2. Exercises
Exercise 1: Writing correspondence
Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation
E-mail: You receive an email from the customer service of a Dutch web shop about a complaint you previously sent regarding a damaged parcel; reply with additional information and clearly indicate whether you want an exchange or a refund.
Onderwerp: Uw melding over het beschadigde pakket
Geachte heer/mevrouw,
Bedankt voor uw bericht over het beschadigde product. Dat is natuurlijk erg vervelend.
Om uw klacht goed te behandelen, hebben wij nog wat informatie nodig:
- Uw bestel- of trackingnummer
- Een korte beschrijving van de beschadiging
- Of u het product wilt ruilen of uw geld wilt terugbetalen krijgen
Als wij deze informatie ontvangen, sturen wij u een retourlabel en verdere instructies voor de retour.
Met vriendelijke groet,
Sanne Jansen
Klantenservice Webshop24
Subject: Your report about the damaged package
Dear Sir/Madam,
Thank you for your message about the damaged product. That is of course very unfortunate.
To handle your complaint properly, we need a bit more information:
- Your order or tracking number
- A short description of the damage
- Whether you would like to exchange the item or receive a refund
Once we receive this information, we will send you a return label and further instructions for the return.
Kind regards,
Sanne Jansen
Customer Service Webshop24
Understand the text:
-
Welke informatie vraagt de klantenservice aan de klant om de klacht te kunnen behandelen?
(What information does customer service ask for to handle the complaint?)
-
Wat stuurt de klantenservice nadat zij de gevraagde informatie heeft ontvangen?
(What does customer service send after they receive the requested information?)
Useful phrases:
-
Naar aanleiding van uw e-mail stuur ik u hierbij de gevraagde informatie.
(Following your e-mail, I am sending the requested information.)
-
Het gaat om bestelling met trackingnummer NL...
(This concerns the order with tracking number NL...)
-
Ik wil het product graag ruilen / het bedrag graag terugontvangen.
(I would like to exchange the product / receive a refund.)
Naar aanleiding van uw e-mail stuur ik u hierbij de gevraagde informatie. Het gaat om bestelling met trackingnummer NL123456789.
Het product, een koptelefoon, is aan één kant beschadigd. De verpakking was al een beetje geopend en de rechteroorschelp heeft een flinke kras.
Ik wil het product graag ruilen voor een nieuw, onbeschadigd exemplaar. Kunt u mij het retourlabel en de verdere instructies toesturen?
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
Dear Ms Jansen,
Following your e-mail, I am sending the requested information. This concerns the order with tracking number NL123456789.
The product, a pair of headphones, is damaged on one side. The packaging was slightly opened and the right ear cup has a large scratch.
I would like to exchange the product for a new, undamaged one. Could you please send me the return label and the further instructions?
Kind regards,
[Your name]
Exercise 2: Dialogue Cards
Instruction: Select a situation and practice the conversation with your teacher or fellow students.
Exercise 3: Writing exercise
Instruction: Write 8 to 10 sentences about a time when a package was delivered late, to the wrong address, or arrived damaged, and explain what you did or would like to do about it.
Useful expressions:
Ik wil graag een klacht indienen over... / Volgens het trackingnummer... / Ik ben ontevreden, omdat... / Kunt u het product vervangen of het bedrag terugbetalen?