten; ik heb het rapport wel gelezen (het rapport: een schriftelijk verslag met resultaten; ik heb het rapport wel gelezen)
het probleem oplossen: een oplossing vinden voor een lastig punt - dat lossen we wel op (het probleem oplossen: een oplossing vinden voor een lastig punt - dat lossen we wel op)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

E-mail: projectvoorstel en vervolgstappen

Fill in the gaps: overleg, analyse, herkennen, wel, projectvoorstel, budget, offerte, samenvatting

(Email: project proposal and next steps)

Beste mevrouw De Vries,

Bedankt voor het prettige gesprek gisteren. In de bijlage vindt u de van uw wensen en een eerste . Op basis van onze verwachten wij dat we binnen vier weken kunnen opleveren. Het blijft naar verwachting binnen de bandbreedte die u noemde. Wij adviseren een korte pilot, zodat we risico’s vroeg .

Graag plan ik een om de en de planning door te nemen. Kunt u deze week twee momenten voorstellen? Als u akkoord bent, bevestig ik de afspraak en maak ik daarna de overeenkomst klaar.
Dear Ms. De Vries,

Thank you for the pleasant conversation yesterday. Please find attached a summary of your requirements and an initial project proposal. Based on our analysis, we expect to deliver within four weeks. The budget should remain within the range you mentioned. We do recommend a short pilot so that we can identify risks early.

I would like to schedule a meeting to review the quote and the timeline. Could you propose two time slots this week? If you agree, I will confirm the appointment and then prepare the contract.

  1. Welke vervolgstappen stelt de afzender voor en waarom adviseert hij een pilot?

    (What next steps does the sender propose, and why do they recommend a pilot?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Morgen stuur ik onze nieuwe klant de samenvatting van het projectvoorstel. Ik heb het rapport van vorige maand geanalyseerd en het budget aangepast, omdat er extra uren nodig waren. Vanmiddag vergaderen we met de vertegenwoordiger om te besluiten tot de definitieve offerte. Daarna bevestig ik de afspraak voor volgende week en voeg ik de presentatie toe. De klant drong aan op een snelle reactie, dus ik wil alles vóór vijf uur versturen.
(Tomorrow I'll send our new client the summary of the project proposal. I reviewed last month’s report and adjusted the budget because additional hours were required. This afternoon we have a meeting with the representative to decide on the final quotation. After that I’ll confirm the appointment for next week and attach the presentation. The client pressed for a quick response, so I want to send everything before five o’clock.)
True False

(The speaker wants to send the proposal today because the client asked for speed.)

(The budget was adjusted because extra hours were needed.)

(The meeting with the representative is to finalize the offer.)

Exercise 4: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Offerte en projectvoorstel mailen

Exercise 5: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Beste mevrouw De Vries,

Dank voor uw projectvoorstel van gisteren. We hebben het intern besproken en het lijkt wel interessant voor ons. Voordat we kunnen besluiten, willen we graag een korte online afspraak om een paar punten te verduidelijken: planning, aanpak en budget. Kunt u volgende week een moment voorstellen? Als u alvast een eerste offerte kunt sturen (met twee opties), helpt dat ons bij de voorbereiding.

Met vriendelijke groet,
Sanne Jansen
Operationeel manager - Noordzee Retail

Dear Ms De Vries,

Thank you for your project proposal from yesterday. We discussed it internally and it looks interesting to us. Before we can decide, we would like a short online meeting to clarify a few points: schedule, approach and budget. Could you propose a time next week? If you can already send an initial quotation (with two options), that will help us prepare.

Kind regards,
Sanne Jansen
Operations Manager — North Sea Retail

Useful phrases:

  1. Dank voor uw bericht; ik stel graag een afspraak voor op...

    (Thank you for your message; I would like to propose a meeting on...)

  2. Om de offerte af te ronden, heb ik nog wel een vraag over...

    (To complete the quotation, I still have a question about...)

  3. Ik stuur u morgen twee opties met een korte samenvatting en prijzen.

    (I will send you two options tomorrow with a short summary and the prices.)

Beste mevrouw Jansen,

Dank voor uw e-mail. Fijn om te horen dat ons projectvoorstel wel interessant is. Ik plan graag een korte online afspraak om de planning, aanpak en het budget door te nemen. Past dinsdag 10:00-10:30 uur of donderdag 15:00-15:30 uur voor u?

Ik stuur u uiterlijk morgen twee offerte-opties (basis en uitgebreid) met een korte samenvatting van de werkzaamheden en de verwachte doorlooptijd. Om de offerte af te ronden, heb ik nog twee vragen:
1) Welke datum heeft uw voorkeur voor de start van het project?
2) Wie zijn de belangrijkste gebruikers of contactpersonen die we bij de analyse moeten betrekken?

Kunt u ook de factuurgegevens en de naam van de contactpersoon voor de overeenkomst sturen? Dan werk ik de offerte meteen af.

Met vriendelijke groet,
Nora Bakker
Accountmanager - Bright Solutions
Dear Ms Jansen,

Thank you for your email. Glad to hear our project proposal is of interest. I would be happy to schedule a short online meeting to discuss the schedule, approach and budget. Would Tuesday 10:00–10:30 or Thursday 15:00–15:30 work for you?

I will send you two quotation options (basic and comprehensive) by tomorrow at the latest, with a brief summary of the scope of work and the expected timeline. To complete the quotation I have two questions:
1) Which date do you prefer for the project start?
2) Who are the main users or contacts we should involve in the analysis?

Could you also send the billing details and the name of the contact person for the agreement? I will then finalize the quotation immediately.

Kind regards,
Nora Bakker
Account Manager — Bright Solutions