Exercise 1: Match a word

Instruction: Match each word with its definition.

de leidinggevende: De persoon die het team aanstuurt en beslissingen neemt. (de leidinggevende: De persoon die het team aanstuurt en beslissingen neemt.)
de verantwoordelijkheid: De plicht om ervoor te zorgen dat het werk goed wordt gedaan. (de verantwoordelijkheid: De plicht om ervoor te zorgen dat het werk goed wordt gedaan.)
zich aanpassen: Je past je manier van werken aan zodat het beter bij het team past. (zich aanpassen: Je past je manier van werken aan zodat het beter bij het team past.)
taak delegeren: Je geeft een taak aan een collega zodat jij tijd overhoudt. (taak delegeren: Je geeft een taak aan een collega zodat jij tijd overhoudt.)
vertrouwen opbouwen: Je doet wat je belooft, zodat collega’s op je kunnen rekenen. (vertrouwen opbouwen: Je doet wat je belooft, zodat collega’s op je kunnen rekenen.)

Exercise 2: Exam preparation

Instruction: Read the text, fill in the gaps with the missing words, and answer the questions below

Interne nieuwsbrief: leidinggeven in een hybride team

Fill in the gaps: prioriteiten, samenwerking, besluitvaardige, leiderschap, senioren, besluitvorming, feedback, verantwoordelijkheden, vertrouwen, empathisch

(Internal newsletter: leading a hybrid team)

Veel teams werken tegenwoordig deels thuis en deels op kantoor. In onze interne medewerkersenquête gaven collega’s aan dat ze vooral behoefte hebben aan duidelijke afspraken en een veilige sfeer. Daarom starten we in april met een korte training over in teams. De training is bedoeld voor projectleiders en die regelmatig een overleg begeleiden.

In de training gaat het niet alleen om plannen, maar ook om persoonlijkheid. Een leidinggevende kan tempo maken, maar moet tegelijk blijven als iemand vastloopt. Een teamspeler betrekt anderen actief bij en bouwt op door afspraken na te komen. Je oefent met stellen, taken delegeren en geven en ontvangen. Ook bespreken we hoe je een conflict oplost zonder dat de onder druk komt te staan. Na afloop maakt u met uw team een korte samenwerkingsovereenkomst met praktische afspraken over communicatie, en bereikbaarheid.
Many teams now work partly from home and partly in the office. In our internal staff survey, colleagues said they especially need clear agreements and a safe atmosphere. Therefore we are starting a short training on leadership in teams in April. The training is intended for project leaders and senior staff who regularly lead meetings.

The training is not only about planning, but also about personal qualities. A decisive leader can set the pace, but must also remain empathetic when someone gets stuck. A team player involves others in decision-making and builds trust by keeping commitments. You will practice setting priorities, delegating tasks, and giving and receiving feedback. We will also discuss how to resolve a conflict without putting the collaboration under strain. Afterwards, you and your team will create a short collaboration agreement with practical arrangements about communication, responsibilities, and availability.

  1. Welke twee behoeften noemen collega’s in de medewerkersenquête en waarom organiseert het bedrijf een training?

    (Which two needs do colleagues mention in the staff survey, and why is the company organizing this training?)

Exercise 3: Listening

Instruction: Listen to the audio fragment and indicate whether the following statements are true or false.

Morgen leid ik de teamvergadering over ons nieuwe project. Als leidinggevende wil ik dat iedereen zich betrokken voelt. Daarom vraag ik eerst om feedback over de samenwerking tot nu toe. Daarna benoem ik duidelijke prioriteiten en delegeer ik twee taken. Ik ben doelgericht, maar ik probeer ook empathisch te zijn als iemand het moeilijk heeft. Vorige week was er een klein conflict, dus ik wil vertrouwen opbouwen en afspraken vastleggen in onze samenwerkingsovereenkomst.
(Tomorrow I will lead the team meeting about our new project. As a manager, I want everyone to feel involved. So I will first ask for feedback on how the collaboration has gone so far. Then I will state clear priorities and delegate two tasks. I am goal-oriented, but I also try to be empathetic when someone is struggling. Last week there was a minor conflict, so I want to rebuild trust and formalize agreements in our collaboration agreement.)
True False

(The speaker will lead the meeting tomorrow and wants team members to feel involved.)

(The speaker says that she will do all the tasks herself during the meeting to save time.)

(There was a recent conflict, and the speaker now wants to record clear agreements.)

Exercise 4: Dialogue Cards

Instruction: Practice the conversation with your teacher or fellow students.

1

Vergadering leiden na conflict

2

Afspraken over samenwerkingsovereenkomst

Exercise 5: Writing correspondence

Instruction: Write a reply to the following message appropriate to the situation

Show translation

Onderwerp: Teamoverleg dinsdag – planning en rolverdeling

Hoi Samira,

Dinsdag wil ik in het teamoverleg kort stilstaan bij onze samenwerking. Ik merk dat taken soms dubbel worden gedaan en dat besluiten lang blijven liggen. Kun jij me vóór vrijdag laten weten hoe jij de rolverdeling ziet? Denk ook aan: wie neemt het initiatief, hoe stellen we prioriteiten, en hoe geven/ontvangen we feedback zonder dat het persoonlijk wordt?

Dank!
Mark Jansen
teamleider

Subject: Team meeting Tuesday – planning and role allocation

Hi Samira,

On Tuesday I want to briefly address our collaboration during the team meeting. I’ve noticed that tasks are sometimes duplicated and decisions take a long time. Can you let me know before Friday how you see the role allocation? Also consider: who should take the initiative, how we set priorities, and how we give/receive feedback without it becoming personal.

Thanks!
Mark Jansen
team leader

Useful phrases:

  1. Ik merk dat … en ik denk dat het helpt als we …

    (I’ve noticed that … and I think it would help if we …)

  2. Mijn voorstel is om … zodat …

    (My proposal is to … so that …)

  3. Zullen we afspreken dat …?

    (Shall we agree that …?)

Hoi Mark,

Goed dat je dit aankaart. Ik merk ook dat we soms langs elkaar heen werken. Mijn voorstel is:
- per project één eigenaar die het initiatief neemt en de planning bewaakt;
- aan het begin van de week samen prioriteiten bepalen (kort staand overleg van 10 minuten);
- taken duidelijk toewijzen en kort vastleggen in Teams.

Voor feedback stel ik voor dat we eerst het doel noemen (bijvoorbeeld: ‘dit helpt ons sneller beslissen’) en daarna één concreet verbeterpunt. Zo blijft het professioneel en voelt niemand zich persoonlijk aangevallen.

Als je wilt, kan ik dinsdag een deel van de vergadering leiden over de rolverdeling.

Groet,
Samira
Hi Mark,

Thanks for raising this. I’ve also noticed we sometimes work past each other. My proposal is:
- one owner per project who takes the initiative and monitors the schedule;
- set priorities together at the start of the week (short stand-up of 10 minutes);
- assign tasks clearly and log them briefly in Teams.

For feedback I suggest we first state the purpose (for example: “this helps us decide faster”) and then give one concrete point for improvement. That keeps it professional and prevents anyone from feeling personally attacked.

If you’d like, I can lead the portion of Tuesday’s meeting about role allocation.

Regards,
Samira