Lecciones

A2.40 - Oficina y reuniones
Una cita en la sala de reuniones

Una cita en la sala de reuniones

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Pedro y Ana organizan una reunión en la oficina y hablan sobre un nuevo proyecto.

Eva Cantavella, especialista en reuniones eficaces, nos da las claves para que nuestras reuniones sean más efectivas y para que no caigamos en los errores más comunes que solemos cometer.
Eva Cantavella, especialista en reuniones eficaces, nos da las claves para que nuestras reuniones sean más efectivas y para que no caigamos en los errores más comunes que solemos cometer.

Ejercicio 1: Inmersión lingüística

Instrucción: Mira el vídeo y responde a las preguntas relacionadas.

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No necesitas entender todo el vídeo. Escucha palabras clave y capta la idea para acostumbrarte al sonido del idioma.
Palabra
Optimizar
Las reuniones
No deberíamos invertir tanto
El acta
Un cuadro de compromiso
Las tareas
La encargada
Los objetivos
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Preparando audio…

En muchas empresas las reuniones no se preparan bien y se pierde tiempo en asuntos poco importantes. Para mejorar, es útil tener un acta moderna, no una transcripción larga. Una idea práctica es usar un cuadro de compromiso con un qué, un quién y un cuándo. Así quedan claras las tareas y los objetivos, y es más fácil hacer seguimiento.

Soy Eva Cantavella y me dedico a optimizar las reuniones en este país.
No hacemos bien las reuniones: no las preparamos correctamente y, si preparamos algo, le dedicamos mucho tiempo a lo que quizá no deberíamos invertir tanto.
Y a otras cosas que sí tienen mucha importancia, quizá les damos menos atención.
El acta es un elemento indispensable para el seguimiento de esa reunión y para lo que ocurre después.
Hay que modernizar lo que sería el acta; no hace falta que las actas sean una transcripción, como en las juntas de vecinos.
Propone adoptar un cuadro de compromiso en el que siempre aparezca un qué, un quién y un cuándo.
Así se anotan todas las acciones y tareas que van surgiendo, también los microcompromisos.
Durante la reunión se cometen muchas pifias que perjudican el ambiente.
¿Por qué? Por contagio: hablamos por contagio, en macro y en micro.
En macro usamos frases hechas: en las reuniones muchas veces utilizamos frases que no van con nosotros, pero como las hemos oído tantas veces, las reproducimos.

1. ¿A qué se dedica Eva Cantavella?


2. ¿Por qué el acta es importante?


3. ¿Qué información debe aparecer en un cuadro de compromiso?


4. ¿Qué problema se menciona sobre la forma de hablar en las reuniones?


Ejercicio 2: Diálogo

Instrucción: Lee el diálogo y responde a las preguntas.

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Escucha palabras clave y la idea principal. No necesitas captar cada palabra ni memorizar las traducciones.
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Preparando audio…

Pedro y Ana organizan una reunión en la oficina y hablan sobre un nuevo proyecto

1. Pedro: ¿Puedes reservar la sala de reuniones para las 11:00?
2. Ana: Sí, ya está reservada. También he comprobado que la impresora funciona bien.
3. Pedro: Genial. ¿Podrías imprimir las presentaciones?
4. Ana: Claro, pero necesito que me envíes el archivo. ¿Puedes decirme el nombre?
5. Pedro: Se llama "Presentación Proyecto X". Está en mi ordenador; te lo envío ahora mismo.
6. Ana: Perfecto. Y dime, ¿estás de acuerdo con los puntos de la reunión?
7. Pedro: No con todos. Creo que deberíamos hablarlo un poco más antes de presentarlo.
8. Ana: Sí, tienes razón. Conviene revisarlo bien.
9. Pedro: Además, he invitado al nuevo asistente para que pueda escuchar la reunión.
10. Ana: Buena idea, así podrá aprender y ver cómo tratamos con los clientes.
11. Pedro: ¿Podrías preparar la presentación final?
12. Ana: Perfecto, entonces está todo claro. Voy a prepararme. Nos vemos en la sala.

1. ¿Qué necesita Ana para poder imprimir las presentaciones?


2. ¿Por qué Pedro no está de acuerdo con todos los puntos de la reunión?


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